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Veranstaltungskonzept konkretisieren: Unterschied zwischen den Versionen
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Aktuelle Version vom 21. Juni 2015, 18:29 Uhr
Der Veranstalter hat im Rahmen der Konkretisierung des Veranstaltungskonzeptes diverse kommunikative Aufgaben wahrzunehmen. Hierzu zählen neben der Suche von Finanzierungsmöglichkeiten in Absprache mit potenziellen Geldgebern (bspw. Sponsoringverträge) das Festlegen des Programmes bzw. der Attraktionen in Abstimmung mit Künstlern (Konzert- bzw. Aufführungsvertrag) und Schaustellern. Auch die Bestimmung des Veranstaltungsortes (Locationvertrag) gemeinsam mit den zuständigen Behörden sowie die Vorplanung von Zahl, Art und Positionierung der Gelände-Infrastrukturen in Kooperation mit den Dienstleistern sind essenzielle Schritte zur Konkretisierung und Konsolidierung des Veranstaltungskonzeptes.[1] Die kommunikativen Prozesse in diesem Kontext bestehen somit überwiegend aus Abstimmungs- und Verhandlungsvorgängen, die am effizientesten via F2F-Kommunikation, Telefon, E-Mail sowie Schriftverkehr abgewickelt werden können. Insbesondere Software-Plattformen[2] können für die Planungskommunikation allerdings eine große Bereicherung sein. Alle Beteiligten haben so auf den aktuellen Stand der Planungen Zugriff und können ihn nach Erforderlichkeit bearbeiten. Änderungen sind unmittelbar sicht- sowie kommentierbar und können sofern erforderlich wiederum editiert werden. Die oben skizzierten Aufgaben des Veranstalters in der Planungsphase sollen im weiteren Verlauf für eine strukturierte Darstellung der jeweiligen Kommunikationsobligationen und -Möglichkeiten als Orientierungspunkte dienen.
| Wer | Mit Wem | Was | Wie | Mit welchem Effekt |
|---|---|---|---|---|
| Veranstalter | Behörden BOS (Polizei Feuerwehr Rettungsdienst...) |
Abstimmung, Koordination, Planung, Risikoeinschätzung | Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste |
Konkretisierung und Konsolidierung des Veranstaltungskonzeptes |
| Veranstalter | Sponsoren Dienstleister Eigenes Personal |
Einwerbung von Sponsorengeldern, Organisatorische Belange, Informationen zur Veranstaltungsordnung, Koordination, | Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste |
Konkretisierung und Konsolidierung des Veranstaltungskonzeptes, Sicherung der Finanzierung |
Sponsoren suchen / Finanzierung planen
- Kontakte zu Sponsoren und Banken suchen und konsolidieren
- Finanzplan entwickeln
- Budget sichern, ggf. Sponsoringvertrag abschließen [3]
- enge Zusammenarbeit mit eigener Buchhaltung etablieren
- Kostenvoranschläge von Dienstleistern einholen
- Gagen und Mieten anfragen
- Kostenplan entwickeln
- wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste
Programm / Attraktionen festlegen
- Künstler/Fahrgeschäfte/sonstige Attraktionen buchen, Konzert- bzw. Aufführungsverträge abschließen [4]
- Programm entwickeln
- wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation
Veranstaltungsort festlegen
- geeignete Lokalitäten suchen
- Eignung vor Ort überprüfen, potenziell neuralgische Punkte identifizieren und Kompensationsmöglichkeiten prüfen
- behördliche Genehmigung einholen[5]: die für eine erleichtertes Genehmigungsverfahren empfohlenen Software-Plattformen können und sollten auch für behördliche Dialoge zur Abstimmung von Lokalität, Zeit und anderen Fragen genutzt werden
- Nutzung anfragen und buchen, Locationvertrag abschließen [6]
- wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen
Erste Infrastrukturen und Dienstleistungen vorplanen
- Bedarfsermittlung von Versorgungsinfrastruktur gemeinsam mit Experten
- Dialog mit Dienstleistern, Schaustellern etc. zur Planung von Geländeaufteilung und Positionierung
- Identifikation potenziell neuralgischer Punkte in Abhängigkeit von Veranstaltungszeit- und Dauer, zu erwartendem Wetter, Besucheraufkommen und -Zusammensetzung etc.
- wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen
Konzept festlegen
- Aggregation der Ergebnisse und Erkenntnisse aus den durchlaufenen Prozessen zu einer finalen Version des Veranstaltungskonzeptes
- Prüfung des Konzeptes durch alle Beteiligten
- wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen
Einzelnachweise
- ↑ für die in diesem Zusammenhang relevanten, eventrechtlichen Fragestellungen siehe z. B. Kitzberger, R.: Eventrecht, in: Dannhäuser, R., Hrsg., Eventkommunikation. Stuttgart: Deutscher Sparkassen Verlag 2008, S. 43-76. und Klein, C.: Eventmanagement in der Praxis. Bonn: interna 2008.
- ↑ vgl. http://www.uni-siegen.de/fb5/wirtschaftsinformatik/paper/2013/crisisprevention2013_sicherheitsarena.pdf
- ↑ vgl. Kitzberger, R.: Sponsoringvertrag, in: Dannhäuser, R., Hrsg., Eventkommunikation. Stuttgart: Deutscher Sparkassen Verlag 2008, S. 54.
- ↑ vgl. Kitzberger, R.: Konzertvertrag (Aufführungsvertrag), in: Dannhäuser, R., Hrsg., Eventkommunikation. Stuttgart: Deutscher Sparkassen Verlag 2008, S. 51 f.
- ↑ vgl. Kitzberger, R.: Event und behördliche Genehmigungen, in: Dannhäuser, R., Hrsg., Eventkommunikation. Stuttgart: Deutscher Sparkassen Verlag 2008, S. 71 f.
- ↑ vgl. Kitzberger, R.: Locationvertrag, in: Dannhäuser, R., Hrsg., Eventkommunikation. Stuttgart: Deutscher Sparkassen Verlag 2008, S. 53.
Autor: Toni Eichler (Universität Siegen)