Veranstaltungsbeschreibung

Einleitung

Eine Veranstaltungsbeschreibung ist die Grundlage eines Genehmigungsverfahrens und eines Sicherheitskonzeptes. Die Veranstaltungsbeschreibung ist das Ergebnis der Ideenphase und oftmals der erste Kontakt zwischen einem Veranstalter und einer Behörde – umso wichtiger, dass dieser Kontakt positiv ausfällt. Häufig besteht die Schwierigkeit, dass Veranstaltungsbeschreibungen zu einem Zeitpunkt geschrieben werden, zu dem noch nicht alle relevanten Daten über die Veranstaltung vorliegen – dennoch ist es wichtig, bereits zum Zeitpunkt der Beantragung möglichst viele relevante Informationen zusammenzutragen und diese dann später im Rahmen der Erstellung des Sicherheitskonzeptes zu ergänzen. Eine seriöse Beschreibung des geplanten Vorhabens kann helfen, den Kontakt zwischen Behörden und Veranstaltern von Anfang an auf eine gute Grundlage zu stellen. Um von Anfang an die für die Entscheidungsfindung notwendigen Informationen zu bekommen, haben sich viele Städte und Gemeinden entschieden, eigene Fragebögen zu entwerfen [1],[2],[3],[4], mit denen auch unerfahrene Veranstalter geleitet werden, um für das erste Zusammentreffen oder die grundlegende Stellungnahme zur Machbarkeit alle notwendigen Informationen bereitstellen zu können.

Inhalte der Veranstaltungsbeschreibung

Veranstaltungsbeschreibungen müssen für eine zielführende Kontaktaufnahme mindestens einige grundlegende Informationen zur geplanten Veranstaltung beinhalten:

• Art der Veranstaltung: inhaltliche Ausrichtung aber auch: erstmalig oder Wiederholung, evtl. im Rahmen einer Tour
• Datum und Dauer sowohl der Veranstaltung selbst als auch (zumindest ungefähr) Auf- und Abbauzeiten
• Veranstalter mit Referenzen
• Geplantes Veranstaltungsgelände mit Zu- und Abwegungen, sonstige genutzte Flächen (Parkplätze etc)
• Publikumsprofil: erwartete Teilnehmerzahl, Eintrittsprozedere (mit / ohne Eintritt), Zielgruppe (evtl. in Bezug auf bereits vorliegende Erfahrungen)
• Geplante Aufbauten (ungefähre Angaben, z.B. Anzahl Bühnen)
• Programm (sofern bekannt)
• Erfahrungen mit vorrangegangenen Veranstaltungen (sofern vorhanden)
• Besonderheiten (sofern bekannt)

Auch wenn sich der Veranstalter zu diesem frühen Zeitpunkt oftmals noch in der Ideenphase befindet und noch keine detaillierten Informationen vorliegen, sollten die erforderlichen Angaben dennoch so seriös und detailliert wie möglich sein. Gleichermaßen müssen die beteiligten Behörden akzeptieren, dass viele Informationen zu einem frühen Zeitpunkt noch nicht vorliegen (z.B. detaillierte Geländeplanung) oder noch nicht bekannt gegeben werden dürfen (z.B. Geheimhaltungsvereinbarung in Bezug auf den Headliner). Der Aufbau von Vertrauen zu diesem frühen Zeitpunkt ist von besonderer Bedeutung für die weitere Zusammenarbeit und sollte weder durch leichtfertige Versprechungen, bewusst falsche Angaben oder überzogene Anforderungen riskiert werden. Im Verlauf des weiteren Planungs- und Genehmigungsprozesses muss die Veranstaltungsbeschreibung kontinuierlich fortgeschrieben werden - relevante Informationen sollten immer unmittelbar an die Beteiligten gesteuert werden. Unter Umständen kann es nötig sein, die Veranstaltungsbeschreibung des Veranstalters durch Informationen der Behörden oder anderer relevant Beteiligter zu ergänzen. Die komplette Veranstaltungsbeschreibung ist später Teil des Sicherheitskonzeptes.

Lagepläne

Zu einer Veranstaltungsbeschreibung gehört immer auch ein Plan des Geländes und der genutzten Umgebungsflächen. Diese Karte sollte so detailliert wie möglich sein und – gerade außerhalb von innerstädtischen Flächen – auch Auskünfte über topographische Bedingungen geben. In den meisten Fällen sind für Veranstaltungsgelände Katasterpläne bei den jeweiligen Ämtern anfragbar. Die Bandbreite möglicher Pläne reicht von detaillierten CAD Pläne mit verschiedenen Ebenen und ein- bzw. ausblendbaren Informationen bis hin zur Variante „google maps mit eingezeichneten Vierecken“ - wichtig ist, dass ein der Komplexität der Veranstaltung und des Veranstaltungsgeländes angemessener Plan vorgelegt wird, der die notwendigen Informationen in Bezug auf die Sicherheitsplanung enthält. Wichtig ist hier der im Vorfeld hergestellte Konsens zwischen Veranstalter und Behörden über die notwendige Qualität des Planes. Je komplexer der Plan, desto wichtiger ist eine begleitende Legende, die auch dem ungeübten Planleser alle relevanten Informationen vermittelt. Im weiteren Verlauf der Planungsphase wird es notwendig, dass der Plan die Informationen aller Beteiligten zusammenfasst – das heißt, Wege und Aufbauten des Veranstalters genauso wie notwendige Umfahrungen und Aufstellflächen.

Ebenfalls kann es hilfreich sein, komplexe Veranstaltungsgelände von Anfang an in Zonen aufzuteilen – dieses auch für die Planung hilfreiche Vorgehen (abschnittsweise Betrachtung der Flächen) kann auch eine optische Erleichterung für den Umgang mit komplexen Planmaterialen sein.

Literatur

• [1] Feuerwehr Trier (2010): Veranstalter Fragebogen. Verfügbar unter [1] [07.04.2015]
• [2] Ordnungsamt Frankfurt am Main: Veranstaltungen anmelden. Verfügbar unter [2] [07.04.2015]
• [3] Ordnungsamt Dresden: Anliegen »Veranstaltung anmelden«. Verfügbar unter [3] [07.04.2015]
• [4] Stadt Velbert: Veranstaltungslotse – Ansprechpartner bei der Planung von Veranstaltungen. Verfügbar unter [4] [07.04.2015]

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Autorin: Sabine Funk (IBIT GmbH)