Infrastruktur und Logistik

Einleitung

Für die meisten Veranstaltungen muss zusätzliche Infrastruktur in das Veranstaltungsgelände eingebracht werden. Dies gilt nicht nur für Veranstaltungen „auf der grünen Wiese“, sondern für Veranstaltungen aller Art, in denen die vorhandenen Strukturen und Kapazitäten häufig ertüchtig und erhöht werden müssen. Der Ausfall einer temporären Infrastruktur kann dabei relevante Auswirkungen auf die Veranstaltung haben. Das Design, die sichere Montage, der Gebrauch und der Abbau sind daher wichtige Teile der Veranstaltungsplanung. Es muss sichergestellt werden, dass die Anforderungen und die örtlichen Gegebenheiten aufeinander abgestimmt sind. Oftmals kommt es zu konkurrierenden Zielen (z.B. Werbebanner vs. Windlast), die im Sinne aller Beteiligten aufgelöst werden müssen. Der Veranstalter trägt für die Infrastruktur seiner Veranstaltung die Auswahl- und die Fachverantwortung – in den meisten Fällen wird er diese auf geeignete Dienstleister übertragen. Auf- und Einbauten werden im Geländeplan festgehalten.

Bei der Auswahl der Infrastruktur können zahlreiche Faktoren eine Rolle spielen; hierzu gehören:

• Notwendigkeit (einer Einzäunung, einer redundanten Stromversorgung, besondere Bodenschutzmaßnahmen etc.)
• Voraussetzungen (Belastbarkeit des Bodens, Höhenbeschränkungen)
• Anspruchshaltung des Publikums
• Anspruch an die Optik
• Budget
• örtliche Gegebenheiten und Aufstellmöglichkeiten
• An- und Befahrbarkeit von Flächen
• Belange Dritter

Der Anspruch an notwendige Infrastruktur wird zum größten Teil in der Planungsphase identifiziert, kann aber auch bereits Gegenstand der Machbarkeitsstudie sein. Kommt es zum Einsatz umfangreicher Infrastrukturen kann es sinnvoll sein, den- oder diejenigen Dienstleister im Folgenden auch in die Sicherheitsbesprechungen miteinzubeziehen. Dies hat den Vorteil, dass der Dienstleister Erfahrungen aus vergleichbaren Veranstaltungen mit in die Planung einbringen kann oder dass von Seiten der Genehmigungsbehörden gestellte Anforderungen gleich fachkundig beantwortet bzw. sichergestellt werden. Besonders wichtig ist in dieser Phase bereits die Überprüfung der jeweiligen Anforderungen und Terminologien. Die Nutzung des Begriffs „Abschrankung“ oder "Absperrung" lässt den Einsatz eines leichten Fahrradgitters genauso zu wie die eines Mobilzaunes oder einer Bühnenabsperrung – ein frühzeitiger Abgleich sorgt dafür, dass Missverständnisse bis hin zum Versagen der Genehmigung entstehen. Kurzfristiger Änderungsbedarf schafft häufig Probleme nicht nur in Bezug auf die Beschaffung, sondern auch in Bezug auf den Aufbau (unter Zeitdruck, evtl. bereits mit Anwesenheit von Publikum)

Auswahl

Um die Stabilität und Funktionsfähigkeit einer Struktur während der Errichtung und Nutzung zu gewährleisten, müssen unter anderen folgende Fragen beantwortet werden:

• Gibt es genügend Informationen über die Tragfähigkeit des Bodens und der Bodenbeschaffenheit? Standorte, die zum Bespiel durch Überflutung oder langandauerndem regen instabil werden, brauchen immer zusätzliche Ressourcen, um die Stabilität und die Nutzbarkeit zu gewährleisten.
• Gibt es Informationen über die möglichen Auswirkungen der Geländehöhe und der vorherrschenden Winde
• Müssen Hochspannungsleitungen oder unterirdische Versorgungsleitungen berücksichtigt werden?
• Bestehen durch die Nähe der umliegenden Gebäude, Strukturen und Vegetation zusätzliche Risiken (z.B. Ausbreitung von Feuer?)
• Gibt es Beschränkungen für den Zugang (und Nutzung) Schwerlastgeräte, Generatoren etc. (Umwelteinflüsse, Wasserschutzzonen etc.)

Eine frühzeitige Einbindung der Genehmigungsbehörden in den Planungsprozess sorgt dafür, dass alle (orts-)relevanten Informationen rechtzeitig zur Verfügung stehen und die Planung an die bestehenden Bedingungen angepasst werden können.

