Notfallplanung

Notfallplanung ist ein wichtiger Teil modernen Sicherheitsmanagements für Veranstaltungen, zu dem die Betrachtung sicherer Normalbetriebszustände genauso wie die von Notfällen gehört. Die Notfallplanung beschreibt dabei die Abarbeitung eines konkreten Schaden- oder Störfalles und der daraus resultierenden Konsequenzen, während die Aufrechterhaltung bzw. Wiederherstellung des Normalbetriebs im Rahmen der Kontinuitätsplanung abgedeckt wird. Die Notfallplanung hat dabei zahlreiche Schnittstellen zu anderen Planungsaufgaben, insbesondere zum Crowd Management, zur Notfallkommunikation oder zum Krisenmanagement. Die allgemeine Notfallplanung für Veranstaltungen muss zahlreiche Maßnahmen zur Gefahrenabwehr abdecken. Hierzu gehören z.B. die Vorsorge für medizinische Notfälle, allgemeine Brandbekämpfungsmaßnahmen, das Zur-Verfügung-Stellen von Rettungswegkapazitäten oder auch Räumungskonzepte. Die spezifische Notfallplanung richtet sich nach den besonderen Inhalten und Gefährdungen einer Veranstaltung, die im Rahmen einer Gefährdungsanalyse speziell für die konkrete Veranstaltung ermittelt werden müssen. Unter einem Notfallplan im Sinne der Veranstaltungssicherheit versteht man daher einen überorganisationalen Plan, der notwendige Schritte, Dokumente und Ressourcen, die Zusammenarbeit der beteiligten Akteure und die zeitlichen Abläufe für den eventuellen Eintritt einer Notsituation definiert, um Schaden noch zu verhindern oder dessen Auswirkungen zu minimieren.

Einleitung

Unabhängig von der Art der Veranstaltung kann es bei jeder Veranstaltung zu Notfällen kommen. Dabei handelt es sich um plötzliche Ereignisse, die

• die Gesundheit der Teilnehmenden gefährden,
• Schäden an Gebäuden oder Flächen verursachen,
• und zur Unterbrechung oder zum Abbruch der Veranstaltung führen können.

Dieses Risiko macht einen strukturierten, praxisorientierten Notfallplan notwendig, um

• Menschen zu schützen,
• Schäden zu verringern,
• die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und Haftung zu verringern,
• Eventualitäten zu reduzieren,
• Negative mediale Aufmerksamkeit zu verringern,
• Eigene Geschäftsfähigkeit zu erhalten.

Teile eines Notfallplans

Ein Notfallplan besteht regelmäßig aus folgenden Teilaspekten:

• Gesetzliche Grundlagen;
• Menschliche Komponenten: Eigenes Personal, Personal der Subunternehmen und des Veranstalters, sonstiges Personal auf dem Gelände, Künstler, Besucher, Sponsoren, Presse. Ggfs. Kommunikation mit und Betreung von diesen Personen. Erwartetes Verhalten.
• Gebäude und Infrastruktur: Gebäude-/Geländestruktur, Brandschutz, Kommunikationssysteme, Einlässe/Auslässe, Zufahrten, Anfahrtswege etc.
• Wirtschaftliche und firmeninterne Komponenten: welche (zusätzlichen) Ressourcen sind für den Notfall unverzichtbar? Welche Aufgaben werden durch wen übernommen? Vertretungs- & Entscheidungsbefugnisse?

Notfallplanung

Notfallplanung setzt immer abgestimmte Procedere, vorhandene Ressourcen und geeignetes Personal voraus Abgestimmte Prozedere

• Notfallpläne werden bestenfalls in Abstimmung mit denjenigen erarbeitet, die im Rahmen der Abwiclung des Notfalles eine relevante Rolle übernehmen. Kann dies nicht gewährleistet werden, ist durch geeignete Unterweisungen, Schulungen oder Übungen sicherzustellen, dass die Pläne allen handelnden Beteiligten in ausreichendem Maße bekannt sind.
• Die Abarbeitung von Notfällen sollte regelmäßig geübt und trainiert werden. Da insbesondere Übungen im Rahmen von Veranstaltungen (insbesondere einmalig stattfindenden) regelmäßig an Ressourcen scheitern, empfiehlt sich zumindest die Etablierung eines vorbereitenden Szenarienworkshops mit allen Beteiligten
• Die Maßnahmen der Notfallplanung müssen mit den allgemeinen und / oder organsiationsinternen Plänen übereinstimmen bzw. abgestimmt werden.

