Grundlagen/Veranstaltungsphasen

Stand: 27.02.2013

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Ideenphase

Zu diesem Zeitpunkt hat der Veranstalter einer Großveranstaltung eine grobe Vorstellung seiner Projektidee. Dazu gehört auch eine Recherche zur realistischen Abschätzung der Realisierbarkeit der Idee (Plausibilitäts- und Kompatibilitätsprüfung). Dies soll vermeiden, dass nicht umsetzbare Ideen weiter verfolgt werden und in die weiteren Phasen übertreten. Der Veranstalter ist auf der Suche nach Unterlagen, die ihn bei der Umsetzung seiner Idee unterstützen können. Anhand dieser spricht der Veranstalter mit möglichen Partnern sowie Dritten (z.B. Vermieter, Behörden) und entwickelt ein passendes Konzept für die Umsetzung seiner Idee.

Planungsphase

Diese Phase beginnt mit der Detailplanung zum Einstieg in das Genehmigungsverfahren. Der Veranstalter ist dabei ein entsprechendes Veranstaltungskonzept zu entwerfen und daraus resultierend ein Sicherheitskonzept zu entwickeln, welches die notwendigen Maßnahmen aufgrund der Risikoanalyse betrachtet. In gemeinsamen bzw. bilateralen Gesprächen mit den Genehmigungsbehörden werden diese erläutert. Die Genehmigungsbehörden geben im Einvernehmen eine entsprechende Stellungnahme hierzu ab, fordern Nachbesserungen oder stellen Auflagen, die zur Genehmigung zu erfüllen sind. Die Planungsphase geht mit der konkreten Aussichtstellung der Genehmigung beziehungsweise der Erlaubnis der Veranstaltung durch die zuständige(n) Behörde(n) in die Umsetzungsphase über.

Umsetzungsphase

Die Umsetzungsphase beginnt bei überwiegender Wahrscheinlichkeit einer Realisierung der Veranstaltung. Sie beinhaltet die weitere Vorbereitung und Planung der Veranstaltung bis zu Beginn der Veranstaltung für die einzelnen Akteure. Entsprechend ihrer Zuständigkeiten ist der Umfang für die einzelnen Akteure sehr unterschiedlich. In der Umsetzungsphase können aufgrund von notwendigen Abweichungen vom Veranstaltungskonzept unter anderem noch Änderungen im Sicherheitskonzept erfolgen. Sie dürfen allerdings nicht die grundsätzliche Genehmigung der Veranstaltung in Frage stellen. Die Planungen für die Veranstaltungen werden im Einzelnen konkretisiert, sofern es für die Genehmigung nicht bereits erforderlich war.

Durchführungsphase

Die Phase beginnt mit der Aufnahme der veranstaltungsbezogenen Aktivitäten vor Ort. Die eigentliche Veranstaltung kann in einem dreigliedrigen Modell abgebildet werden: die Aufbauphase, die Veranstaltungsphase und die Abbauphase. Die drei Abschnitte sind durch ihre jeweiligen besonderen Charakteristika besonders geprägt. Daneben sind die An- und Abreiseströme zu berücksichtigen. Die Durchführungsphase beginnt und endet für die einzelnen Akteure zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Diese Zeitpunkte definieren sich durch die Berührung des entsprechenden Akteurs gemäß ihrer Zuständigkeit mit Punkten, die relevant für den Ablauf der Veranstaltung sind. Für den Veranstalter beginnt diese Phase zum Beispiel mit dem Aufbau des Veranstaltungsgeländes. Das Ende dieser Phase ist ebenfalls akteursspezifisch.

Der Übergang von der Aufbauphase zur Veranstaltungsphase beziehungsweise weiter zur Abbauphase ist durch die Veranstaltungszeiten festgelegt. Mit Beginn der Veranstaltungszeit sollte / wird die Aufbauphase beendet (werden). Die Abbauphase fängt nach dem Ende der Veranstaltungszeit an. Bei mehrtätigen Veranstaltungen tritt der Phasenwechsel tagesweise auf und ist durch die täglichen „Öffnungszeiten“ bestimmt.

In der Aufbauphase werden die Planungen verwirklicht und wenn notwendig von den zuständigen Stellen überprüft und verbessert. Aber auch die Belieferung der einzelnen Stände erfolgt in diesem Zeitraum. Während der Veranstaltungsphase wird der Event von den eigentlichen Besuchern genutzt. In der Abbauphase erfolgt die Wiederherstellung des Ursprungszustandes des Veranstaltungsgeländes. Auch dieser Vorgang wird, wenn notwendig, von den entsprechenden Stellen kontrolliert. Bei mehrtätigen Veranstaltungen können einzelne Aspekte der Abbauphase, wie die Müllentsorgung, in der nachfolgenden Aufbauphase auftreten.

Nachbereitungsphase

In der letzten Phase der Großveranstaltung wird der Ablauf des gesamten Prozesses von allen notwendigen Akteuren kritisch beleuchtet und eventuelle Fehler analysiert. Aber auch positive Ereignisse werden besprochen, um diese festzuhalten. Die Ergebnisse fließen dann bei anderen Veranstaltungen beziehungsweise bei Wiederholung dieser Veranstaltung in das neue Genehmigungsverfahren mit ein. Die Nachbereitungsphase trägt zur fortlaufenden Optimierung und Handlungssicherheit der Akteure bei.