Bitte beachten Sie: Diese archivierte Version des BaSiGo-Wikis wird nicht mehr aktualisiert. Das BaSiGo-Wiki wurde im Rahmen des BMBF-Forschungsprojektes 'Bausteine für die Sicherheit von Großveranstaltungen' (BaSiGo) entwickelt und stellt den Stand zum Projektende im Juni 2015 dar.
Veranstaltungskonzept realisieren: Unterschied zwischen den Versionen
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Mit der Realisierung des Veranstaltungskonzeptes geht das Event in die „heiße Phase“ über. Es gilt nun, die während der | Mit der Realisierung des Veranstaltungskonzeptes geht das Event in die „heiße Phase“ über. Es gilt nun, die während der Planungsphase in Absprache mit Behörden, BOS und Dienstleistern erstellten Konzepte in die Tat umzusetzen. Hierzu ist auch weiterhin ein reger Austausch erforderlich, etwa in Form von gemeinsamen Vor-Ort-Terminen, Telefonaten, Besprechungen usw. Auch in dieser Phase können interorganisational genutzte Software-Plattformen<ref>vgl. http://www.uni-siegen.de/fb5/wirtschaftsinformatik/paper/2013/crisisprevention2013_sicherheitsarena.pdf</ref> die Abstimmungsprozesse enorm vereinfachen und beschleunigen: Im Zuge der Geländebebauung besteht so beispielsweise die Möglichkeit, die einzelnen Bebauungsschritte mit entsprechenden Endgeräten (Smartphones, Tablets, etc.) zu dokumentieren und direkt ins System einzuspeisen. Sofern im Vorfeld verbindliche Dokumentationsrichtlinien vereinbart wurden, können Fortschritt und Ausführung der Umsetzung des Veranstaltungskonzeptes leichter verfolgt werden. Durch die auf diese Weise reduzierte Notwendigkeit von Vor-Ort-Terminen seitens der unterstützenden Behörden können konsekutive Arbeitsschritte schneller eingeleitet und die Umsetzung insgesamt beschleunigt werden. | ||
Die einzelnen Schritte der Konzeptrealisierung umfassen maßgeblich die Erschließung des Veranstaltungsgeländes sowie den Aufbau der für die Durchführung erforderlichen Infrastruktur. Dazu gehört auch die Organisation von Angebotsarten und Verkaufsstellen der Veranstaltungstickets. Für einen raschen Fortschritt dieser Prozesse ist vor allem eine enge Kooperation der Beteiligten aller Organisationen im o.g. Sinn erforderlich. Des Weiteren ist das in die Konzeptentwicklung eingegangene Programm zu finalisieren und im Zuge der nun einzuleitenden Marketingmaßnahmen zu veröffentlichen. Entlang dieser Schritte sollen folgend die für den Prozess der Konzeptrealisierung probaten Kommunikationsobligationen und –Möglichkeiten dargestellt werden. | Die einzelnen Schritte der Konzeptrealisierung umfassen maßgeblich die Erschließung des Veranstaltungsgeländes sowie den Aufbau der für die Durchführung erforderlichen Infrastruktur. Dazu gehört auch die Organisation von Angebotsarten und Verkaufsstellen der Veranstaltungstickets. Für einen raschen Fortschritt dieser Prozesse ist vor allem eine enge Kooperation der Beteiligten aller Organisationen im o.g. Sinn erforderlich. Des Weiteren ist das in die Konzeptentwicklung eingegangene Programm zu finalisieren und im Zuge der nun einzuleitenden Marketingmaßnahmen zu veröffentlichen. Entlang dieser Schritte sollen folgend die für den Prozess der Konzeptrealisierung probaten Kommunikationsobligationen und –Möglichkeiten dargestellt werden. | ||
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| Veranstalter || | | Veranstalter || Dienstleister<br>Eigenes Personal || Organisatorische Belange, Abstimmung, Koordination, || <u>Maßnahmen</u><br>Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine<br><u>Medien</u><br>F2F-Kommunikation, Telefon, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste || Koordination der Umsetzung des Veranstaltungskonzeptes | ||
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*''wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste'' | *''wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste'' | ||