Vorhandene bzw. zusätzliche Ressourcen

• In den meisten Fällen erfordert die Abarbeitung von Notfällen zusätzliches Personal und Material. Dies können zusätzliche Ordnungskräfte sein, die eine geordnete Räumung ermöglichen ohne dass ebenfalls durch Ordnungskräfte abgesicherte Positionen aufgegeben werden müssen, oder auch das geeignete material, um die im Rahmen der Notfallplanung vorgesehenen Maßnahmen umzusetzen (zusätzliche Absperrungen, Seitenschneider zum Öffnen von Befestigung (z.B. Sichtschutz) – Flatterband zum schnellen Absperren von Bereichen)
• Zusätzliche Ressourcen können auch in zusätzlichen Spezialkenntnissen oder –fähigkeiten notwendig werden (z.B. Wasser- oder Höhenrettung)

Geeignetes Personal

• das Personal, das im Rahmen der Notfallplanung eingesetzt wird, muss unabhängig von seiner Funktion geeignet sein, diese jeweilige Funktion auszuüben. Dies kann je nach Funktion besondere Anforderungen an Stressresistenz und Informationsverarbeitung bedeuten oder auch die physische Voraussetzungen umfassen.
• Unabhängig von der Funktion ist jedoch sicherzustellen, dass das Personal in den jeweiligen Aufgaben unterwiesen und im besten Falle geübt ist.
• In entscheidungsrelevanten Positionen ist sicherzustellen, dass die jeweiligen Personen über eine ausreichende Weisungs- und Entscheidungsbefugnis verfügen.

Szenarien

Zur Identifizierung der veranstaltungsspezifischen Gefährdungen müssen im Vorfeld der Veranstaltung, empfehlenswerterweise die gesamte Planung begleitend, Gefährdungsanalysen und -beurteilungen erstellt werden, die die durch die Veranstaltung entstehenden Gefährdungen identifizieren, ihnen Werte und Ordnung zuweisen und wirksame Risikominimierungsmaßnahmen festlegen. Diese Gefährdungsanalysen müssen sich auf alle technischen, strukturellen und organisatorischen Bereiche und Einheiten der Veranstaltungsplanung beziehen (Crowd Management) Die thematischen Zusammenfassungen solcher Gefährdungsanalysen und der korrespondierenden Risikominimierungsmaßnahmen sind die Grundlage für die Aufstellung von Szenarien, die relevante veranstaltungsspezifische Situationen detailliert betrachten und in einzelnen Schritten die sichere Abarbeitung des Szenarios beschreiben. Zu solchen Szenarien gehören regelmäßig:

• Unwetter
• Überfüllung von Veranstaltungsbereichen (auch lokal)
• Medizinischer Notfall
• Brand / Explosion
• Platzstürmung (Fußball)

Oftmals werden die Konsequenzen aus den Szenarien ebenfalls als „Szenario“ definiert

• Unterbrechung der Veranstaltung
• Abbruch der Veranstaltung
• Teil- oder Gesamträumung der Veranstaltung

