Sicherheitsbausteine/Veranstaltungskonzept/Machbarkeitsstudie

Bearbeiter: Sabine Funk, IBIT GmbH

Gerade bei erstmaligen Veranstaltungen oder bei einem neuen Veranstaltungsgelände kann es notwendig sein, die Machbarkeit des Unterfangens vor Beginn der eigentlichen Planung umfangreich zu prüfen, da die Absage einer Veranstaltung, die sich bereits in der Planungsphase befindet, mit hohem finanziellen Schaden und Schaden der reputation verbunden ist (vgl 1). Eine Machbarkeitsstudie ist ein Mittel des Projektmanagements, das die Überprüfung der Umsetzung von Projekten bezeichnet, insbesondere wenn Risiken nicht eingeschätzt werden können oder die Erreichbarkeit des Projektes in Frage gestellt wird. Ziel der Machbarkeitsstudie kann zum einen die grundsätzliche Machbarkeit sein („Ist das Gelände überhaupt geeignet“), aber auch das Erlangen eines ersten Überblicks über notwendige Mittel, Ressourcen, Zeitabläufe etc. Hierzu gehören zum Beispiel:

• Aufwand für die organisatorische Umsetzung,
• wirtschaftliche Machbarkeit,
• technische Machbarkeit,
• Ressourcen und Verfügbarkeit (z. B. Mensch, Maschinen, Flächen, Material und Zeit),
• zeitliche Umsetzung,
• rechtliche Umsetzung.

Ziel der Machbarkeitsstudie ist der Machbarkeitsnachweis.

Meist ist es wichtig, im Vorfeld der Studie Kriterien und Prioritäten festzulegen, da sich ansonsten aufgrund der Vielzahl der möglichen Faktoren eine Gewichtung von Vor- und Nachteilen nur noch schwer realisieren lässt.

Einleitung

Eine Machbarkeitsstudie sollte bei vorliegenden Zweifeln unmitelbar in der Ideenphase erfolgen. Der Umfang einer Machbarkeitsstudie variiert je nach zugrunde liegender Fragestellung. Für eine Gesamtbetrachtung, die die Eignung eines Geländes für eine Veranstaltung hinterfragen soll, ist es wichtig, alle Faktoren die im Rahmen der späteren Veranstaltungsplanung betrachtet werden, schon einmal zu beleuchten. Die Tiefe und der Umfang der jeweiligen Betrachtung hängt ebenfalls von der Fragestellung ab: geht es nur um ein Ausschlusskriterium oder sollen bereits Erkenntnisse über Aufwand und Ressourcen getroffen werden? Oftmals dienen Machbarkeitsstudien auch dazu, die Kapazität eines Geländes festzulegen. In eine solche Studie gehören nicht nur grundsätzliche Betrachtungen zu nutzbaren Flächen und Fluchtwegen, sondern alle Informationen zur Art der Veranstaltung, den Zuschauerzahlen und der erforderlichen Infrastruktur. Es kann erforderlich sein, bereits ein erstes Layout des Geländes zu designen, um Möglichkeiten zu prüfen bzw. auszuschließen (z.B. Fluchtwege, Trennung von Fußgängern und Fahrzeugen). Hierzu wird ein Flächenplan genauso benötigt wie ein Plan der Umgebung. Geographische und/oder topographische Besonderheiten können genauso relevant sein wie die Größe der Fläche oder die Kapazität der Zu- und Abwegungen. Im Rahmen einer Machbarkeitsstudie kann es bereits sinnvoll sein, mit den wichtigsten Beteiligten, wie Grundbesitzern, den lokalen Behörden, Nachbarunternehmen und Anwohnern Kontakt aufzunehmen.

Prüfkriterien

Die im Folgenden aufgeführten Fragestellungen geben nur einen Überblick über die möglichen Informationen, die im Rahmen einer Machbarkeitsstudie geprüft werden müssen.

Zeitliche Abläufe

• Datum
• Jahreszeit,
• Dauer,
• Auf- & Abbauzeiten.

Erkenntnisziele u.a.: Parallelveranstaltungen oder -ereignisse (z.B. Baustellen), Lichtverhältnisse, allgemeine Wettereinschätzung, (Nicht)Nutzbarkeit der gewählten Fläche (z.B. Hochwasser, landwirtschaftliche Nutzung, Baumaßnahmen)

Informationen zum Publikum

• erwartete Menge,
• erwartetes Verhalten,
• Anreiseverhalten,
• Zuführung & Bewegungswege auf dem Gelände.