===Beschaffenheit prüfen=== | ===Beschaffenheit prüfen=== | ||
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*Erarbeitung von Kompensationsmöglichkeiten durch Sicherheitsinfrastruktur (''Signaletik'', Maßnahmen zur Besucherführung etc.) sowie allgemeine bauliche Maßnahmen gemeinsam mit Behördenvertretern und Sachverständigen | *Erarbeitung von Kompensationsmöglichkeiten durch Sicherheitsinfrastruktur (''Signaletik'', Maßnahmen zur Besucherführung etc.) sowie allgemeine bauliche Maßnahmen gemeinsam mit Behördenvertretern und Sachverständigen | ||
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***Bühnen, Fahrgeschäfte, Festzelte | ***Bühnen, Fahrgeschäfte, Festzelte | ||
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*Ausarbeitung und Erstellung eines Geländeplanes inklusive aller baulicher Maßnahmen | *Ausarbeitung und Erstellung eines Geländeplanes inklusive aller baulicher Maßnahmen | ||
==Infrastruktur aufbauen== | ==Infrastruktur aufbauen== | ||
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*''wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste'' | |||
===Einrichten von Versorgungsleistungen=== | ===Einrichten von Versorgungsleistungen=== | ||
*Aufbau von Ver- und Entsorgungsinfrastruktur (Verpflegungsstände, Grillplätze, sanitäre Anlagen) | *Aufbau von Ver- und Entsorgungsinfrastruktur (Verpflegungsstände, Grillplätze, sanitäre Anlagen) inklusive ausreichender Beschilderung | ||
===Zugänge schaffen=== | ===Zugänge schaffen=== | ||
*Einrichtung von Ein- und Ausgängen, Anlieferzonen und Fluchtwegen | *Einrichtung von Ein- und Ausgängen, Anlieferzonen und Fluchtwegen sowie ausreichender Beschilderung | ||
===An- und Abreiseverkehr vorbereiten=== | ===An- und Abreiseverkehr vorbereiten=== | ||
*Einrichten von Parkflächen sowie Zu- und Abfahrtsmöglichkeiten inklusive Wegführung | *Einrichten von Parkflächen sowie Zu- und Abfahrtsmöglichkeiten inklusive Wegführung/Beschilderung | ||
===Technik aufbauen=== | ===Technik aufbauen=== | ||
*Aufbau von Bühnen | *Aufbau von Bühnen sowie Licht- und Tontechnik (''Rigging'') | ||
*Installation von Fahrgeschäften (ausreichende Stromversorgung etc.) | *Installation von Fahrgeschäften (ausreichende Stromversorgung etc.) | ||
===Unterkünfte einrichten=== | ===Unterkünfte einrichten=== | ||
*Ausbau von Camping- und Stellflächen für Zelte, Kfz etc. | *Ausbau von Camping- und Stellflächen für Zelte, Kfz etc. und Installation entsprechender Wegführung/Beschilderung | ||
==Marketingmaßnahmen durchführen== | ==Marketingmaßnahmen durchführen== | ||
*Orientierung an Marketingstrategien der Event-Praxis<ref>siehe hierfür z. B. Sokkar, S.: Eventmarketing - theoretischer Teil, in: Dannhäuser, R., Hrsg., ''Eventkommunikation''. Stuttgart: Deutscher Sparkassen Verlag 2008, S. 15-42.; Schaumlöffel, M.: Marken erleben: Signalisation, Emotion, Interaktion und Information im Eventmarketing, ebd., S. 75-112 und Klein, C.: ''Eventmanagement in der Praxis''. Bonn: interna 2008.</ref> | |||
*weitestmöglich offene und aktuelle Informierung der Besucher zu Begebenheiten, Entwicklungen, Vorhaben | |||
*redundante Verweise auf möglicherweise vorhandene Sicherheitszertifikate von Veranstalter und/oder Veranstaltung | |||
*Kontakte mit lokalen und überregionalen Medien, zur Sensibilisierung der Besucher gegenüber Sicherheitsthemen → Veranstaltungsinformationen immer auch Sicherheitsinformationen | |||
*Profilierung als sicherheitsbewusster Veranstalter bzw. sicherheitsbewusste Veranstaltung auch gegenüber einer breiteren Öffentlichkeit | |||
*Kontakt mit Stakeholdern, Unternehmen und Kommunen zur Organisation von Budgets, Incentives und sonstigen Hilfestellungen zur Förderung von Sicherheits-PR auf dem und um das Veranstaltungsgelände | |||
