Nachbereitung

Nach einer Veranstaltung liegt es im Verantwortungsbereich aller Akteure die Veranstaltung angemessen nachzubereiten. Hierzu gehört ein gemeinsames Evaluationsgespräch aller Beteilligten über positive und negative Erfahrungen über die Veranstaltungsdauer. Schon im Zuge der Planung der Veranstaltung sollte ein angemessener Zeitraum für die Evaluation der Veranstaltung eingeräumt werden. Optimaler Weise sollten aus der Evaluierung Maßnahmen erwachsen, die bei einer erneuten Durchführung der Veranstaltung wiederholt oder vermieden werden. Hierzu sollten die Ergebnisse schriftlich niedergeschrieben werden und an die Partner verteilt werden.

Wer	Mit Wem	Was	Wie	Mit welchem Effekt
Veranstalter	Behörden BOS (Polizei Feuerwehr Rettungsdienst...)	Abstimmung, Koordination, Planung, Risikoeinschätzung	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	Konkretisierung und Konsolidierung des Veranstaltungskonzeptes
Veranstalter	Sponsoren Dienstleister Eigenes Personal	Einwerbung von Sponsorengeldern, Organisatorische Belange, Informationen zur Veranstaltungsordnung, Koordination,	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	Konkretisierung und Konsolidierung des Veranstaltungskonzeptes, Sicherung der Finanzierung

Einsatz nachbereiten

• gemeinsame zurückblickende Überprüfung der geplanten und getroffenen Maßnahmen durch die einzelnen BOS-Akteure und den Veranstalter
• Anfertigung eines abschließenden Berichts oder Protokolls
• Berücksichtigung der Ergebnisse bei der Planung einer Wiederholung oder Neuauflage einer Veranstaltung

Leistungen evaluieren

• Überprüfung der Veranstaltung gemeinsam durch Veranstalter, Künstler und Dienstleister auf Grundlage vorher gesteckter Ziele/Kennzahlen wie z.B.:
  • Verkaufszahlen
  • Besucherzahlen
  • Daten zu Störungen im Betriebsablauf
  • ordnungsdienstliche Kennzahlen
  • Zufriedenheit der Gäste
• Anfertigung eines abschließenden Berichts oder Protokolls
• Berücksichtigung der Ergebnisse bei der Planung einer Wiederholung oder Neuauflage einer Veranstaltung

Erlebnisse Verarbeiten

Die Eindrücke und gemeinsamen Erlebnisse werden auch nach dem Event noch miteinander persönlich oder virtuell ausgetauscht. Eine Vielzahl an Kommentaren, Bildern und Videos werden vor allem in sozialen Netzwerken öffentlich und privat geteilt. Neben Lob wird auch Kritik zur Veranstaltung untereinander verbreitet.
Wichtige Themen in der Nachbereitung sind z.B.:
- Verpflegung und Versorgung
- Hygiene und Toiletten
- Stimmung und Besucherverhalten auf der Veranstaltung
- Programmhighlights und Flops
- Personal und Sicherheitskräfte
- Wetter
- Kosten