Weitere Fragen müssen in Bezug auf den Nutzungszweck beantwortet werden:

• Werden zusätzliche (Wind-)Lasten an Strukturen angebracht (z.B. Sponsorenbanner)? Wenn ja, muss dies bei der Planung der Standsicherheit bereits in der Planungsphase berücksichtigt werden (hierzu empfiehlt es sich, dass das Aufhängen und Verteilen von Werbung, Bannern etc. von einer verantwortlichen Person / in einem „Bannerkonzept“ festgehalten werden – dies hilft, ungeprüfte Einbringung von Material zu verhindern).
• Können Stabilität und strukturelle Integrität (incl. der Auswirkungen dynamischer Belastung) jederzeit während der Errichtung, Benutzung und Abbau realisiert werden?
• Gehen von den verwendeten Materialien zusätzliche Gefährdungen aus (z.B. Brandschutz)
• Gehen von den Aufbauten Gefährdungen durch unbefugte Nutzung aus, bzw. „animieren“ die Aufbauten evtl. sogar für eine unbefugte Nutzung (z.B. Erklettern von Gerüsten zur besseren Sicht auf die Bühne)
• Entsprechen Anzahl und Ausgestaltung der Infrastrukturen den erforderlichen Kapazitäten (z.B. Anzahl der Einlassschleusen)
• Werden besondere Infrastrukturen aufgebaut (Sonderkonstruktionen), müssen die relevanten Informationen zur Überprüfung der sicheren Aufstellung / des sicheren Aufbaus rechtzeitig zur Verfügung stehen, ggf. müssen die Strukturen von einem Sachverständigen überprüft werden.

Dienstleister

In den meisten Fällen wird der Veranstalter Dienstleister mit der Lieferung und der Aufstellung bzw. dem Abbau der Infrastrukturen beauftragen. Für nahezu jeden Bereich der Veranstaltungsinfrastruktur gibt es zahlreiche Anbieter, die sich zum Teil wesentlich in Bezug auf Professionalität, Dienstleistungsbereitschaft und natürlich auch Preis unterscheiden. Der Veranstalter hat die Auswahlverantwortung für die von ihm eingesetzten Dienstleister und sollte mindestens auf die folgende Punkte achten:

• Arbeitet der Dienstleister mit festem Personal bzw. kennt das Personal das Material?
• Werden die geltenden Vorgaben des Gesundheitsschutzes und der Arbeitssicherheit eingehalten?
• Ist der Dienstleister in der Lage, auch kurzfristig auf veränderte Anforderungen zu reagieren?

Anforderungen werden bereits in der Ausschreibung formuliert und im Rahmen der Vertragsvergabe festgeschrieben. Es empfiehlt sich, bei Übergabe der Infrastruktur eine Errichterbescheinigung analog DIN 15750 einzuholen, in der der Dienstleister bestätigt, dass

• Vorgaben des Gesundheitsschutzes und der Arbeitssicherheit bei Auf- und Abbau eingehalten werden
• Die Struktur nach den geltenden Regeln der Technik aufgebaut wurde
• Notwendiges Fachpersonal mit den entsprechenden Kompetenzen (und Nachweisen) eingesetzt wurde (z.B. Rigger, Staplerfahrer)
• Die Infrastruktur nutzungsbereit übergeben wird (evtl. mit notwendigen Zusatzinformationen und / oder Unterweisungen)

Aspekte des Gesundheitsschutzes und der Arbeitssicherheit

Beim Auf- und Abbau von Infrastrukturen gelten insbesondere folgende Gefährdungsfaktoren

• Arbeiten in großer Höhe
• Transport
• manuelle Handhabung
• Ausrutschen und Stolpern
• Strom und Feuer
• Be- und Entladevorgänge
• Hebevorgänge
• Verwendung von Maschinen und Werkzeugen
• mehrere gleichzeitige Aktivitäten vor Ort

Im Rahmen der Veranstaltungsplanung muss sichergestellt werden, dass für den Aufbau der Infrastrukturen ausreichend Zeit und ggfs. andere Ressourcen zur Verfügung stehen. Der vereinbarte Auf- und Abbauplan sollte dabei flexibel genug sein, um mit Verzögerungen umzugehen, z.B. schlechtes Wetter, ohne dass sich dies nachteilig auf die Sicherheit auswirkt. Insbesondere müssen auch Abläufe aufeinander abgestimmt werden, um das gegenseitige Blockieren aber auch eine gegenseitige Gefährdung unterschiedlicher Dienstleister zu verhindern. Auch bei ordnungsgemäßem Aufbau kann es passieren, dass durch unvorhergesehene Entwicklungen im Laufe der Veranstaltungen Situationen entstehen, in denen Infrastrukturen über das vorgesehen Maß hinaus belastet werden. Der Veranstalter muss sicherstellen, dass ausreichende Ressourcen vorhanden sein, auf solche Entwicklungen zu reagieren (z.B. Abbau von Abschrankungen, Herunterfahren von Bühnendächern etc.).

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Autorin: Sabine Funk, IBIT GmbH