Ver- & Entsorgen

Während der Veranstaltung ist das Versorgen der Gäste aber auch der Veranstaltungs- und Sicherheitsakteute mit Nahrung und verschiedenen Infrastrukturen (Hygiene, Strom, Wasser, Kommunikation, etc.) eine wichtige Aufgabe. In der Folge stellt aber auch die Entsorgung von z.B. Müll oder Fäkalien (z.B. auf Festivalgeländen oder bei Kirmesveranstaltungen) als eine Herausforderung für die Verantwortlichen dar. Im Zuge dieser Prozesse kommt es zu koordinierenden Kommunikations- und Informationshandlungen innerhalb der Veranstalterakteure aber auch mit externen Partnern, die wiederum die Nutzung bestimmter Kommunikationstechniken voraussetzen. Die folgende Tabelle gibt über die Zusammenhänge Auskunft:

Wer	Mit Wem	Was	Wie	Mit welchem Effekt
Veranstalter	BOS (Polizei Feuerwehr Rettungsdienst...)	Abstimmung, Koordination, Planung, (Lage-)Informationen, Risikoeinschätzung	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Funk, Durchsagen, Megafon, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	geteilte, aktuelle Lageinformation, Gewährleistung der Veranstaltungssicherheit
Veranstalter	Dienstleister Eigenes Personal Ordnungsdienst Brandsicherheitswache Sanitätsdienst	Organisatorische Belange, Informationen zur Veranstaltungsordnung, Koordination, (Lage-)Informationen	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Funk, Durchsagen, Megafon, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	geteilte, aktuelle Lageinformation, Gewährleistung des Veranstaltungsablaufs, effiziente Koordination von Arbeitskräften
Veranstalter	Besucher	Identitätsmanagement, Informationen zur Veranstaltungsordnung, Mood-management	Maßnahmen Events & Aktionen, Merchandising, Durchsagen, Befragungen, Studien, Beacons Medien Print, TV, Radio, Social Media, Blogs, Foren, E-Mail, Megafon, Apps, SMS, Beschilderung, Banner, Flyer, Videowalls	informierte Besucher mit erhöhter Selbstkompetenz, Sicherstellung eines geregelten Veranstaltungsablaufs

Anbieten

Neben dem Veranstaltungsangebot (Fahrgeschäfte, Gastro, Toiletten, Bühnen, Ein- und Auslässe, Merchandising, Beleuchtung, Soundanlagen etc.) können weitere verschiedene Dienstleistungen (Handyaufladung, Gewinnspiele, Merchandising etc.) sowie Kommunikationsinfrastrukturen angeboten werden. Alle zusammen dienen der Veranstaltungsatmosphäre und dem Wohlbefinden der Gäste.

• von Nahrung, Getränken und unterschiedlichster Infrstruktur (z.B. Hygiene, Kommunikations, Strom, Wasser) aber auch verschiedener Dienstleistungen (Handyaufladung, Gewinnspiele, Merchandising etc.) für das Wohlbefinden der Gäste
• von Informationen über die Veranstaltung, Rahmenprogramm, Umgebung und Reisemöglichkeiten

Bereitstellen

• von Ver- und Entsorgungsinfratrukturen (Gastro, Toiletten, Bühnen, Ein- und Auslässe, Merchandising, Beleuchtung, Soundanlagen etc.)
• von Kommunikationsinfrastrukturen (W-Lan-Hotspots, Telefone, Notrufsäulen, Wegeplänen, Eventzeitungen, Beschilderungen etc.)

Verkaufen

• mögliche Verkaufsstände müssen beworben und ausgezeichnet sein
• Verkaufsgespräche können zur Verbreitung situationsspezifischer Informationen dienen
• Verkaufspersonal muss kommunikativ und informationell kompetent sein
• weitere Hinweisschilder oder Aufkleber können auf Sicherheitsinformationen hinweisen

Ausleihen

b

Werben

die Werbung sollte nicht mit Sicherheitsinformationen auf Schildern, Monitoren etc. konkurrieren

Nachfragen

(Teilnehmer, Dienstleistungen, Ticketing)

kaufen

b

mieten

b

Aufrechterhalten von Service Levels

Das Aufrechterhalten von Service Levels orientiert sich an zuvor festgelegten Kennzahlen für die einzelnen Prozessbereiche einer Veranstaltung (z.B. Verkauf von Getränken, Verpflegung, Reigungs- und Wartungsintervallen etc.). In ständiger Kontrolle und Überwachung der Vorgänge auf dem Veranstaltungsgelände müssen bei signifikanten Fehlentwicklungen ggf. Anpassungsmaßnahmen ergriffen werden, für die möglicherweise die Beschaffung von Nachschub erfordlich wird.

warten

• Wartungsintervalle deutlich auszeichnen
• voraussichtliche Wartungsdauer auszeichnen

reinigen

• Reinigungsintervalle deutlich auszeichnen
• voraussichtliche Reinigungsdauer auszeichnen

Assistieren

(Management-Lotsen)

bereithalten

b

transportieren

b

empfehlen

b

vermitteln

b

lotsen

• Weitergabe von Richtungshinweisen und sonstigen Anweisungen an Besucher
• Ankündigung und Erklärung von Maßnahmen
• Kompetente Auskunft auf → entsprechende Personalplanung Voraussetzung
• Beschilderung als zentrales Element der Kommunikation mit Besuchern → während Veranstaltung regelmäßig prüfen, ob:
  • Platzierung in ausreichender Anzahl und gut sichtbar
  • Angemessene Beleuchtung, Ausführung (Größe, Windabhängigkeit) sowie Positionierung
  • „Konkurrenz“ durch Bebauung des Veranstaltungsgeländes inklusive großflächiger (Leucht-)Reklame

Sichern

b