*''Customer-Relationship-Management'' (CRM)<ref>vgl. z. B. Bruhn, M.: ''Kundenorientierung: Bausteine für ein exzellentes Customer Relationship Management.'' München: C.H.Beck 2012.</ref>, Corporate Identity und Merchandising als Instrumente für Sicherheitsbotschaften: | |||
**Veranstaltungsbezogene Audio- und Video-Botschaften mit Sicherheitsthemen kombinieren bzw. flankieren | |||
**Nutzung aller Möglichkeiten zur Inszenierung der temporären Veranstaltungsgemeinschaft als sicherheitsbewusste Gemeinschaft | |||
*Einbindung von Besuchern durch (Gewinn-)Spiele mit Incentives (Social Media) | |||
*''wichtigste Medien: Social Media, TV, Radio, Print'' | |||
==Programm finalisieren und veröffentlichen== | ==Programm finalisieren und veröffentlichen== | ||
*als wichtiges Instrument zur Strukturierung der Veranstaltung ist das Programm gemeinsam mit Sicherheitsinformationen spätestens in der Umsetzungsphase zu finalisieren und veröffentlichen | |||
*''wichtigste Medien: Social Media, TV, Radio, Print'' | |||
==Anbieten und verkaufen== | ==Anbieten und verkaufen== | ||
*Anwerben von Ver- und Entsorgungsdienstleistern (Verpflegung, sanitäre Anlagen, Merchandising etc.) | |||
*Zuteilung von Standflächen | |||
*Legen von Anschlüssen (Strom, Wasser) | |||
*''wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste'' | |||
==Interorganisational kooperien== | ==Interorganisational kooperien== | ||
*Schaffung idealer Bedingungen für Abstimmung des gemeinsamen Handelns aller beteiligten Akteure und Institutionen über Bedarf an und die Verfügbarkeit von Ressourcen (Material, Raum, Zeit, Ausführungsinstanzen)sowie aktuelle Informationen zum Stand der Umsetzung | |||
*Etablierung von Kommunikationsroutinen (gefestigte Kenntnisse in der Benutzung der Kommunikationsinfrastruktur, geklärte Zuständigkeiten) | |||
*''wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste'' | |||
==Einzelnachweise== | ==Einzelnachweise== | ||
<references /> | <references /> | ||
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''Autor: Toni Eichler (Universität Siegen)'' | |||
Aktuelle Version vom 21. Juni 2015, 18:30 Uhr
Mit der Realisierung des Veranstaltungskonzeptes geht das Event in die „heiße Phase“ über. Es gilt nun, die während der Planungsphase in Absprache mit Behörden, BOS und Dienstleistern erstellten Konzepte in die Tat umzusetzen. Hierzu ist auch weiterhin ein reger Austausch erforderlich, etwa in Form von gemeinsamen Vor-Ort-Terminen, Telefonaten, Besprechungen usw. Auch in dieser Phase können interorganisational genutzte Software-Plattformen[1] die Abstimmungsprozesse enorm vereinfachen und beschleunigen: Im Zuge der Geländebebauung besteht so beispielsweise die Möglichkeit, die einzelnen Bebauungsschritte mit entsprechenden Endgeräten (Smartphones, Tablets, etc.) zu dokumentieren und direkt ins System einzuspeisen. Sofern im Vorfeld verbindliche Dokumentationsrichtlinien vereinbart wurden, können Fortschritt und Ausführung der Umsetzung des Veranstaltungskonzeptes leichter verfolgt werden. Durch die auf diese Weise reduzierte Notwendigkeit von Vor-Ort-Terminen seitens der unterstützenden Behörden können konsekutive Arbeitsschritte schneller eingeleitet und die Umsetzung insgesamt beschleunigt werden. Die einzelnen Schritte der Konzeptrealisierung umfassen maßgeblich die Erschließung des Veranstaltungsgeländes sowie den Aufbau der für die Durchführung erforderlichen Infrastruktur. Dazu gehört auch die Organisation von Angebotsarten und Verkaufsstellen der Veranstaltungstickets. Für einen raschen Fortschritt dieser Prozesse ist vor allem eine enge Kooperation der Beteiligten aller Organisationen im o.g. Sinn erforderlich. Des Weiteren ist das in die Konzeptentwicklung eingegangene Programm zu finalisieren und im Zuge der nun einzuleitenden Marketingmaßnahmen zu veröffentlichen. Entlang dieser Schritte sollen folgend die für den Prozess der Konzeptrealisierung probaten Kommunikationsobligationen und –Möglichkeiten dargestellt werden.
