Umsetzung unterstützen

Der Prozess der Unterstützung der Umsetzung bezieht sich insbesondere auf die im Umsetzungsprozess tätigen BOS und Verwaltungsstrukturen sowie den öffentlichen Nahverkehr. Die Akteure sollten die von dem Veranstalter zur Verfügung gestellten Informationen intern an die relevanten Stellen weitergeben sowie interorganisationale Absprachen bei überschneidenden Themenbereichen treffen. Dabei können bei verschiedenen Themen unterschiedliche Medien genutzt werden, mit denen verschiedene Ziele verfolgt werden können, wie die folgende Tabelle zeigt:

Wer	Mit Wem	Was	Wie	Mit welchem Effekt
BOS (Polizei Feuerwehr Rettungsdienst...)	BOS (Polizei Feuerwehr Rettungsdienst...) ÖPNV Veranstalter Verwaltungsbehörden	Abstimmung, Koordination, Planung, (Lage-)Informationen, Risikoeinschätzung	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine, Soft- und Hardwarelösungen Medien Face-to-Face-Kommunikation, Telefon, E-Mail, Software-Plattformen, Protokolle, Akten	geteilte, aktuelle Lageinformation, Kenntnis über den Stand der Vorbereitungen der eigenen und fremden Organisation, Kenntnis über die Vorhaben und Maßnahmen während der Veranstaltung, Bestimmung von z.B. Verantwortlichkeiten, Kommunikationskanälen, -schnittstellen und -zeitpunkten
Veranstalter	Dienstleister Eigenes Personal Ordnungsdienst Brandsicherheitswache Sanitätsdienst	Organisatorische Belange, Informationen zur Veranstaltungsordnung, Koordination, (Lage-)Informationen	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine, Soft- und Hardwarelösungen Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Funk, Durchsagen, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	geteilte, aktuelle Lageinformation, Gewährleistung des Veranstaltungsablaufs, effiziente Koordination von Arbeitskräften
Veranstalter	Besucher	Identitätsmanagement, Informationen zur Veranstaltungsordnung, Mood-management	Maßnahmen Events & Aktionen, Merchandising, Durchsagen, Befragungen, Studien, Beacons Medien Print, TV, Radio, Social Media, Blogs, Foren, E-Mail, Megafon, Apps, SMS, Beschilderung, Banner, Flyer, Videowalls	informierte Besucher mit erhöhter Selbstkompetenz, Sicherstellung eines geregelten Veranstaltungsablaufs

Aufrechterhalten öffentlicher Ordnung

• Polizei und Ordnungsamt sind weiterhin verantwortlich für die Aufrechterhaltung der öffentlichen Ordnung in dieser Phase
• Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben müssen ihre Bedarfe und Anforderungen für die Veranstaltungsdurchführung klären und an die anderen Akteure weitergeben

Administrieren von Vereinbarungen

• Entscheidungen sind nachvollziehbar zu protokollieren
• Vereinbarungen und Entscheidungen die interne Stellen oder auch andere Akteure betreffen sind an diese weiterzugeben

Lage konstruieren

• in Vorbereitung auf die Veranstaltung sind vorhandene Informationen zu aggregieren, Neue zu beschaffen (z.B. Veranstaltungsdauer, Höhepunkte, Publikumsstruktur etc.) und diese sowohl innerhalb der Organisation als auch mit den anderen Akteuren auszutauschen
• auf den Informationen aufbauend können sich entsprechende Abteilungen (z.B. die Leitstelle oder die Mitglieder einer Koordinierungsgruppe (vgl. in Nordrhein-Westfalen)) auf die Veranstaltung vorbereiten
• weiterhin sind mit Beteiligten z.B. auch die Standorte der Polizei und Feuerwehr sowie des Sanitätsdienstes auf dem Veranstaltungsgelände abzustimmen
• daran angepasst sind auch gemeinsame Kommunikationsmedien, -inhalte, -zeitpunkte und -verantwortlichkeiten zu definieren

Interorganisational kooperieren

• die Akteure sollten überschneidende Entscheidungen gemeinsam treffen
• die Entscheidungen sollten auch den anderen Akteuren transparent gemacht werden
• Kommunikationswege und -schnittstellen sind abzustimmen

Verkehrslenkung vorbereiten

• Vorbereitung der An- und Abfahrten von PKWs sowie der parkenden Fahrzeuge
• Anreise mit Fernbus, Bahn und ÖPNV planen und abstimmen
• mögliche Verkehrsänderungen berücksichtigen und vorbereiten (z.B. durch ausreichende und frühzeitige Beschilderung)

Personal planen

• die Akteure müssen für alle Phasen der Veranstaltung ausreichend Personal bereithalten
• das Personal muss frühzeitig auf die Veranstaltung vorbereitet werden (z.B. Publikumsstruktur, Veranstaltungsdauer, Abbruchsignale, Verhaltensweisen, weitere Ansprechpartner etc.)
• Kommunikationswege, -mittel und -verantwortlichkeiten müssen geklärt und den Mitarbeitern bekannt gemacht werden