Veranstaltungskonzept realisieren

Stand: final

Bearbeiter: Toni Eichler (US-IfM)

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Mit der Realisierung des Veranstaltungskonzeptes geht das Event in die „heiße Phase“ über. Es gilt nun, die während der Planungsphase in Absprache mit Behörden, BOS und Dienstleistern erstellten Konzepte in die Tat umzusetzen. Hierzu ist auch weiterhin ein reger Austausch erforderlich, etwa in Form von gemeinsamen Vor-Ort-Terminen, Telefonaten, Besprechungen usw. Auch in dieser Phase können interorganisational genutzte Software-Plattformen die Abstimmungsprozesse enorm vereinfachen und beschleunigen: Im Zuge der Geländebebauung besteht so beispielsweise die Möglichkeit, die einzelnen Bebauungsschritte mit entsprechenden Endgeräten (Smartphones, Tablets, etc.) zu dokumentieren und direkt ins System einzuspeisen. Sofern im Vorfeld verbindliche Dokumentationsrichtlinien vereinbart wurden, können Fortschritt und Ausführung der Umsetzung des Veranstaltungskonzeptes leichter verfolgt werden. Durch die auf diese Weise reduzierte Notwendigkeit von Vor-Ort-Terminen seitens der unterstützenden Behörden können konsekutive Arbeitsschritte schneller eingeleitet und die Umsetzung insgesamt beschleunigt werden. Die einzelnen Schritte der Konzeptrealisierung umfassen maßgeblich die Erschließung des Veranstaltungsgeländes sowie den Aufbau der für die Durchführung erforderlichen Infrastruktur. Dazu gehört auch die Organisation von Angebotsarten und Verkaufsstellen der Veranstaltungstickets. Für einen raschen Fortschritt dieser Prozesse ist vor allem eine enge Kooperation der Beteiligten aller Organisationen im o.g. Sinn erforderlich. Des Weiteren ist das in die Konzeptentwicklung eingegangene Programm zu finalisieren und im Zuge der nun einzuleitenden Marketingmaßnahmen zu veröffentlichen. Entlang dieser Schritte sollen folgend die für den Prozess der Konzeptrealisierung probaten Kommunikationsobligationen und –Möglichkeiten dargestellt werden.

Wer	Mit Wem	Was	Wie	Mit welchem Effekt
Veranstalter	Behörden BOS (Polizei Feuerwehr Rettungsdienst...)	Abstimmung, Beratung, Koordination	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	geteilte Informationen über Fortschritt und Ausführung der Umsetzungsarbeiten
Veranstalter	Dienstleister Eigenes Personal	Organisatorische Belange, Abstimmung, Koordination,	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	Koordination der Umsetzung des Veranstaltungskonzeptes

Gelände erschließen

Die Erschließung des Veranstaltungsgeländes ist der zentrale Teilprozess in der Realisierung des Veranstaltungskonzeptes. Neben den vorbereitenden Schritten der werden mit der Aufteilung des Geländes und dem Erstellen eines Geländeplanes zentrale Schritte für die Sicherheitsarchitektur der Veranstaltung eingeleitet. Es ist daher von größter Bedeutung, die im Folgenden näher ausgeführten Schritte in enger Abstimmung mit den zuständigen Behörden vorzunehmen und sich bei der Gestaltung des Geländeplanes an den geltenden Normen zu orientieren und sich ggf. von Fachkräften beraten zu lassen.

• wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste

Beschaffenheit prüfen

• erneute Kontrolle der in der Planungsphase festgestellten neuralgischen Punkte sowie Prüfung auf weitere potenzielle Problemstellen
• Prüfung auf wetterabhängige Problemstellen: Wind- und Überschwemmungsschutz etc.
• Erarbeitung von Kompensationsmöglichkeiten durch Sicherheitsinfrastruktur (Signaletik, Maßnahmen zur Besucherführung etc.) sowie allgemeine bauliche Maßnahmen gemeinsam mit Behördenvertretern und Sachverständigen

Umsetzung entsprechend der Genehmigung vorbereiten

• Organisation von Material und Personal entsprechend der Auflagen der Genehmigung

