Best-Practices/Veranstaltungen mit besonderen Herausforderungen/Autogrammstunden

Kaum eine Veranstaltungsart hat in den letzten Jahren – obwohl meist mit nur wenigen Besuchern geplant – für so viele sicherheitsrelevante Zwischenfälle gesorgt wie die der Autogrammstunde.

So gab es 60 Verletzte in Oberhausen in 2011, im gleichen Jahr verletzten sich vier Personen bei einer Autogrammstunde in Hagen , der Abbruch einer Autogrammstunde in München ebenfalls in 2011 sorgte für große Unruhe, 2012 kamen in Köln statt erwarteten 800 Fans 5000 junge Menschen zu einer Autogrammstunde der Band One Direction , in Köln kam es 2014 zu leichten Verletzungen bei Besuchern eines nicht genehmigten Autogrammtermins mit Youtube-Bloggerinnen am Roncalliplatz.

Die Gründe für das Scheitern oder die Eskalation der Autogrammstunden sind dabei häufig vergleichbar

- die Attraktivität des Künstlers , des Auftretenden wird unterschätzt,

- die Veranstaltung findet an hierfür nicht geeigneten Orten statt (Bekleidungsgeschäfte etc.),

- die Autogrammstunden werden ohne professionellen Veranstaltungsansatz geplant,

- die Veranstaltungen werden ohne Kenntnis evtl. betroffener Behörden etc. geplant.

Planung und Durchführung

Die Planung der Veranstaltung muss dabei insbesondere 2 wesentliche Faktoren berücksichtigen

• das Besucherprofil,

• den Veranstaltungsort und die den Veranstaltungsort umgebenden Flächen.

Besucherprofil

Autogrammstunden zeichnen sich in Bezug auf das Besucherprofil insbesondere durch ein meist (aber nicht immer) recht junges und zumeist sehr emotionales Publikum aus. Autogrammstunden bieten den Fans dabei die Gelegenheit, ihren „Helden“ näher zu sein, als dies zum Beispiel bei einem Konzert der Fall ist. Wer sich zum Teil über Stunden anstellt, um ein Autogramm seines Lieblingskünstlers / seiner Lieblingskünstlerin zu bekommen, der hat eine sehr hohe intrinsische Motivation und lässt sich nur schwer beeinflussen. Absagen oder vorzeitige Abbrüche von Autogrammstunden können somit zu einer hohen „emotionalen Entladung“ führen.

Diesem Aspekt muss im Rahmen der Planung Rechnung getragen werden. Neben der grundsätzlichen Frage, wie viele Fans erwartet werden, müssen vor allem die folgenden Fragen beantwortet werden:

- Wann ist mit der Anreise der ersten Fans zu rechnen?

- Wie ist das durchschnittlich zu erwartende Alter?

- Haben frühere Autogrammstunden mit den gleichen / vergleichbaren Künstlern bereits zu Problemen geführt?

- Sind die Künstler bekannt für ein besonderes Verhalten?

Es ist wahrscheinlich, dass gerade bei jüngeren Fans medizinische Notfälle eintreten können ohne direkte Fremdeinwirkung: lange Warte- und Stehzeiten, die unzureichende Aufnahme von Flüssigkeit und eine mitunter große Anspannung und Erwartung des jeweiligen Fans kann zu Kreislauf-Beschwerden und ähnlichem führen.

Veranstaltungsort

Autogrammstunden werden häufig an Orten durchgeführt, die nicht für Veranstaltungen ausgerichtet sind. Dies bedeutet meistens, dass eine geeignete Infrastruktur fehlt. In den meisten Fällen hat dies vor allem eine unmittelbare Auswirkung auf den öffentlichen Raum.

Auch ergeben sich häufig Probleme aus der Abgrenzung der Verantwortungsbereiche – so fühlt sich so mancher Ladenbesitzer nur für das verantwortlich, was innerhalb seiner Ladenfläche stattfindet – die Auswirkungen auf den öffentlichen Bereich werden nicht berücksichtigt und Kaskadeneffekte in den öffentlichen Raum sind vorprogrammiert. Diese Problematik ergibt sich häufig auch im Zusammenhang mit genehmigten Versammlungsstätten – etwa dann, wenn der Betreiber zur Einhaltung seiner Kapazitätsgrenzen die Türen schließt und wartende Fans ohne weitere Organisation oder Vorkehrungen auf der öffentlichen Verkehrsfläche stehen.

Mindestens sind die folgenden Faktoren zu prüfen:

Infrastruktur

- ist eine geeignete Trennung der Fans von den Künstlern möglich?

- Kann die Zuführung der Fans geordnet erfolgen?

- Werden große Besuchermengen geordnet und geleitet (auch bereits während der Wartephase)?

- Stehen neben geeigneten Einlässen auch geeignete Ausgänge und auch Fluchtwege zur Verfügung?

- Gibt es Toiletten und eine Versorgung für die Wartenden?

- Gibt es Möglichkeiten, mit den Wartenden auch bei sehr hohen Lautstärken zu kommunizieren?

Veranstaltungsumfeld

- Beeinträchtigen die Wartenden öffentlichen Strassenraum?

- Beeinträchtigen die notwendigen Maßnahmen (z.B. Aufbau von Absperr- und Führungsgittern) die Nutzung des öffentlichen Straßenraumes?

- Stehen geeignete Flächen für den Wartebereich, den Einlass- und den Auslass zur Verfügung?

- Erfolgt die Anfahrt / Anreise des Künstlers separat oder muss er / sie die wartende Menge passieren?

Organisation

- Ist eine gesonderte Genehmigung der Veranstaltung nötig?

- Werden Belange des Baurechts und des Brandschutzes insbesondere durch den Einbau von Infrastrukturen relevant?

- Ist geeignetes Personal vor Ort sowohl für den Ablauf der Autogrammstunde selbst als auch für die Betreuung der Wartenden (z.B. Ordnungs- und Sanitätsdienst)?

- Gibt es Maßnahmen zur Vermeidung einer Überfüllung des Veranstaltungsortes?

- Gibt es Maßnahmen zum Umgang mit Wartenden, die nicht mehr berücksichtigt werden können?

- Sind alle relevanten Behörden und Organisationen informiert oder – insofern nötig – eingebunden?

- Gibt es ein Abbruchszenario für die Veranstaltung?

- Werden eventuell Gegner der Veranstaltung erwartet?

Es ist insbesondere wichtig, den Fans relevante Informationen über Dauer, Wartezeiten und weitere Bedingungen so früh wie möglich mitzuteilen. Dabei ist es wichtig, Fans unter Umständen auf möglichen Enttäuschungen vorzubereiten, so dass insbesondere jüngere Fans die Möglichkeit haben sich emotional vorzubereiten (z.B. hinsichtlich limitierter Autogrammkarten, Zeitlimit der Autogrammstunde, etc.).

Literatur

Lee, J. (2006): Suriving the Star Trek – How to Plan a Safe and Successful Celebrity Event. [1]