Die aufgeführten Szenarien sind lediglich Beispiele und erfüllen nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Ganz im Gegenteil; Szenarien sind in hohem Maße individuell von der betrachteten Veranstaltung abhängig und müssen auf Grund einer entsprechend individuellen Gefährdungsanalyse erstellt worden sein. Szenrienplanung hilft dabei nicht nur, die Abarbeitung von Notfällen zu verbessern, sondern kann als systematisches Planungstool zur Identifizierung möglicher Notwendigkeiten im Rahmen der gesamten Veranstaltungsplanung definiert werden. Die klassischen Instrumente der Kontinuitätsplanung, Schadenrelevanzanalyse und Maximal Tolerierbare Ausfallzeit helfen dabei, tatsächlich betrachtenswerte Szenarien zu definieren. Szenarien haben die Aufgabe, Abläufe zur Beherrschung kritischer Situationen zu definieren und Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für Entscheidungen, Veranlassungen und die Umsetzung einzelner Schritte fest zu legen. Durch eine detaillierte Erarbeitung einzelner Schritte zur Abarbeitung eines Notfalls wird den handelnden Personen eine Hilfestellung gegeben, die es ermöglicht, sich in Stresssituationen zu fokussieren und wichtige Schritte einzuhalten. Die Planung bestimmter Szenarien und die damit verbundene Abarbeitung von Abläufen hilft dabei auch ungeplante Situationen auf der Basis der bestehenden Prozedere abzuarbeiten. Darüber hinaus haben Szenarien den Vorteil, alle beteiligten Institutionen einzubeziehen und so ein mögliches „Zuständigkeitsgerangel“ und den damit einhergehenden Zeitverlust zu verhindern. Notfälle sind zeitkritisch, sowohl in der Detektion, der Alarmierung wie auch in der Abwicklung.Gefährdungsanalysen, Maßnahmenfestlegung und Szenarienentwicklung dienen dazu, Notfälle ohne Zeitverluste zu beherrschen.

Schadenerfahrung

Sowohl die Erstellung eines geeigneten Notfallplans, als auch dessen Umsetzung scheitern häufig aufgrund mangelnder Erfahrung mit kritischen Situationen im Rahmen großer Veranstaltungen. Die Aufarbeitung vergangener Vorfälle kann daher bei der Vorbereitung auf Schadenfälle und Szenarien hilfreich sein, als dass sie für eventuelle Schwierigkeiten während von Planungs- und Durchführungsphasen sensibilisieren. Insbesonder Hilfreich ist dabei eine detailliertn, schrittweisen Rekonstruktion der Abläufe. Das Erstellen eines Ablaufplans (siehe hierzu: Turner, Toft, Reynolds, 1994 „Learning From Disasters) erlaubt dabei eine Systematisierung der Kausalzusammenhänge vor, während und nach der Eskalation. Dadurch lassen sich Art und Zeitpunkt eines einzelnen Fehlers aber auch Kaskadeneffekte und Eskalationsstufen herausarbeiten, in dem die folgenden Fragen beantwortet werden:

• Was passiert wann?
• Wer war beteiligt?
• Was beeinflusste was?
• Wer beeinflusste wen?

Die rückblickende Aufarbeitung von Notfällen und das Hinterfragen von eigenen Handlungsoptionen in Bezug auf das Szenario kann helfen, auch ohne eigne Schadenerfahrung aussagekräftige Szenarien zu erstellen. Diese Herangehensweise empfiehlt sich auch zur Aufarbeitung von Notfällen bzw. auch Beinahe-Unfällen, im Rahmen der regelmäßigen Nachbereitung, braucht hierzu jedoch eine interorganisational transparente Informationsgrundlage sowie eine geeignete Form der Dokumentation.

Literatur

• Hofinger, Gesine/Horn, Günter (2002): Notfallplanung. Aufgaben, Anforderungen, Anregungen. In: Strohschneider, Stefan/von der Weth, Rüdiger (Hg.) (2002): Ja, mach nur einen Plan: Pannen und Fehlschläge – Ursachen, Beispiele, Lösungen. Bern: 224-239. Online unter: [1]
• Swedish Civil Contingecies Agency (2011): The Event Safety Guide. [2]
• The Event Industry Forum (2014): Purple Guide to Health, Safety and Welfare at Music and other Events. [3]
• The Event Safety Alliance (2013): The Event Safety Guide.[4]
• Toft, Brian and Simon Reynolds (1994): Learning from Disasters. Oxford, UK: Butterworth-Heinmann.