Ver- & Entsorgen

Während der Veranstaltung ist das Versorgen der Gäste aber auch der Veranstaltungs- und Sicherheitsakteute mit Nahrung und verschiedenen Infrastrukturen (Hygiene, Strom, Wasser, Kommunikation, etc.) eine wichtige Aufgabe. In der Folge stellt aber auch die Entsorgung von z.B. Müll oder Fäkalien (z.B. auf Festivalgeländen oder bei Kirmesveranstaltungen) als eine Herausforderung für die Verantwortlichen dar. Im Zuge dieser Prozesse kommt es zu koordinierenden Kommunikations- und Informationshandlungen innerhalb der Veranstalterakteure aber auch mit externen Partnern, die wiederum die Nutzung bestimmter Kommunikationstechniken voraussetzen. Die folgende Tabelle gibt über die Zusammenhänge Auskunft:

Wer	Mit Wem	Was	Wie	Mit welchem Effekt
Veranstalter	BOS (Polizei Feuerwehr Rettungsdienst...)	Abstimmung, Koordination, Planung, (Lage-)Informationen, Risikoeinschätzung	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Funk, Durchsagen, Megafon, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	geteilte, aktuelle Lageinformation, Gewährleistung der Veranstaltungssicherheit
Veranstalter	Dienstleister Eigenes Personal Ordnungsdienst Brandsicherheitswache Sanitätsdienst	Organisatorische Belange, Informationen zur Veranstaltungsordnung, Koordination, (Lage-)Informationen	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Funk, Durchsagen, Megafon, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	geteilte, aktuelle Lageinformation, Gewährleistung des Veranstaltungsablaufs, effiziente Koordination von Arbeitskräften
Veranstalter	Besucher	Identitätsmanagement, Informationen zur Veranstaltungsordnung, Mood-management	Maßnahmen Events & Aktionen, Merchandising, Durchsagen, Befragungen, Studien, Beacons Medien Print, TV, Radio, Social Media, Blogs, Foren, E-Mail, Megafon, Apps, SMS, Beschilderung, Banner, Flyer, Videowalls	informierte Besucher mit erhöhter Selbstkompetenz, Sicherstellung eines geregelten Veranstaltungsablaufs

Anbieten

Neben dem eigentlichen Veranstaltungsinhalt (Fahrgeschäfte, Gastro, Toiletten, Bühnen, Ein- und Auslässe, Beleuchtung, Soundanlagen etc.) können verschiedene weitere Dienstleistungen (Handyaufladung, Gewinnspiele, Merchandising etc.) im Allgemeinen sowie Kommunikationsinfrastrukturen (s.u.) im Speziellen angeboten werden. Alles zusammen dient der Veranstaltungsatmosphäre und dem Wohlbefinden der Gäste.

Bereitstellen

• von Ver- und Entsorgungsinfratrukturen (Gastro, Toiletten, Bühnen, Ein- und Auslässe, Merchandising, Beleuchtung, Soundanlagen etc.)
• von Kommunikationsinfrastrukturen (W-Lan-Hotspots, Handyaufladestationen, Telefone, Notrufsäulen, Wegeplänen, Eventzeitungen, Beschilderungen, Informationen über die Veranstaltung, das Rahmenprogramm, das Veranstaltungsgelände und die Umgebung sowie über (Ab-)Reisemöglichkeiten etc.)

Verkaufen

• mögliche Verkaufsstände müssen beworben und ausgezeichnet sein
• Verkaufsgespräche können zur Verbreitung situationsspezifischer Informationen dienen
• Verkaufspersonal muss kommunikativ und informationell kompetent sein
• weitere Hinweisschilder oder Aufkleber können auf Sicherheitsinformationen hinweisen

Ausleihen

IST DIESR PROZESS GRUNDSÄTZLICH VERSCHIEDEN VON VERKAUFEN?

Werben

• die Werbung sollte nicht mit Sicherheitsinformationen auf Schildern, Monitoren etc. konkurrieren

Nachfragen

Die Teilnehmer fragen bestimmte Dienstleistungen und Angebote nach. Diese reichen vom Ticketing über die Möglichkeit sich mit Nahrungsmitteln zu versorgen oder Toiletten aufzusuchen bis dahin ein Programmheft zu erwerben etc.

kaufen

• neben bereits genannten Produkten werden auch Kommunikations- und Informationsmöglichkeiten (z.B.: Aufladeakkus für Mobiltelefone, WLAN, Programmhefte) von Besuchern erworben

mieten

IST DIESR PROZESS GRUNDSÄTZLICH VERSCHIEDEN VON KAUFEN?

benutzen

• auf mögliche Gefahren sowie über Dauer und Ort der Nutzung von Infrastrukturen oder Dienstleistungsangeboten hingewiesen werden
• auch eine Beschreibung der Verwendungsweise bzw. eine Bedienungsanleitung können hilfreich sein

