Sicherheitsbausteine/Veranstaltungskonzept/Veranstaltungsbeschreibung

Eine Veranstaltungsbeschreibung ist die Grundlage eines Genehmigungsverfahrens und eines Sicherheitskonzeptes. Erfahrungsgemäß besteht hierbei die Schwierigkeit, dass Veranstaltungsbeschreibungen, die als Grundlage für die Beantragung einer Veranstaltung erstellt werden, zu einem Zeitpunkt geschrieben werden, zu dem noch nicht alle relevanten Daten über die Veranstaltung vorliegen – dennoch ist es wichtig, bereits zum Zeitpunkt der Beantragung möglichst viele relevante Informationen zusammenzutragen und diese dann später im Rahmen der Erstellung des Sicherheitskonzeptes zu ergänzen

Einleitung

Die Veranstaltungsbeschreibung ist oftmals der erste Kontakt zwischen einem Veranstalter und einer Behörde – umso wichtiger, dass dieser Kontakt positiv ausfällt. Eine Beschreibung des geplanten Vorhabens – oft zu einem frühen Zeitpunkt noch ohne Detailinformationen – kann helfen, den Kontakt zwischen Behörden und Veranstaltern von Anfang an auf eine seriöse Grundlage zu stellen. Da dies in der Realität häufig aus ganz unterschiedlichen Gründen nicht ganz so unproblematisch abläuft, haben sich viele Städte und Gemeinden entschieden, eigene Fragebögen zu entwerfen, mit denen auch unerfahrene Veranstalter geleitet werden um für das erste Zusammentreffen oder die grundlegende Stellungnahme zur Machbarkeit alle notwendigen Informationen bereitstellen zu können.

Inhalte der Veranstaltungsbeschreibung

Veranstaltungsbeschreibungen müssen in der Version der ersten Kontaktaufnahme mindestens einige grundlegende Informationen zur geplanten Veranstaltung beinhalten:

• Art der Veranstaltung: inhaltliche Ausrichtung aber auch: erstmalig oder Wiederholung, evtl. im Rahmen einer Tour
• Datum und Dauer sowohl der Veranstaltung selbst als auch (zumindest grob). Auf- und Abbauzeiten
• Veranstalter mit Referenzen
• Geplantes Veranstaltungsgelände mit Zu- und Abwegungen, sonstige genutzte Flächen (Parkplätze etc)
• Publikumsprofil: erwartete Teilnehmerzahl, Eintrittsprozeder (mit / ohne Eintritt), angesprochene Zielgruppe (evtl. in Bezug auf bereits vorliegende Erfahrungen)
• Geplante Aufbauten (grobe Angaben, z.B. Anzahl Bühnen)
• Programm (sofern bekannt)
• Erfahrungen mit vorrangegangenen Erfahrungen (sofern vorhanden)
• Besonderheiten (sofern bekannt)

Es kann Veranstaltern an dieser Stelle nur geraten werden, diese erste Veranstaltungsbeschreibung so ernst wie möglich zu nehmen und die erforderlichen Angaben so seriös und detailliert wie möglich zu machen. Gleichermaßen muss den beteiligten Behörden klar sein, dass viele Informationen zu einem frühen Zeitpunkt noch nicht vorliegen (z.B. detaillierte Geländeplanung) oder noch nicht bekannt gegeben werden dürfen (z.B, Geheimhaltungsvereinbarung in Bezug auf den Headliner). Der unmittelbare Aufbau von Vertrauen an dieser frühen Stelle ist hier von besonderer Bedeutung und sollte weder durch leichtfertige Versprechungen, bewusst falsche Angaben oder überzogene Anforderungen riskiert werden. Im Verlauf des weiteren Planungs- und Genehmigungsprozesses muss die Veranstaltungsplanung kontinuierlich fortgeschrieben werden - relevante Informationen sollten immer unmittelbar an die Beteiligten gesteuert werden. Unter Umständen kann es relevant werden, die Veranstaltungsbeschreibung des Veranstalters durch Informationen der Behörden oder anderer relevant Beteiligter zu ergänzen. Die komplette Veranstaltungsbeschreibung ist dann Teil des Sicherheitskonzeptes.

Lagepläne

Zu einer Veranstaltungsbeschreibung gehört immer auch eine Karte des Geländes und der genutzten Umgebungsflächen. Diese Karte sollte so detailliert wie möglich sein und – gerade außerhalb von innerstädtischen Flächen – auch Auskünfte über topographische Bedingungen geben. In den meisten Fällen sind für Veranstaltungsgelände Katasterpläne bei den jeweiligen Ämtern anfragbar. Wünschenswert sind detaillierte CAD Pläne mit verschiedenen Ebenen und ein- bzw. ausblendbaren Informationen – berücksichtigt werden muss dabei natürlich, dass nicht jeder Veranstalter in der Lage ist, einen solchen CAD Plan zu erstellen (oftmals sind die entsprechenden Programme teuer und für den ungeübten Nutzer kaum anwendbar), dass aber auch nicht jeder Vertreter einer Behörde in der Lage ist, die Vielzahl der zur Verfügung gestellten Informationen auch bewerten zu können. Gleichermaßen gibt es die Planvariante „google maps mit eingezeichneten Vierecken“ – ohne Maßstab, ohne Beschriftung - auch dies kann nicht die Planlage sein, die für eine professionelle Veranstaltungsplanung wünschenswert ist. Es gilt also, mit Blick auf die Komplexität der Veranstaltung und des Veranstaltungsgeländes einen Plan zu erstellen, der die notwendigen Informationen in Bezug auf die Sicherheitsplanung enthält und sowohl maßstäblich ist als auch die eingezeichneten Gegenstände in einem geeigneten Maßstab darstellt. Wichtig ist hier der im Vorfeld hergestellte Konsens zwischen Veranstalter und Behörden über die notwendige Qualität des Planes. Je komplexer der Plan, desto wichtiger ist eine begleitende Legende, die auch dem ungeübten Planleser alle relevanten Informationen vermittelt. Ebenfalls von Bedeutung ist, dass der Plan die notwendigen Informationen aller Beteiligten zusammenfasst – das heißt, Wege und Aufbauten des Veranstalters genauso wie notwendige Umfahrungen und Aufstellflächen.

Für die Durchführung der Veranstaltung ist es unabdingbar, dass alle Beteiligten mit den gleichen Planmaterialien arbeiten – zur Vereinfachung der Kommunikation sollte dieser mit einem Koordinatensystem überzogen sein.

Beispielkoordinatensystem (ACHTUNG FREIGABE STEHT NOCH AUS)

Ebenfalls kann es hilfreich sein, komplexe Veranstaltungsgelände von Anfang an in Zonen aufzuteilen – dieses auch für die Planung hilfreiche Vorgehen (abschnittsweise Betrachtung der Flächen) kann auch eine optische Erleichterung für den Umgang mit komplexen Planmaterialen sein.

Beispielkarte eines 18km Streckengeländes (ACHTUNG FREIGABE STEHT NOCH AUS)

Literatur

• [1] https://www.trier.de/File/Gefahrenbeurteilung-pdf [07.04.2015]
• [2] http://www.frankfurt.de/sixcms/detail.php?id=2778&_ffmpar%5b_id_inhalt%5d=58102 [07.04.2015]
• [3] http://www.dresden.de/de/02/or/anliegen/veranstaltung-anmelden.php [07.04.2015]
• [4] http://www.velbert.de/buergerinfo/anliegen/veranstaltung-gross.asp [07.04.2015]