| Wer | Mit Wem | Was | Wie | Mit welchem Effekt |
|---|---|---|---|---|
| Veranstalter | Behörden BOS (Polizei Feuerwehr Rettungsdienst...) |
Abstimmung, Beratung, Koordination | Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste |
geteilte Informationen über Fortschritt und Ausführung der Umsetzungsarbeiten |
| Veranstalter | Dienstleister Eigenes Personal |
Organisatorische Belange, Abstimmung, Koordination, | Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste |
Koordination der Umsetzung des Veranstaltungskonzeptes |
Gelände erschließen
Die Erschließung des Veranstaltungsgeländes ist der zentrale Teilprozess in der Realisierung des Veranstaltungskonzeptes. Neben den vorbereitenden Schritten der werden mit der Aufteilung des Geländes und dem Erstellen eines Geländeplanes zentrale Schritte für die Sicherheitsarchitektur der Veranstaltung eingeleitet. Es ist daher von größter Bedeutung, die im Folgenden näher ausgeführten Schritte in enger Abstimmung mit den zuständigen Behörden vorzunehmen und sich bei der Gestaltung des Geländeplanes an den geltenden Normen zu orientieren und sich ggf. von Fachkräften beraten zu lassen.
- wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste
Beschaffenheit prüfen
- erneute Kontrolle der in der Planungsphase festgestellten neuralgischen Punkte sowie Prüfung auf weitere potenzielle Problemstellen
- Prüfung auf wetterabhängige Problemstellen: Wind- und Überschwemmungsschutz etc.
- Erarbeitung von Kompensationsmöglichkeiten durch Sicherheitsinfrastruktur (Signaletik, Maßnahmen zur Besucherführung etc.) sowie allgemeine bauliche Maßnahmen gemeinsam mit Behördenvertretern und Sachverständigen
Umsetzung entsprechend der Genehmigung vorbereiten
- Organisation von Material und Personal entsprechend der Auflagen der Genehmigung
Geländeaufteilung festlegen
- Planung von:
- Ein- und Ausgängen
- Wegen
- Fluchtwegen
- Parkflächen
- ggf. Campingplätzen
- Standorten für:
- Feuerwache, Sanitätsdienst, (mobile) Polizeiwache, Koordinierungskreis
- Bühnen, Fahrgeschäfte, Festzelte
- Ver- und Entsorgungsinfrastruktur (Verpflegungsstände, Grillplätze, sanitäre Anlagen)
Geländeplan erstellen
- Ausarbeitung und Erstellung eines Geländeplanes inklusive aller baulicher Maßnahmen
Infrastruktur aufbauen
- Koordination und Anleitung des Aufbaus der Veranstaltungsinfrastruktur durch zuständige Dienstleister sowie Veranstalter
- wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste
Einrichten von Versorgungsleistungen
- Aufbau von Ver- und Entsorgungsinfrastruktur (Verpflegungsstände, Grillplätze, sanitäre Anlagen) inklusive ausreichender Beschilderung
Zugänge schaffen
- Einrichtung von Ein- und Ausgängen, Anlieferzonen und Fluchtwegen sowie ausreichender Beschilderung
An- und Abreiseverkehr vorbereiten
- Einrichten von Parkflächen sowie Zu- und Abfahrtsmöglichkeiten inklusive Wegführung/Beschilderung
Technik aufbauen
- Aufbau von Bühnen sowie Licht- und Tontechnik (Rigging)
- Installation von Fahrgeschäften (ausreichende Stromversorgung etc.)
