Ver- & Entsorgen

Während der Veranstaltung ist das Versorgen der Gäste aber auch der Veranstaltungs- und Sicherheitsakteute mit Nahrung und verschiedenen Infrastrukturen (Hygiene, Strom, Wasser, Kommunikation, etc.) eine wichtige Aufgabe. In der Folge stellt aber auch die Entsorgung von z.B. Müll oder Fäkalien (z.B. auf Festivalgeländen oder bei Kirmesveranstaltungen) als eine Herausforderung für die Verantwortlichen dar. Im Zuge dieser Prozesse kommt es zu koordinierenden Kommunikations- und Informationshandlungen innerhalb der Veranstalterakteure aber auch mit externen Partnern, die wiederum die Nutzung bestimmter Kommunikationstechniken voraussetzen. Die folgende Tabelle gibt über die Zusammenhänge Auskunft:

Wer	Mit Wem	Was	Wie	Mit welchem Effekt
Veranstalter	BOS (Polizei Feuerwehr Rettungsdienst...)	Abstimmung, Koordination, Planung, (Lage-)Informationen, Risikoeinschätzung	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Funk, Durchsagen, Megafon, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	geteilte, aktuelle Lageinformation, Gewährleistung der Veranstaltungssicherheit
Veranstalter	Dienstleister Eigenes Personal Ordnungsdienst Brandsicherheitswache Sanitätsdienst	Organisatorische Belange, Informationen zur Veranstaltungsordnung, Koordination, (Lage-)Informationen	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Funk, Durchsagen, Megafon, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	geteilte, aktuelle Lageinformation, Gewährleistung des Veranstaltungsablaufs, effiziente Koordination von Arbeitskräften
Veranstalter	Besucher	Identitätsmanagement, Informationen zur Veranstaltungsordnung, Mood-management	Maßnahmen Events & Aktionen, Merchandising, Durchsagen, Befragungen, Studien, Beacons Medien Print, TV, Radio, Social Media, Blogs, Foren, E-Mail, Megafon, Apps, SMS, Beschilderung, Banner, Flyer, Videowalls	informierte Besucher mit erhöhter Selbstkompetenz, Sicherstellung eines geregelten Veranstaltungsablaufs

Anbieten

• Für das Wohlbefinden der Gäste beispielsweise ist ein ausreichendes Angebot von Nahrung, Getränken und unterschiedlichster Infrstruktur (z.B. Hygiene, Kommunikations, Strom, Wasser) aber auch verschiedener Dienstleistungen (Handyaufladung, Gewinnspiele, Merchandising etc.) notwendig

• Sicherheitsgefühl beim Besucher zentrales Element für tatsächliche Sicherheit → Maßnahmen des Mood-managements durch Veranstalter durchzuführen:
  • Einbindung der Künstler in die Veranstaltungskommunikation: direkte Ansprache der Besucher durch Künstler, bspw. zu positiven Erfahrungen mit der Veranstaltung

Bereitstellen

b

Verkaufen

• mögliche Verkaufsstände müssen beworben und ausgezeichnet sein
• Verkaufsgespräche können zur Verbreitung situationsspezifischer Informationen dienen
• Verkaufspersonal muss kommunikativ und informationell kompetent sein
• weitere Hinweisschilder oder Aufkleber können auf Sicherheitsinformationen hinweisen

Ausleihen

b

Werben

die Werbung sollte nicht mit Sicherheitsinformationen auf Schildern, Monitoren etc. konkurrieren

Nachfragen

(Teilnehmer, Dienstleistungen, Ticketing)

kaufen

b

mieten

b

Aufrechterhalten von Service Levels

(der Benutzbarkeit der Infrastruktur, Rigging)

warten

b

reinigen

b

anpassen

b

Assistieren

(Management-Lotsen)

bereithalten

b

transportieren

b

empfehlen

b

vermitteln

b

lotsen

• Weitergabe von Richtungshinweisen und sonstigen Anweisungen an Besucher
• Ankündigung und Erklärung von Maßnahmen
• Kompetente Auskunft auf → entsprechende Personalplanung Voraussetzung
• Beschilderung als zentrales Element der Kommunikation mit Besuchern → während Veranstaltung regelmäßig prüfen, ob:
  • Platzierung in ausreichender Anzahl und gut sichtbar
  • Angemessene Beleuchtung, Ausführung (Größe, Windabhängigkeit) sowie Positionierung
  • „Konkurrenz“ durch Bebauung des Veranstaltungsgeländes inklusive großflächiger (Leucht-)Reklame

sichern

b