Sicherheitsbausteine/Genehmigungsverfahren/Harmonisierungsmodelle zur Effektivitätssteigerung

Begriff und Bedeutung

E-Government bezeichnet die Abwicklung geschäftlicher Prozesse im Zusammenhang mit Regieren und Verwalten mit Hilfe von Informations- und Kommunikationstechniken über neue Medien. Für Großveranstaltungen ist dies ein relevantes Thema, da die Nutzung von E-Government den Verwaltungsablauf des Genehmigungsverfahrens beschleunigen und effektivieren könnte.

Rechtsgrundlagen

• Art. 8 Abs. 1 Dienstleistungsrichtlinie der EU: Die Mitgliedstaaten müssen dafür Sorge tragen, dass alle Verfahren und Formalitäten, die die Aufnahme und Ausübung der Dienstleistungsfähigkeit betreffen, problemlos aus der Ferne elektronisch abgewickelt werden können.
• § 3a VwVfG: Zulässigkeit elektronischer Kommunikation im Verwaltungsverfahren – mittels qualifizierter Signatur nach dem SigG. Dieser regelt in aktueller Fassung § 3a I VwVfG die Zulässigkeit elektronischer Kommunikation im nicht-förmlichen Verwaltungsverfahren und in Abs. 2 für Erklärungen, welche dem Schriftformerfordernis genügen müssen. Danach konnte die gesetzliche Schriftform zurzeit mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur i. S. d SigG gewahrt werden.
• § 71e S. 1 VwVfG: Abwicklung des Verfahrens über eine einheitliche Stelle i. S. d. § 71 a VwVfG. (siehe Sicherheitsbaustein Einheitlicher Ansprechpartner)

Neuerungen

Durch das E-GovernmentGesetz – in Kraft getreten am 01. August 2013 – wurden Neuerungen geschaffen, die insbesondere für den Bereich des Genehmigungsverfahrens profitabel sind.

Zugangsverpflichtung

Es wurde das Freiwilligkeitsprinzips des bisherigen § 3 a VwVfG aufgehoben. Die Behörde ist nun verpflichtet, auch einen elektronischen Zugang für die Übermittlung elektronischer Dokumente zu eröffnen, während es vorher in dem Ermessen der Behörde abhing, ob ein elektronischer Zugang geschaffen wurde. Der Verpflichtung wird das Errichten eines E-Mail-Postfaches gerecht, aber auch durch Einrichtung eines elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP), wie das sogenannte Elsterverfahren i.S.v. § 87 a Abs. 6 Satz 1 AO oder andere spezielle Verfahren bzw. Portallösungen.

Zugangserweiterung: De-Mail-Verfahren und elektronische Formulare mit Verifizierung durch die eID-Funktion des Personalausweises

Nach § 2 Abs.2 E-GovG ist jede Behörde des Bundes verpflichtet, den elektronischen Zugang zusätzlich durch eine De-Mail-Adresse im Sinne des De-Mail-Gesetzes zu eröffnen. Mit dem De-Mail-Standard soll Rechtssicherheit in die einfache E-Mail gebracht werden und so die elektronische Verwaltungskommunikation mit unter den Prämissen der Integrität, Authentizität und Vertraulichkeit sicher gewährleisten. Durch das De-Mail-System wird ein geschützter Transport von automatisch verschlüsselten E-Mails in einem geschlossenen System ermöglicht, bei dem die Identität der Inhaber der E-Mail-Adressen überprüfbar ist.

Darüber hinaus soll nach § 2 Abs. 3 E-GovG mittels der eingeführten eID-Funktion des neuen Personalausweises gem. § 18 Abs. 1 PAuswG, die Identität seines Inhabers gegenüber öffentlichen und nichtöffentlichen Stellen elektronisch nachzuweisen sein. Der elektronische Identitätsnachweis erfolgt gem.

§ 18 Abs. 2 PAuswG durch die – bei Nutzung des Internets zu verschlüsselnde – Übermittlung bestimmter den Ausweisinhaber identifizierenden Daten aus dem elektronischen Speicher- und Verarbeitungsmedium des Personalausweises. Die Daten können dann durch Verwendung eines Lesegerätes der vom Bund bereitgestellten Software „AusweisApp“ ausgelesen und übermittelt werden. Diese Funktion kann von dem Bürger allerdings nur dann genutzt werden, wenn der Empfänger der zu übermittelnden Daten die technischen Voraussetzungen schafft um den Zugang zu ermöglichen und sich mit einem gültigen Berechtigungszertifikat gegenüber dem Personalausweisinhaber authentifizieren kann nach § 18 Abs. 4 i. V. m. § 2 Abs. 4 PAuswG .

Erweiterung Schriftformerfordernisse

Parallel dazu wurden deswegen auch die Schriftformäquivalente des § 3 a VwVfG erweitert. Durch § 3 a Abs. 2 S. 4 Nr. 1 VwVfG n.F. wird nun ein schriftformwahrendes, elektronisches Kommunizieren durch die unmittelbare Abgabe von Erklärungen in einem elektronischen Formular, das von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird, ermöglicht. Die Eingabe muss mittels eines sicheren Identitätsnachweises nach § 18 PAuswG erfolgen.

Eine weitere Möglichkeit ist gem. § 3 a Abs. 2 S. 4 Nr. 2 N.F VwVfG die Versendung eines elektronischen Dokuments an die jeweilige Behörde mit der Versandart nach § 5 V des De-Mail-G. Nach Art 31 des Artikelgesetzes tritt die Variante der Versendung mit De-Mail nach § 3 a Abs. 2 S. 4 Nr. 2 und 3 erst zum 01.07.2014 in Kraft.