Unterkünfte einrichten
- Ausbau von Camping- und Stellflächen für Zelte, Kfz etc. und Installation entsprechender Wegführung/Beschilderung
Marketingmaßnahmen durchführen
- Orientierung an Marketingstrategien der Event-Praxis[2]
- weitestmöglich offene und aktuelle Informierung der Besucher zu Begebenheiten, Entwicklungen, Vorhaben
- redundante Verweise auf möglicherweise vorhandene Sicherheitszertifikate von Veranstalter und/oder Veranstaltung
- Kontakte mit lokalen und überregionalen Medien, zur Sensibilisierung der Besucher gegenüber Sicherheitsthemen → Veranstaltungsinformationen immer auch Sicherheitsinformationen
- Profilierung als sicherheitsbewusster Veranstalter bzw. sicherheitsbewusste Veranstaltung auch gegenüber einer breiteren Öffentlichkeit
- Kontakt mit Stakeholdern, Unternehmen und Kommunen zur Organisation von Budgets, Incentives und sonstigen Hilfestellungen zur Förderung von Sicherheits-PR auf dem und um das Veranstaltungsgelände
- Customer-Relationship-Management (CRM)[3], Corporate Identity und Merchandising als Instrumente für Sicherheitsbotschaften:
- Veranstaltungsbezogene Audio- und Video-Botschaften mit Sicherheitsthemen kombinieren bzw. flankieren
- Nutzung aller Möglichkeiten zur Inszenierung der temporären Veranstaltungsgemeinschaft als sicherheitsbewusste Gemeinschaft
- Einbindung von Besuchern durch (Gewinn-)Spiele mit Incentives (Social Media)
- wichtigste Medien: Social Media, TV, Radio, Print
Programm finalisieren und veröffentlichen
- als wichtiges Instrument zur Strukturierung der Veranstaltung ist das Programm gemeinsam mit Sicherheitsinformationen spätestens in der Umsetzungsphase zu finalisieren und veröffentlichen
- wichtigste Medien: Social Media, TV, Radio, Print
Anbieten und verkaufen
- Anwerben von Ver- und Entsorgungsdienstleistern (Verpflegung, sanitäre Anlagen, Merchandising etc.)
- Zuteilung von Standflächen
- Legen von Anschlüssen (Strom, Wasser)
- wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste
Interorganisational kooperien
- Schaffung idealer Bedingungen für Abstimmung des gemeinsamen Handelns aller beteiligten Akteure und Institutionen über Bedarf an und die Verfügbarkeit von Ressourcen (Material, Raum, Zeit, Ausführungsinstanzen)sowie aktuelle Informationen zum Stand der Umsetzung
- Etablierung von Kommunikationsroutinen (gefestigte Kenntnisse in der Benutzung der Kommunikationsinfrastruktur, geklärte Zuständigkeiten)
- wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste
Einzelnachweise
- ↑ vgl. http://www.uni-siegen.de/fb5/wirtschaftsinformatik/paper/2013/crisisprevention2013_sicherheitsarena.pdf
- ↑ siehe hierfür z. B. Sokkar, S.: Eventmarketing - theoretischer Teil, in: Dannhäuser, R., Hrsg., Eventkommunikation. Stuttgart: Deutscher Sparkassen Verlag 2008, S. 15-42.; Schaumlöffel, M.: Marken erleben: Signalisation, Emotion, Interaktion und Information im Eventmarketing, ebd., S. 75-112 und Klein, C.: Eventmanagement in der Praxis. Bonn: interna 2008.
- ↑ vgl. z. B. Bruhn, M.: Kundenorientierung: Bausteine für ein exzellentes Customer Relationship Management. München: C.H.Beck 2012.
Autor: Toni Eichler (Universität Siegen)