Ver- & Entsorgen

Während der Veranstaltung ist das Versorgen der Gäste aber auch der Veranstaltungs- und Sicherheitsakteute mit Nahrung und verschiedenen Infrastrukturen (Hygiene, Strom, Wasser, Kommunikation, etc.) eine wichtige Aufgabe. In der Folge stellt aber auch die Entsorgung von z.B. Müll oder Fäkalien (z.B. auf Festivalgeländen oder bei Kirmesveranstaltungen) als eine Herausforderung für die Verantwortlichen dar. Im Zuge dieser Prozesse kommt es zu koordinierenden Kommunikations- und Informationshandlungen innerhalb der Veranstalterakteure aber auch mit externen Partnern, die wiederum die Nutzung bestimmter Kommunikationstechniken voraussetzen. Die folgende Tabelle gibt über die Zusammenhänge Auskunft:

Wer	Mit Wem	Was	Wie	Mit welchem Effekt
Veranstalter	BOS (Polizei Feuerwehr Rettungsdienst...)	Abstimmung, Koordination, Planung, (Lage-)Informationen, Risikoeinschätzung	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Funk, Durchsagen, Megafon, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	geteilte, aktuelle Lageinformation, Gewährleistung der Veranstaltungssicherheit
Veranstalter	Dienstleister Eigenes Personal Ordnungsdienst Brandsicherheitswache Sanitätsdienst	Organisatorische Belange, Informationen zur Veranstaltungsordnung, Koordination, (Lage-)Informationen	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Funk, Durchsagen, Megafon, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	geteilte, aktuelle Lageinformation, Gewährleistung des Veranstaltungsablaufs, effiziente Koordination von Arbeitskräften
Veranstalter	Besucher	Identitätsmanagement, Informationen zur Veranstaltungsordnung, Mood-management	Maßnahmen Events & Aktionen, Merchandising, Durchsagen, Befragungen, Studien, Beacons Medien Print, TV, Radio, Social Media, Blogs, Foren, E-Mail, Megafon, Apps, SMS, Beschilderung, Banner, Flyer, Videowalls	informierte Besucher mit erhöhter Selbstkompetenz, Sicherstellung eines geregelten Veranstaltungsablaufs

Anbieten

Neben dem eigentlichen Veranstaltungsinhalt (Fahrgeschäfte, Gastro, Toiletten, Bühnen, Ein- und Auslässe, Beleuchtung, Soundanlagen etc.) können verschiedene weitere Dienstleistungen (Handyaufladung, Gewinnspiele, Merchandising etc.) im Allgemeinen sowie Kommunikationsinfrastrukturen (s.u.) im Speziellen angeboten werden. Alles zusammen dient der Veranstaltungsatmosphäre und dem Wohlbefinden der Gäste.

Bereitstellen

• von Ver- und Entsorgungsinfratrukturen (Gastro, Toiletten, Bühnen, Ein- und Auslässe, Merchandising, Beleuchtung, Soundanlagen etc.)
• von Kommunikationsinfrastrukturen (W-Lan-Hotspots, Handyaufladestationen, Telefone, Notrufsäulen, Wegeplänen, Eventzeitungen, Beschilderungen, Informationen über die Veranstaltung, das Rahmenprogramm, das Veranstaltungsgelände und die Umgebung sowie über (Ab-)Reisemöglichkeiten etc.)

Verkaufen

• mögliche Verkaufsstände müssen beworben und ausgezeichnet sein
• Verkaufsgespräche können zur Verbreitung situationsspezifischer Informationen dienen
• Verkaufspersonal muss kommunikativ und informationell kompetent sein
• weitere Hinweisschilder oder Aufkleber können auf Sicherheitsinformationen hinweisen

Ausleihen

IST DIESR PROZESS GRUNDSÄTZLICH VERSCHIEDEN VON VERKAUFEN?

Werben

• die Werbung sollte nicht mit Sicherheitsinformationen auf Schildern, Monitoren etc. konkurrieren

Nachfragen

Die Teilnehmer fragen bestimmte Dienstleistungen und Angebote nach. Diese reichen vom Ticketing über die Möglichkeit sich mit Nahrungsmitteln zu versorgen oder Toiletten aufzusuchen bis dahin ein Programmheft zu erwerben etc.

kaufen

• neben bereits genannten Produkten werden auch Kommunikations- und Informationsmöglichkeiten (z.B.: Aufladeakkus für Mobiltelefone, WLAN, Programmhefte) von Besuchern erworben

mieten

IST DIESR PROZESS GRUNDSÄTZLICH VERSCHIEDEN VON KAUFEN?

benutzen

• auf mögliche Gefahren sowie über Dauer und Ort der Nutzung von Infrastrukturen oder Dienstleistungsangeboten hingewiesen werden
• auch eine Beschreibung der Verwendungsweise bzw. eine Bedienungsanleitung können hilfreich sein

Aufrechterhalten von Service Levels

Das Aufrechterhalten von Service Levels orientiert sich an zuvor festgelegten Kennzahlen für die einzelnen Prozessbereiche einer Veranstaltung (z.B. Verkauf von Getränken, Verpflegung, Reigungs- und Wartungsintervallen etc.). In ständiger Kontrolle und Überwachung der Vorgänge auf dem Veranstaltungsgelände müssen bei signifikanten Fehlentwicklungen ggf. Anpassungsmaßnahmen ergriffen werden, für die möglicherweise die Beschaffung von Nachschub erfordlich wird.

warten

• Wartungsintervalle deutlich auszeichnen
• voraussichtliche Wartungsdauer auszeichnen

reinigen

• Reinigungsintervalle deutlich auszeichnen
• voraussichtliche Reinigungsdauer auszeichnen

anpassen

• kommt es im Zuge des Managementprozesses Messen der Leistungsqualität zu Identifikation von Veränderungen von den gesteckten Vorgaben sind Anpassungen nötig
• über die Anpassungsmaßnahmen müssen sowohl die dafür verantwortlichen Akteure informiert werden
• ggf. sind auch Personen aus dem Publikum davon betroffen, so dass auch hier eine Informationsweitergabe (z.B. über die Dauer bis zur Wiederherstellung des Normalzustandes) nötig wird

Assistieren

(Management-Lotsen)

bereithalten

b

transportieren

b

empfehlen

b

vermitteln

b

lotsen

• Weitergabe von Richtungshinweisen und sonstigen Anweisungen an Besucher
• Ankündigung und Erklärung von Maßnahmen
• Kompetente Auskunft auf → entsprechende Personalplanung Voraussetzung
• Beschilderung als zentrales Element der Kommunikation mit Besuchern → während Veranstaltung regelmäßig prüfen, ob:
  • Platzierung in ausreichender Anzahl und gut sichtbar
  • Angemessene Beleuchtung, Ausführung (Größe, Windabhängigkeit) sowie Positionierung
  • „Konkurrenz“ durch Bebauung des Veranstaltungsgeländes inklusive großflächiger (Leucht-)Reklame

Sichern

b