Geländeaufteilung festlegen

• Planung von:
  • Ein- und Ausgängen
  • Wegen
  • Fluchtwegen
  • Parkflächen
  • ggf. Campingplätzen
  • Standorten für:
    • Feuerwache, Sanitätsdienst, (mobile) Polizeiwache, Koordinierungskreis
    • Bühnen, Fahrgeschäfte, Festzelte
    • Ver- und Entsorgungsinfrastruktur (Verpflegungsstände, Grillplätze, sanitäre Anlagen)

Geländeplan erstellen

• Ausarbeitung und Erstellung eines Geländeplanes inklusive aller baulicher Maßnahmen

Infrastruktur aufbauen

• Koordination und Anleitung des Aufbaus der Veranstaltungsinfrastruktur durch zuständige Dienstleister sowie Veranstalter
• wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste

Einrichten von Versorgungsleistungen

• Aufbau von Ver- und Entsorgungsinfrastruktur (Verpflegungsstände, Grillplätze, sanitäre Anlagen) inklusive ausreichender Beschilderung

Zugänge schaffen

• Einrichtung von Ein- und Ausgängen, Anlieferzonen und Fluchtwegen sowie ausreichender Beschilderung

An- und Abreiseverkehr vorbereiten

• Einrichten von Parkflächen sowie Zu- und Abfahrtsmöglichkeiten inklusive Wegführung/Beschilderung

Technik aufbauen

• Aufbau von Bühnen sowie Licht- und Tontechnik (Rigging)
• Installation von Fahrgeschäften (ausreichende Stromversorgung etc.)

Unterkünfte einrichten

• Ausbau von Camping- und Stellflächen für Zelte, Kfz etc. und Installation entsprechender Wegführung/Beschilderung

Marketingmaßnahmen durchführen

• Orientierung an Marketingstrategien der Event-Praxis
• weitestmöglich offene und aktuelle Informierung der Besucher zu Begebenheiten, Entwicklungen, Vorhaben
• redundante Verweise auf möglicherweise vorhandene Sicherheitszertifikate von Veranstalter und/oder Veranstaltung
• Kontakte mit lokalen und überregionalen Medien, zur Sensibilisierung der Besucher gegenüber Sicherheitsthemen → Veranstaltungsinformationen immer auch Sicherheitsinformationen
• Profilierung als sicherheitsbewusster Veranstalter bzw. sicherheitsbewusste Veranstaltung auch gegenüber einer breiteren Öffentlichkeit
• Kontakt mit Stakeholdern, Unternehmen und Kommunen zur Organisation von Budgets, Incentives und sonstigen Hilfestellungen zur Förderung von Sicherheits-PR auf dem und um das Veranstaltungsgelände
• Customer-Relationship-Management (CRM), Corporate Identity und Merchandising als Instrumente für Sicherheitsbotschaften:
  • Veranstaltungsbezogene Audio- und Video-Botschaften mit Sicherheitsthemen kombinieren bzw. flankieren
  • Nutzung aller Möglichkeiten zur Inszenierung der temporären Veranstaltungsgemeinschaft als sicherheitsbewusste Gemeinschaft
• Einbindung von Besuchern durch (Gewinn-)Spiele mit Incentives (Social Media)
• wichtigste Medien: Social Media, TV, Radio, Print

Programm finalisieren und veröffentlichen

• als wichtiges Instrument zur Strukturierung der Veranstaltung ist das Programm gemeinsam mit Sicherheitsinformationen spätestens in der Umsetzungsphase zu finalisieren und veröffentlichen
• wichtigste Medien: Social Media, TV, Radio, Print

Anbieten und verkaufen

• Anwerben von Ver- und Entsorgungsdienstleistern (Verpflegung, sanitäre Anlagen, Merchandising etc.)
• Zuteilung von Standflächen
• Legen von Anschlüssen (Strom, Wasser)
• wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste

Interorganisational kooperien

• Schaffung idealer Bedingungen für Abstimmung des gemeinsamen Handelns aller beteiligten Akteure und Institutionen über Bedarf an und die Verfügbarkeit von Ressourcen (Material, Raum, Zeit, Ausführungsinstanzen)sowie aktuelle Informationen zum Stand der Umsetzung
• Etablierung von Kommunikationsroutinen (gefestigte Kenntnisse in der Benutzung der Kommunikationsinfrastruktur, geklärte Zuständigkeiten)
• wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste