Grundlagen/Veranstaltungsphasen

Ideenphase

Ideenphase – Zu diesem Zeitpunkt hat der Veranstalter einer Großveranstaltung eine grobe Vorstellung seiner Projektidee. Er ist auf der suche nach Unterlagen, die ihn bei der Umsetzung seiner Idee unterstützen können. Anhand dieser spricht der Veranstalter mit möglichen Partnern und entwickelt ein passendes Konzept für die Umsetzung seiner Idee.

Planungsphase

Planungsphase – Diese Phase grenzt sich von der Ideenphase dadurch ab, dass die einzelnen Genehmigungsbehörden ins Spiel kommen. Der Veranstalter hat ein entsprechendes Veranstaltungskonzept entworfen und daraus resultierend ein Sicherheitskonzept entwickelt, welches die notwendigen Maßnahmen aufgrund der Risikoanalyse betrachtet. In gemeinsamen bzw. bilateralen Gesprächen mit den Genehmigungsbehörden werden diese erläutert. Die Genehmigungsbehörden geben eine entsprechende Stellungnahme hierzu ab, fordern Nachbesserungen oder erlegen Auflagen, die zur Genehmigung zu erfüllen sind. Die Planungsphase endet mit der Genehmigung der Veranstaltung durch die zuständige(n) Behörde(n).

Umsetzungsphase

Umsetzungsphase – Die Umsetzungsphase beginnt nach der Genehmigung der Veranstaltung. Sie beinhaltet die weitere Vorbereitung und Planung der Veranstaltung bis zu Beginn der Veranstaltung für die einzelnen Akteure. Entsprechend ihrer Zuständigkeiten ist der Umfang für die einzelnen Akteure sehr unterschiedlich. In der Umsetzungsphase können aufgrund von notwendigen Abweichungen vom Veranstaltungskonzept noch Änderungen im Sicherheitskonzept erfolgen. Sie dürfen allerdings nicht die grundsätzliche Genehmigung der Veranstaltung in Frage stellen. Die Planungen für die Veranstaltungen werden im Einzelnen konkretisiert, sofern es für die Genehmigung nicht bereits erforderlich war.

Durchführungsphase

Veranstaltungsphase – Die Veranstaltungsphase umfasst den Zeitraum der eigentlichen Veranstaltung. Sie beginnt und endet für die einzelnen Akteure zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Diese Zeitpunkte definieren sich durch die Berührung des entsprechenden Akteurs gemäß ihrer Zuständigkeit mit Punkten, die relevant für den Ablauf der Veranstaltung sind. So ist dies für die Bundespolizei schon die Abreise der Teilnehmer zum Zielbahnhof. Für den Veranstalter beginnt diese Phase zum Beispiel mit dem Aufbau des Veranstaltungsgeländes. Das Ende dieser Phase ist ebenfalls akteursspezifisch.

Nachbereitungsphase

Nachbereitungsphase – In der letzten Phase der Großveranstaltung wird der Ablauf des gesamten Prozesses von allen notwendigen Akteuren kritisch beleuchtet und eventuelle Fehler analysiert. Die Ergebnisse fließen dann bei anderen Veranstaltungen beziehungsweise bei Wiederholung dieser Veranstaltung in das neue Genehmigungsverfahren mit ein, so dass dies ein fortlaufender Optimierungsprozess ist.