Anreisen

Die Anreisephase setzt unmittelbar vor dem Beginn der Veranstaltung ein und kann je nach Veranstaltungsart (bspw. bei mehrtägigen Events) bis weit in den Veranstaltungsverlauf hinein andauern. Durch das hohe Besucheraufkommen von Großveranstaltungen stellt die Anreise zu derartigen Events sowohl die öffentlichen Verkehrsmittel als auch die Kapazitäten des Individualverkehrs vor erhebliche Herausforderungen. Die in der Umsetzungsphase vorbereiteten Maßnahmen müssen zur optimalen Steuerung der Verkehrsströme daher kommunikativ flankiert werden. Hierzu empfiehlt sich ein möglichst engmaschiges Netz verschiedener Medien, die abhängig von der jeweiligen Anreiseart zum Einsatz kommen und die Besucher über die aktuelle Lage informieren. Hierbei sind insbesondere An- und Abreisespitzen, die Auslastung von Parkplätzen sowie evtl. gleichzeitig stattfindende Veranstaltungen berücksichtigt werden. Um einem Verkehrschaos vorzubeugen, sollten Absprachen mit den örtlichen Verkehrsbetrieben getroffen werden bspw. im Hinblick auf die Bereitstellung zusätzlicher Busse, Züge etc.

Wer	Mit Wem	Was	Wie	Mit welchem Effekt
Veranstalter	Behörden BOS (Polizei Feuerwehr Rettungsdienst...)	Abstimmung, Beratung, Planung	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	geteilte Informationen über Fortschritt und Ausführung der Umsetzungsarbeiten
Veranstalter	Dienstleister Eigenes Personal	Organisatorische Belange, Abstimmung, Koordination,	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	Koordination der Umsetzung des Veranstaltungskonzeptes

Gelände erschließen

Die Erschließung des Veranstaltungsgeländes ist der zentrale Teilprozess in der Realisierung des Veranstaltungskonzeptes. Neben den vorbereitenden Schritten der werden mit der Aufteilung des Geländes und dem Erstellen eines Geländeplanes zentrale Schritte für die Sicherheitsarchitektur der Veranstaltung eingeleitet. Es ist daher von größter Bedeutung, die im Folgenden näher ausgeführten Schritte in enger Abstimmung mit den zuständigen Behörden vorzunehmen und sich bei der Gestaltung des Geländeplanes an den geltenden Normen zu orientieren und sich ggf. von Fachkräften beraten zu lassen.

• wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste

Beschaffenheit prüfen

• erneute Kontrolle der in der Planungsphase festgestellten neuralgischen Punkte sowie Prüfung auf weitere potenzielle Problemstellen
• Prüfung auf wetterabhängige Problemstellen: Wind- und Überschwemmungsschutz etc.
• Erarbeitung von Kompensationsmöglichkeiten durch Sicherheitsinfrastruktur (Signaletik, Maßnahmen zur Besucherführung etc.) sowie allgemeine bauliche Maßnahmen gemeinsam mit Behördenvertretern und Sachverständigen

Umsetzung entsprechend der Genehmigung vorbereiten

• Organisation von Material und Personal entsprechend der Auflagen der Genehmigung

Geländeaufteilung festlegen

• Planung von:
  • Ein- und Ausgängen
  • Wegen
  • Fluchtwegen
  • Parkflächen
  • ggf. Campingplätzen
  • Standorten für:
    • Feuerwache, Sanitätsdienst, Polizeiwache, Koordinierungsgruppe
    • Bühnen, Fahrgeschäfte, Festzelte
    • Ver- und Entsorgungsinfrastruktur (Verpflegungsstände, Grillplätze, sanitäre Anlagen)

Geländeplan erstellen

• Ausarbeitung und Erstellung eines Geländeplanes inklusive aller baulicher Maßnahmen

Infrastruktur aufbauen

• Aufbau der Veranstaltungsinfrastruktur durch zuständige Dienstleister sowie Veranstalter

Einrichten von Versorgungsleistungen

• Aufbau von Ver- und Entsorgungsinfrastruktur (Verpflegungsstände, Grillplätze, sanitäre Anlagen)

Zugänge schaffen

• Einrichtung von Ein- und Ausgängen, Anlieferzonen und Fluchtwegen

An- und Abreiseverkehr vorbereiten

• Einrichten von Parkflächen sowie Zu- und Abfahrtsmöglichkeiten inklusive Wegführung

Technik aufbauen

• Aufbau von Bühnen inklusive Licht- und Tontechnik (Rigging)
• Installation von Fahrgeschäften (ausreichende Stromversorgung etc.)

Unterkünfte einrichten

• Ausbau von Camping- und Stellflächen für Zelte, Kfz etc.
• Installation sanitärer Anlagen

Marketingmaßnahmen durchführen

• weitestmöglich offene und aktuelle Informierung der Besucher zu Begebenheiten, Entwicklungen, Vorhaben
• redundante Verweise auf möglicherweise vorhandene Sicherheitszertifikate von Veranstalter und/oder Veranstaltung
• Kontakte mit lokalen und überregionalen Medien, zur Sensibilisierung der Besucher gegenüber Sicherheitsthemen → Veranstaltungsinformationen immer auch Sicherheitsinformationen
• Profilierung als sicherheitsbewusster Veranstalter bzw. sicherheitsbewusste Veranstaltung auch gegenüber einer breiteren Öffentlichkeit
• Kontakt mit Stakeholdern, Unternehmen und Kommunen zur Organisation von Budgets, Incentives und sonstigen Hilfestellungen zur Förderung von Sicherheits-PR auf dem und um das Veranstaltungsgelände
• Customer-Relationship-Management (CRM), Corporate Identity und Merchandising als Instrumente für Sicherheitsbotschaften:
  • Veranstaltungsbezogene Audio- und Video-Botschaften mit Sicherheitsthemen kombinieren bzw. flankieren
  • Nutzung aller Möglichkeiten zur Inszenierung der temporären Veranstaltungsgemeinschaft als sicherheitsbewusste Gemeinschaft
• Einbindung von Besuchern durch (Gewinn-)Spiele mit Incentives (Social Media)
• wichtigste Medien: Social Media, TV, Radio, Print

Programm finalisieren und veröffentlichen

• als wichtiges Instrument zur Strukturierung der Veranstaltung ist das Programm gemeinsam mit Sicherheitsinformationen spätestens in der Umsetzungsphase zu finalisieren und veröffentlichen

Anbieten und verkaufen

• Anwerben von Ver- und Entsorgungsdienstleistern (Verpflegung, sanitäre Anlagen, Merchandising etc.)
• Zuteilung von Standflächen
• Legen von Anschlüssen (Strom, Wasser)

Interorganisational kooperien

• Schaffung idealer Bedingungen für Abstimmung des gemeinsamen Handelns aller beteiligten Akteure und Institutionen über Bedarf an und die Verfügbarkeit von Ressourcen (Material, Raum, Zeit, Ausführungsinstanzen)sowie aktuelle Informationen zum Stand der Umsetzung
• Etablierung von Kommunikationsroutinen (gefestigte Kenntnisse in der Benutzung der Kommunikationsinfrastruktur, geklärte Zuständigkeiten)