Ein- & Auslassen

Der Ein- und Auslass-Prozess einer Großveranstaltung

Die Eventphase beginnt mit der Einlassphase, d.h. dem Betreten des Veranstaltungsgeländes der Gäste. Dabei sind die Prozesse des Ordnens und des Inspizierens mit ihren im Folgenden beschriebenen Unterprozessen von besonderer Bedeutung. In dieser ersten Kontaktphase sowohl mit dem Veranstaltungspersonal als auch dem -gelände können mittels unterschiedlichster Medien im Zuge dieser Prozesse wertvolle Informationen für die Veranstaltungssicherheit an die Gäste weitergegeben werden.

Die folgende Tabelle listet zentrale Kommunikationstechnischen und Informationsoptionen der betreffenden Akteure auf:

Wer	Mit Wem	Was	Wie	Mit welchem Effekt
Ordnungsdienst	Veranstalter	Zahlen zum Befüllungszustand, Wartezeiten, Situation an den Einlässen, problematische Situationen	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine, Soft- und Hardwarelösungen Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Funk, E-Mail, Software-Plattformen	geteilte, aktuelle Lageinformation, Gewährleistung der Veranstaltungssicherheit
Veranstalter	Dienstleister Eigenes Personal Ordnungsdienst Brandsicherheitswache Sanitätsdienst BOS (Polizei Feuerwehr Rettungsdienst...)	(Lage-)Informationen, organisatorische Anpassungen	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine, Soft- und Hardwarelösungen Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Funk, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	beteiligte Akteure haben Kenntnis von Einlasssituation und sind über aktuelle oder angepasste Handlungsabläufe informiert, dient der Gewährleistung des sicheren Veranstaltungsablaufs und der effizienten Koordination von Personal
Veranstalter	Besucher	Identitätsmanagement, Informationen zur Veranstaltungsordnung, Mood-management, Anreiseinformationen, Wartezeiten, Wegführung	Maßnahmen Durchsagen, Befragungen, Studien Medien Print, TV, Radio, Social Media, Blogs, Foren, E-Mail, Megafon, Apps, SMS, Beschilderung, Banner, Flyer, Videowalls, Text-Laufbänder, Monitore	informierte Besucher mit erhöhter Selbstkompetenz, Sicherstellung eines geregelten Veranstaltungsablaufs

Ordnen

Einlass auf dem Chiemsee Reggae Summer 2013

Einlass auf dem Wacken Open Air 2013, ein Ampelsystem informiert frühzeitig über die Öffnung/Schließung

Der Ordnenprozess bezieht sich auf das gezielt erfolgende Aufstellen von Einzelpersonen oder Personengruppen vor dem Eingang zu einem geschlossenen Veranstaltungsgelände. Die gezielte Beeinflussung des Personenstroms kann je nach Veranstaltung sowohl mit Gurtbändern, Mannesmann- oder Gittern als auch mit Mobilzäunen oder sonstigen Sperrmaßnahmen erreicht werden. Schon hierbei kann via Mood-Management über Musik oder Videobotschaften auf eine gezielte Sensibilisierung für spezifische Sicherheitsthemen hingewirkt werden. Das Ordnen kann weiterhin dazu dienen weitere Dienstleistungen (z.B. Getränkeverkauf durch mobile Verkäufer bei heißem Wetter) anzubieten. Das Ende des Ordnens bedeutet das Inspizieren und Ticketing.

Zugang steuern

Im Zuge der Steuerung des Zugangs zum Veranstaltungsort sind verschiedene Aspekte zu berücksichten:

• Informationen zu Eingängen müssen den Besuchern schon frühzeitig mittgeteilt worden sein (möglichst in der Präphase)
• öffentlicher Personennah- und Fernverkehr sollte in die Informations- und Kommunikationshandlungen einbezogen werden (Informationen schon in der Bahn, Tram, Bus etc.)
• ggf. ist auch die Einbindung von Lokalradios im Kommunikationskonzept zu berücksichtigen
• Ausschilderung oder sonstige Verweise auf Wege und Eingänge sollen frühzeitig auf dem Gelände erfolgen
• Ausschilderung sollte auch noch im Dunkeln lesbar sein
• ggf. ist auch ein farbliches oder sonstiges Konzept für eine verbesserte Orientierung empfehlenswert

Anweisen

• Publikum sollte in freundlichem aber bestimmendem Ton auf einzuhalte Verhaltensweisen hingewiesen werden
• zu Fragen des Publikums zur Wegeführung oder sonstigen Organisation hat das Personal fachkundig Auskunft zu geben oder sollte an entsprechende Stellen weiterverweisen können
• im Sinne des Mood-Managements könnten auch Hinweise über Wartedauern sinnvoll eingesetzt werden

Inspizieren

Einlass zum Start- und Zielbereich des Berlin Marathon 2013

Das Inspizieren in der konkreten Einlasssituation betrifft die Personen- und Taschenkontrolle sowie des Tickets. Zudem gilt es bei diesem Prozess auch die Zahl der einströmenden Gäste im Blick zu haben.

Kontrollieren

• die Kontrolle der Besucher auf die Korrektheit des Tickets und die mitgebrachten Gegenstände verlangt kommunikatives Geschick:
  • Überprüfungshandlungen sollten durch Kommunikation begleitet werden
  • Ordnungspersonal sollte freundlich aber bestimmt sein
  • Rückfragen sollten beantwortet werden können
  • bei z.B. gefälschten Tickets, gefährlichen Gegenständen oder gewaltbereitem Publikum sollten deeskalierende Maßnahmen ebenfalls kommunikativ begleitet werden (vgl. taktische Kommunikation)

Erfassen

• die Erfassung der Personen über photoelektrische Verfahren, Sensormatten im Boden, Kameraverfahren oder sonstige elektronische Methoden erfolgt zumeist ohne direkte Kommunikation
• die Ergebnisse aus der händischen Zählung über Klicker sollte in regelmäßigen Abständen an die koordinierende Stelle weitergegeben werden
• die Ergebnisse der Personenzählung sind an die entsprechenden beiteiligten Akteure (BOS, Sanitätsdienstleister, Ordnungsdienst etc.) weiterzugeben, so dass ggf. Maßnahmen angepasst werden können (LINK ZU MANAGE)

Einzelnachweise

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Autor: Christoph Groneberg (Universität Siegen)