Aufrechterhalten von Service Levels

Das Aufrechterhalten von Service Levels orientiert sich an zuvor festgelegten Kennzahlen für die einzelnen Prozessbereiche einer Veranstaltung (z.B. Verkauf von Getränken, Verpflegung, Reigungs- und Wartungsintervallen etc.). In ständiger Kontrolle und Überwachung der Vorgänge auf dem Veranstaltungsgelände müssen bei signifikanten Fehlentwicklungen ggf. Anpassungsmaßnahmen ergriffen werden, für die möglicherweise die Beschaffung von Nachschub erfordlich wird.

warten

• Wartungsintervalle deutlich auszeichnen
• voraussichtliche Wartungsdauer auszeichnen

reinigen

• Reinigungsintervalle deutlich auszeichnen
• voraussichtliche Reinigungsdauer auszeichnen

anpassen

• kommt es im Zuge des Managementprozesses Messen der Leistungsqualität zu Identifikation von Veränderungen von den gesteckten Vorgaben sind Anpassungen nötig
• über die Anpassungsmaßnahmen müssen sowohl die dafür verantwortlichen Akteure informiert werden
• ggf. sind auch Personen aus dem Publikum davon betroffen, so dass auch hier eine Informationsweitergabe (z.B. über die Dauer bis zur Wiederherstellung des Normalzustandes) nötig wird

beschaffen

• für die Beschaffung von Material oder Personal (z.B. Experten, ausführende Personen) ist eine Kontaktaufnahme mit entsprechenden Stellen nötig.
• diese sollte protokolliert werden
• Situations- und Anforderungsbeschreibung sollten klar und präzise formuliert sein
• Zeiträume und Verantwortlichkeiten sowie Ansprechpartner sollten kommuniziert werden

Assistieren

Der Prozess assistieren konzentriert sich einerseits auf die Unterstützungsleistung durch z.B. Lotsen. Sie können als Mitarbeiter des Veranstalters für unterschiedlichste Dienstleistungen für z.B. das Publikum oder die Künstler verantwortlich sein. So können sie Material transportieren, Personen befördern oder auch für Fragen des Publikums zur Verfügung stehen. Lotsen fokussiert aber auch die Beschilderung und informationelle Auszeichnung des Geländes durch alle Arten von Medien.

Bereithalten

• in den Pausen oder aufgabenfreien Momenten können zum Austausch und zur Information über das Gelände, Ansprechpartner, anstehende Aufgaben, vergangene kritische oder gute Erfahrungen etc. erfolgen
• neben den Beschilderungen und Kennzeichnungen bzw. durchgeführten Ansagen, Vidoes, sind weitere derartige Medien und Informationen für Krisenfälle vorzubereiten und jederzeit für den Einsatz bereitzuhalten

Transportieren

• für das Transportieren von Gästen, Künstlern oder Material ist eine gute Geländekenntnis wichtig

Empfehlen

• Gästen und Künstlern müssen Lotsen kompetent Auskunft über Wege, Points-of-Interest, Programmpunkte, Ansprechpartner geben können
• über Schilder und andere Medien können Empehlungen für Wege, Notausgänge, Programmpunkte, Attraktionen etc. ausgesprochen werden

Vermitteln

• im Falle von Streitigkeiten zwischen Gästen könnten Lotsen als Vermittler agieren
• Lotsen müssen Ansprechpartnern von Ordnungsdienst und Polizei bekannt sein, die in schwierigeren Situationen hinzuziehbar sein müssen
• Lotsen sollten daher auch mit entsprechender Kommunikationstechnik ausgestattet sein

Lotsen

• Weitergabe von Richtungshinweisen und sonstigen Anweisungen an Besucher
• Ankündigung und Erklärung von Maßnahmen
• Kompetente Auskunft
• Beschilderung dient als wohl wichtigstes Instrument der Zuschauerorientierung auf dem Veranstaltungsgelände

Sichern

• im Fall von Evakuierungen oder Bereichen, die vor unbefugtem Zutritt gesichert werden sollen, könnten Lotsen die Ordnungsdienstmitarbeiter bei den Sicherungsmaßnahmen unterstützen
• hierzu müssen Verantwortlichkeiten, Befugnisse und Aufgaben klar kommuniziert werden
• durch eine geeignete Beschilderung können für Besucher unzugängliche Bereiche gekennzeichnet werden

Überwachen

• Lotsen sollten helfen die Gesamtsituation auf dem Veranstaltungsgelände mit zu überwachen und bei Problemen oder kritischen Situationen entsprechende Kontaktpersonen zu informieren
• die Überwachung kann auch durch Beobachtung, gezielte Befragungen oder Gespräche vollzogen werden