Elektronische Aktenführung und Elektronische Akteneinsicht

Ein für das Genehmigungsverfahren von Großveranstaltungen besonders wichtiges Thema des E-Government sind die elektronische Aktenführung und korrespondierend dazu die elektronische Akteneinsicht. Diese Form der Aktenführung würde es ermöglichen, Informationen schneller zu finden und sie ohne Medienbruch simultan durch mehrere Sicherheitsakteure ortsunabhängig und kontinuierlich zu bearbeiten. Ein Vorteil, der insbesondere das Abstimmungsverfahren im Rahmen des Sicherheitskonzepts vereinfachen würde, da dort die Bearbeitungswege nicht durch ein Hin- und Hersenden verlangsamt und ineffizienziert würden. In der amtlichen Begründung werden elektronische Akten als „eine logische Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger oder verfahrensgleicher Vorgänge und/oder Dokumente, die alle bearbeitungs- und aktenrelevanten E-Mails, sonstige elektronische erstellten Unterlagen sowie gescannte Papierdokumente umfasst und so eine vollständige Information über die Geschäftsvorfälle eines Sachverhalts ermöglicht“ definiert.

Elektronische Aktenführung

Mit §§ 6, 7 EGoVG wurde nun eine Pflicht zur elektronischen Aktenführung statuiert. Dabei wird in § 6 S. 3 geregelt, dass durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sichergestellt werden muss, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden. Damit gemeint ist die Sicherstellung der Vollständigkeit der Akten, die sämtliche zu einem Verwaltungsverfahren gehörende Vorgänge umfassen müssen, der Authentizität des Aktenmaterials, das gegen nachträgliche Verfälschungen hinreichend gesichert werden muss, und der Stabilität der elektronischen Akte, so dass sie auch noch nach Jahren zu Einsichts- und Beweiszwecken zur Verfügung stehen muss und kann.

Nach § 7 Abs. 1 S. 1 EGovG sollen die Behörden Papierdokumenten, die von außen eingehen, als elektronische Wiedergabe in der elektronischen Akte aufbewahren. Die Dokumente sollen dafür gem. § 7 Abs. 2 EGovG eingescannt und anschließend vernichtet oder zurückgegeben werden. Wegen der Verschlechterung der Kontroll- und Beweisfunktion war das ersetzende Vernichten bislang unzulässig ohne ausdrückliche Erlaubnis. Eine vorübergehende Aufbewahrung der Originaldokumente nach dem Scannen in einer Zwischenablage für einen Zeitraum von 6 Monaten wird zum Zweck der Qualitätsprüfung empfohlen.

Elektronische Akteneinsicht

Korrespondierend zur elektronischen Aktenführung normiert § 8 EGovG als lex specialis zu § 29 VwVfG das Recht des Bürgers auf elektronische Akteneinsicht. Generell ist das Recht auf Akteneinsicht gem. § 29 VwVfG notwendig, damit Bürger über den Verwaltungsvorgang komplett im Bilde sind und überhaupt von Ihrem Recht auf Anhörung zweckgemäß Gebrauch machen können. Dies sollen die Behörden dadurch möglich machen, dass sie die elektronischen Dokumente ausdrucken, auf einem Bildschirm wiedergeben, übermitteln oder zum Zugriff frei schalten können.

Vorteile für die Genehmigung von Großveranstaltungen

Durch die elektronische Abwicklung von wichtigen Verfahrensschritten wie der Genehmigungsantrag, der Genehmigungsbescheid, die Anhörung und die Abstimmung des Genehmigungsverfahrens ist es möglich, das Genehmigungsverfahren weitaus schneller abzuwickeln.

Darüber hinaus können auch größere Sicherheitsstandards erreicht werden. Insbesondere im Rahmen des Abstimmungsverfahrens des Sicherheitskonzepts sind durch eine schnellere multilaterale Vernetzung der Sicherheitsbehörden optimalere Ergebnisse zu erreichen, in welchen keine Behörde Kompromisse hinsichtlich ihrer Sicherheitsaspekte ggfs. eingehen muss. Diese Verfahrensschritte werden aber auch für den Antragsteller transparenter, weil er durch die elektronische Ablage der Akte den Verfahrensablauf weitaus unkomplizierter beobachten und auch in ihm mitwirken kann. Durch die Einführung und Verbreitung der elektronischen Kommunikation kann deren Planung, Durchführung und Nachbereitung für alle Akteure transparent gemacht werden und ihnen als Kommunikationsplattform und Informationssystem bei jedem Arbeits- und Organisationsschritt dienen.

Optimal wäre es, dass die jeweils nötigen und einzeln einzuholenden Genehmigungen elektronisch bei der jeweils zuständigen Behörde abrufbar sind, bestenfalls könnte der Veranstalter/ Antragsteller die Formulare direkt online ausfüllen und der jeweils zuständigen Behörde zusenden. Ein Weg könnte die Nutzung eines sogenannten Portals sein, in dem zentriert die erforderlichen Genehmigungsanträge bearbeitet und abgesandt werden können.

Wichtig ist es, bei diesen digitalen Schritten den Datenschutz zu gewährleisten (siehe Sicherheitsbaustein Datenschutz)

Abkürzungsverzeichnis und Erläuterungen

EGovG = E-Government Gesetz
VwVfG = Verwaltungsverfahrensgesetz
PAuswG = Pass- und Ausweisgesetz
AO = Abgabenordnung
n. F. = neue Fassung