Ein- & Auslassen

Die Eventphase beginnt mit der Einlassphase, d.h. dem Betreten des Veranstaltungsgeländes der Gäste. Dabei sind die Prozesse des Ordnens und des Inspizierens mit ihren im Folgenden beschriebenen Unterprozessen von besonderer Bedeutung. In dieser ersten Kontaktphase sowohl mit dem Veranstaltungspersonal als auch dem -gelände können mittels unterschiedlichster Medien im Zuge dieser Prozesse wertvolle Informationen für die Veranstaltungssicherheit an die Gäste weitergegeben werden. Die folgende Tabelle listet zentrale Kommunikationstechnischen und Informationsoptionen der betreffenden Akteure auf:

Wer	Mit Wem	Was	Wie	Mit welchem Effekt
Veranstalter	BOS (Polizei Feuerwehr Rettungsdienst...)	Abstimmung, Koordination, Planung, (Lage-)Informationen, Risikoeinschätzung	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Funk, Durchsagen, Megafon, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	geteilte, aktuelle Lageinformation, Gewährleistung der Veranstaltungssicherheit
Veranstalter	Dienstleister Eigenes Personal Ordnungsdienst Brandsicherheitswache Sanitätsdienst	Organisatorische Belange, Informationen zur Veranstaltungsordnung, Koordination, (Lage-)Informationen	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Funk, Durchsagen, Megafon, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	geteilte, aktuelle Lageinformation, Gewährleistung des Veranstaltungsablaufs, effiziente Koordination von Arbeitskräften
Veranstalter	Besucher	Identitätsmanagement, Informationen zur Veranstaltungsordnung, Mood-management	Maßnahmen Events & Aktionen, Merchandising, Durchsagen, Befragungen, Studien, Beacons Medien Print, TV, Radio, Social Media, Blogs, Foren, E-Mail, Megafon, Apps, SMS, Beschilderung, Banner, Flyer, Videowalls	informierte Besucher mit erhöhter Selbstkompetenz, Sicherstellung eines geregelten Veranstaltungsablaufs

Ordnen

Der Ordnenprozess bezieht sich auf das gezielt erfolgende Aufstellen von Einzelpersonen oder Personengruppen vor dem Eingang zu einem geschlossenen Veranstaltungsgelände. Die gezielte Beeinflussung des Personenstroms kann je nach Veranstaltung sowohl mit Gurtbändern, Mannesmann- oder Polizeigittern als auch mit Mobilzäunen oder sonstigen Barrikaden erreicht werden. Schon hierbei kann via Mood-Management über Musik oder Videobotschaften auf eine gezielte Sensibilisierung für spezifische Sicherheitsthemen hingewirkt werden. Das Ordnen kann weiterhin dazu dienen weitere Dienstleistungen (z.B. Getränkeverkauf durch mobile Verkäufer bei heißem Wetter) anzubieten. Das Ende des Ordnens bedeutet das Inspizieren und Ticketing.

Zugang steuern

Im Zuge der Steuerung des Zugangs zum Veranstaltungsort sind verschiedene Aspekte zu berücksichten:

• Informationen zu Eingängen müssen den Besuchern schon frühzeitig mittgeteilt worden sein (möglichst in der Präphase)
• Es gilt auch den öffentlichen Personennah- und Fernverkehr in die Informations- und Kommunikationshandlungen einzubeziehen (Informationen schon in der Bahn, Tram, Bus etc.)
• ggf. ist auch die Einbindung von Lokalradios im Kommunikationskonzept zu berücksichtigen
• Ausschilderung oder sonstige Verweise auf Wege und Eingänge sollen frühzeitig auf dem Gelände erfolgen
• Ausschilderung sollte auch noch im Dunkeln lesbar sein
• ggf. ist auch ein farbliches oder sonstiges Konzept für eine verbesserte Orientierung empfehlenswert

Anweisen

• Beschilderung als zentrales Element der Kommunikation mit Besuchern → während Veranstaltung regelmäßig prüfen, ob:
  • Platzierung in ausreichender Anzahl und gut sichtbar

Inspizieren

• Für das Wohlbefinden der Gäste beispielsweise ist ein ausreichendes Angebot von Nahrung, Getränken und unterschiedlichster Infrstruktur (z.B. Hygiene, Kommunikations, Strom, Wasser) aber auch verschiedener Dienstleistungen (Handyaufladung, Gewinnspiele, Merchandising etc.) notwendig

• Sicherheitsgefühl beim Besucher zentrales Element für tatsächliche Sicherheit → Maßnahmen des Mood-managements durch Veranstalter durchzuführen:
  • Einbindung der Künstler in die Veranstaltungskommunikation: direkte Ansprache der Besucher durch Künstler, bspw. zu positiven Erfahrungen mit der Veranstaltung

Kontrollieren

b

Erfassen

• mögliche Verkaufsstände müssen beworben und ausgezeichnet sein
• Verkaufsgespräche können zur Verbreitung situationsspezifischer Informationen dienen
• Verkaufspersonal muss kommunikativ und informationell kompetent sein
• weitere Hinweisschilder oder Aufkleber können auf Sicherheitsinformationen hinweisen