Erkenntnisziele u.a.: Eignung des Geländes (Kapazitäten), Profil der Veranstaltung, Eignung der umgebenden Strukturen

Infrastrukturen

• vorhandene Infrastrukturen
• Drainage, Abflussmöglichkeiten
• Untergrund

Erkenntnisziele u.a.: Aufwand bzgl. temporärer Infrastruktur, Eignung des Untergrunds, große Infrastrukturen (Bühnen / Tribüne) aufzunehmen?

Flächen

• Zuwegungen,
• Einlassbereiche,
• Aufstellflächen,
• Bewegungsbereiche für das Publikum (innerhalb des Geländes und vor den Eingängen),
• Besucherbewegung,
• Bewegung der Einsatzkräfte / Rettungsmittel,
• Aufstellflächen für Infrastrukturen,
• Aufstellflächen für Produktionsfahrzeuge incl. der zuführenden Wege,
• Entlastungsflächen,
• Wartebereiche.

Erkenntnisziele u.a.: Eignung des Geländes, Festlegung von Kapazitäten

Gelände

• Bodenbeschaffenheit und Bodenverhältnisse,
• Topographie,
• Nähe zu anderen (insbesondere lärmempfindlichen) Gebäuden,
• Anfahrbarkeit,
• Barrierefreiheit,
• Nutzbarkeit auch bei schlechten Wetterverhältnissen (z.B. nach langandauerndem Regen),
• Straßen und Brücken.

Erkenntnisziele u.a.: Eignung des Geländes, baulicher Kompensationsaufwand

Sind die Straßen und Brücken geeignet

• den erwarteten Schwerlastverkehr aufzunehmen?
• den Besucherverkehr aufzunehmen?

Erkenntnisziele u.a.: Eignung des Geländes, baulicher Kompensationsaufwand

Infrastruktur in der Umgebung, z.B.

• Krankenhaus,
• öffentliche Verkehrsmittel,
• Parkplätze,
• Hauptverkehrsstraßen,
• lokale Dienstleistungen.

Erkenntnisziele u.a.: Eignung des Geländes, Festlegung der Kapazität

Gefährliche Umgebungsbedingungen

• Stromleitungen & Hochspannungsleitungen,
• Seen & Gewässer,
• Altlasten im Boden, Verunreinigungen,
• Windverhältnisse, Windlasten,
• Bäume, Wälder (Astbruch, Waldbrand etc.).

Erkenntnisziele u.a.: Materieller und / oder personeller Aufwand zur Herrichtung des Geländes

Stehen ausreichende Parkplätze und Flächen für Fahrzeuge zur Verfügung für

• die Beteiligten (Dienstleister, Arbeitende, Künstler, Gastronomen etc)?
• die Besucher?
• die Sicherheitsorganisationen?

Erkenntnisziele u.a.: Festlegung Kapazitäten, Materieller und / oder personeller Aufwand zur Herrichtung von Flächen

Umweltschutzbelange: Naturschutz, Gewässer etc.

• Wasserschutzzonen o.ä.,
• Biotope, Naturschutzbereiche,
• Schützenswerte Fauna und/oder Flora.

Erkenntnisziele u.a.: Notwendigkeit der Einbeziehung der relevanten Behörden, Materieller und / oder personeller Aufwand zum Schutz des Geländes, Machbarkeit

Ausschlusskriterien

Ausschlusskriterien können vielfältig sein – oftmals ist es eine Frage des Budgets, inwieweit nicht ausreichende Bedingungen kompensiert werden können (z.B. Schwerlastplatten bei unzureichenden Bodenbeschaffenheiten oder Bau temporärer Fahrstraßen). Als regelmäßige Ausschlusskriterien gelten

• fehlender Platz für die geplante Anzahl Besucher,
• fehlende Fluchtwege für die geplante Anzhal Besucher,
• fehlende Kapazitäten der Anfahrtswege,
• Unerfüllbarkeit gesetzlicher Auflagen,
• Naturschutzbelange,
• Immisionsschutzbelange.

Literatur

• [1] Corssen, S. (2012): Zu hohe Auflagen: Hückeswagen sagt NRW-Tag 2013 ab. Bergische Landeszeitung Online, 26.05.2012. Verfügbar unter [1] (07.04.2015)