Sicherheitsbausteine/Interorganisationale Zusammenarbeit/Konfliktloesungsmechanismen

Grundsätzlich verfolgen die in das Veranstaltungsmanagement eingebundenen Akteure das gemeinsam geteilte Ziel, einen sicheren Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten. Dabei nehmen die Akteure die ihnen obliegenden Aufgaben für ihren Zuständigkeitsbereich eigenverantwortlich wahr und treffen ihre Entscheidungen in dieser Hinsicht auf der Basis akteursspezifischer Handlungsbedingungen (z.B. Hierarchie); so trifft beispielsweise die Polizei ihre Maßnahmen in subsidiärer Zuständigkeit auf Basis des Polizei- und Ordnungsrechts.

Wesensmerkmal interorganisationaler Entscheidungsfindung ist dagegen gemeinsames Handeln vor dem Hintergrund verschiedener Fachlichkeiten / Zuständigkeiten. „Gemeinsames Handeln“ bedeutet, dass Entscheidungen in gegenseitiger Abstimmung / Koordination getroffen werden sollten.

Konfliktlösungs- bzw. Entscheidungsprozesse („Wer spricht wann mit wem?“) und die Modalitäten der letztlichen Entscheidungsfindung (einfache/qualifizierte Mehrheit, Einstimmigkeit etc.) sind für alle Veranstaltungsphasen verbindlich zu definieren und zu vereinbaren.

Planungsphase/Umsetzungsphase

Schnittstellenmanagement

Je mehr Akteure in die Planung einer Veranstaltung involviert sind, umso komplexer werden die Vorabsprachen, zumal dann, wenn den Veranstaltungen noch eine besondere politische Dimension (z.B. Einflussnahme politischer Entscheidungsträger) zukommt. Im Sinne eines gezielten Schnittstellenmanagements und um Konflikten im Vorfeld vorzubeugen, sollten folgende Maßnahmen ergriffen werden:

• Aufgaben sollten klar beschrieben und auf die hauptverantwortlichen Akteure verteilt werden.
• Mögliche Probleme sollten (z.B. nicht ausreichende Anzahl von Sicherheitspersonal) zeitnah, d.h. unmittelbar nach deren Auftreten, mit den relevanten Akteuren besprochen und gelöst werden.
• Unter dem Gesichtspunkt der Rollenklärung sollten sich die Akteure untereinander in der Vorbereitung gegenseitig auf ihre jeweiligen Sachbefugnisse bzw. originären Zuständigkeitsbereiche hinweisen; in dieser Hinsicht ergeben sich insbesondere die folgenden Leitfragen:
• Wie sind evtl. Meinungsverschiedenheiten zwischen den Akteuren aufzulösen (Definition von Entscheidungsprozessen bzw. der Modalitäten der Entscheidungsfindung)?
  • Wie sind die Akteure strukturiert?
  • Welche Zuständigkeiten haben die Akteure?
  • Welche Personalstärke haben die Akteure?
  • Welche Unterstützung können die Akteure anfordern?
  • Wo sind die Akteure räumlich auf dem Veranstaltungsgelände lokalisiert?
  • Welche Not- und Rettungswege werden im Bedarfsfall genutzt und wer ist an diesen verantwortlich eingesetzt?
• „Projektstrukturen“ sollten für die Vorbereitung etabliert werden, die vor allem darin bestehen sollten, dass
  • regelmäßige Treffen der Akteure vorgesehen werden, um Schnittstellenprobleme zu besprechen
  • Vorbereitungen in Abhängigkeit vom Koordinationsbedarf ggf. darüber hinaus strukturiert im Rahmen gemeinsamer Vorbereitungsgremien (z.B. Koordinierungsgruppe mit entsprechenden [Unter-]Arbeitsgruppen) erfolgen; bei wiederkehrenden Veranstaltungen sollte hinsichtlich der Vertreter in diesen Gremien organisationsbezogen eine personelle Kontinuität sichergestellt werden
  • Im Sinne der Herstellung von Verbindlichkeit ist Schriftlichkeit herzustellen; dies gilt insbesondere für die Erstellung von Zeitplänen zur zeitgerechten Aufgabenerledigung, die Regelung der Verantwortlichkeiten der Akteure und die Festlegung von Zuständigkeiten zur Aufgabenerledigung sowie die Protokollierung von Besprechungen und Arbeitsergebnissen.

Regelungen und Strukturen

Um dem Koordinationsbedarf gemeinsamer bzw. abgestimmter Entscheidungsfindungen gerecht zu werden, empfiehlt es sich, bereits im Vorfeld

• verbindliche Entscheidungsregeln für die Durchführung der Veranstaltung festzulegen
• eine Gremienstruktur zu wählen, die ein zielgerichtetes Schnittstellenmanagement gewährleistet (Einrichtung von Sicherheitskreis, Koordinierungskreis, Krisenstab etc.)
• Grenzfälle von Zuständigkeitsfragen (Hausrecht des Veranstalters bzw. der Security vs. Hoheitsrecht der Polizei) thematisieren und entsprechende Regelungen zu entwickeln
• einen „Entscheider“ für Entscheidungsprozesse und einen Veranstaltungsabbruch festzulegen, sofern dies nicht länderspezifisch ohnehin bereits geregelt ist

Auch im Krisenfall nehmen die Akteure ihre Aufgaben grundsätzlich in eigener Zuständigkeit wahr und arbeiten zugleich eng zusammen. Aufgrund der Komplexität erfordern Entscheidungen im Krisenmanagement gleichermaßen die Sachkunde mehrerer Akteure und eine grundsätzlich einvernehmliche Maßnahmenfestlegung und –umsetzung. Zur Steigerung der Effizienz und Effektivität der Entscheidungsfindung bzw. zur Vorbeugung möglicher Konflikte sollten bereits in der Vorbereitung Szenarien definiert und mit entsprechenden Maßnahmen hinterlegt werden und angesichts der Zuständigkeiten der Akteure grundsätzliche Regelungen der Federführung in Abhängigkeit des jeweils einschlägigen Schadensszenarios festgelegt werden.

Durchführungsphase

Im Zuge der Veranstaltungsdurchführung können sich hinsichtlich zu treffender Entscheidungen und umzusetzender Maßnahmen grundsätzlich zwischen allen beteiligten Akteuren potentielle Schnittstellen ergeben. Derartige Besprechungen sollten entweder bilateral zwischen den betreffenden Akteuren oder im Rahmen der entsprechenden Gremienstrukturen (Sicherheitskreis, Koordinierungskreis, Krisenstab) durchgeführt werden. Zur Behebung möglicher Schnittstellenprobleme sollten die neben der Genehmigungsbehörde relevanten Entscheidungsträger der eingebundenen Akteure während der gesamten Veranstaltungszeit – auch am Wochenende – präsent, ansprech- und erreichbar sein. Im Krisen- oder Schadensfall sollten die Entscheidungen auf Grundlage der einschlägigen Szenarien- und Notfallpläne sowie der dort hinterlegten Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse getroffen werden. Erkannte Konfliktpotentiale bzw. Schnittstellenprobleme sowie ggf. deren Lösungen sollten dokumentiert und zwischen den betreffenden Akteuren besprochen werden.

Nachbereitungsphase

Identifizierte Schnittstellenprobleme sollten im Rahmen der Nachbereitung zwischen den relevanten Akteuren aufgearbeitet werden, um mögliche Konflikte bei Folgeveranstaltungen umgehen zu können. Die Nachbereitungsergebnisse sind zu dokumentieren und allen Akteuren zur Verfügung zu stellen