Sicherheitsbausteine/Interorganisationale Zusammenarbeit/Sicherheits- und Koordinierungskreis

Begrifflichkeiten und Aufgaben

Koordinierende Stelle / Federführende Stelle – Ansprechpartner für den Veranstalter in der Planungsphase, koordiniert den Genehmigungsprozess auf Seiten der Behörden und sorgt für die Einbindung der entsprechenden Fachbehörden (z.B. Ordnungsbehörde) und Träger öffentlicher Belange (z.B. Verkehrsbetriebe). Sie kann, muss aber nicht zwangsweise die Erlaubnisbehörde sein.

Sicherheitskreis – Arbeitsgremium des Veranstalters sowie seiner wesentlichen Dienstleister auf der Veranstaltung. Dieser kann dauerhaft, turnusmäßig oder anlassbezogen einberufen werden und entscheidet unterhalb einer Schwelle, ab der behördliche Beteiligung oder ein behördliches Eingreifen erforderlich werden. Zu den Aufgaben zählen, neben anderen, regelmäßig folgende:

• operative Führung aller Maßnahmen seitens des Veranstalters ab Veranstaltungsbeginn
• Koordination von internen und externen Maßnahmen
• abgestimmte Pressearbeit
• Information der Besucher und Mitwirkenden
• Information der Sicherheits- und Fachbehörden
• Informationsaustausch (und auch Abgleich der Informationen) vor Beginn der Veranstaltung.

Innerhalb dieses Gremiums müssen ständige Erreichbarkeiten festgelegt werden.

Koordinierungskreis (Planung) – Zusammenschluss von Vertretern der am Genehmigungsprozess beteiligten Behörden, um gemeinsam mit dem Veranstalter die Durchführung der Veranstaltung zu erreichen. Der Kreis wird durch die Koordinierende Stelle / Federführende Stelle zusammengesetzt und für die jeweilige Veranstaltung benannt sowie eingeladen. Der Koordinierungskreis ist bis zur Freigabe der Veranstaltung für die Publikumsnutzung in der Durchführungsphase zuständig. Durch die notwendigen Mitglieder des Kreises erfolgt eine Kontrolle der Auflagen vor Ort. Die genehmigende Behörde trägt die Verantwortung für die getroffenen Entscheidungen.

Koordinierungskreis (Durchführung) – Entscheidungsstelle in der Durchführungsphase der Veranstaltung nach der erfolgten Freigabe durch die Genehmigungsbehörde. Die Verantwortung und Leitung liegt beim Veranstalter. Relevante Behörden sind als Berater anwesend. Die Zusammensetzung und Tagungshäufigkeit variiert zwischen ein- bis mehrmals täglich und dauerhaft entsprechend der Anforderungen und der Betriebsart. Die Mitglieder dieses Kreises sollten für einen effektiven Informationsfluss eine größtmögliche persönliche Übereinstimmung mit dem Koordinierungskreis (Planung) haben, sofern die Institution in beiden Kreisen vertreten ist. Andernfalls ist ein entsprechender Informationsaustausch zu gewährleisten.

Krisenstab – Umwandlung des Koordinierungskreises im Krisen- / Schadensfall auf der Veranstaltung; Übernahme der Verantwortung und Leitung durch die zuständige Ordnung- und Sicherheitsbehörde.

Ausprägung der interorganisationalen Zusammenarbeit

Ideenphase

Um die Machbarkeit der angedachten Veranstaltung abzuklären ist es empfehlenswert, dass der Veranstalter Genehmigungsbehörde, Brandschutzdienststelle und Polizei frühestmöglich einbindet. Hierfür sollte eine möglichst konkrete Skizze der Veranstaltungsidee vorgelegt werden, aus der mindestens die Art und die geplante Größe der Veranstaltung hervorgehen muss.

Planungsphase / Umsetzungsphase

Veranstalter

• zeigt die Veranstaltung bei der Genehmigungsbehörde / Erlaubnisbehörde an

Genehmigungsbehörde / Erlaubnisbehörde

• kontaktiert falls nötig alle relevanten Behörden und Trägeröffentlicher Belange sowie sonstige Akteure für die Bildung eines Koordinierungskreises
• erstellt einen Genehmigungs-/Erlaubnisbescheid, gegebenenfalls mit Auflagen
• gibt die Veranstaltung nach erfolgter Abnahme am Veranstaltungstag frei. Bei der Abnahme sollten alle relevanten Behörden und Dienstleister dabei sein.

Koordinierungskreis (Planung) begleitet die gesamte Planungsphase. In diesem Kreis sollten Verantwortliche bzw. Vertreter (mit Entscheidungsbefugnis) folgender Akteure mitarbeiten:

• Veranstalter (Veranstaltungsplanung, Erstellung und Fortschreibung des Sicherheitskonzepts)
• Betreiber der Versammlungsstätte
• Koordinierende Stelle / Federführende Stelle (Federführung bei der Zusammenführung verschiedener einzuholender Genehmigungen, Beratung, Prüfung, Formulierung von Auflagen)
• Brandschutzdienststelle (Beratung, Prüfung, Formulierung von Auflagen)
• Feuerwehr (Beratung, Einsatzplanung, Einbindung der KatS-Einheiten)
• Polizeibehörde / Dienststelle [Bundespolizei] (Beratung, Prüfung, Formulierung von Auflagen)
• Verkehrsbetriebe (Beratung, Organisation der Veranstaltungsverkehre)
• Sanitätsdienst (Beratung, Erstellung des Sanitätsdienstkonzeptes)
• Träger des öffentlichen Rettungsdienstes (Beratung)
• Weitere Fachbehörden [z.B. Umwelt, Gesundheit, …] (Beratung, Prüfung, Formulierung von Auflagen)

Durchführungsphase

Der Koordinierungskreis (Durchführung) trifft sich im Regelfall ein bis zweimal am Tag sowie im Ereignisfall, dauerhaft bei speziellen Lagen und während kritischer Phasen. Die Mitglieder dieses Kreises sollten eine größtmögliche persönliche Übereinstimmung mit dem Koordinierungskreis (Planung) haben, die finale Zusammensetzung des Koordinierungskreises sollte jedoch nach dem Prinzip „so viele wie nötig, so wenig wie möglich“ erfolgen: Nur qualifizierte und entscheidungsbefugte Personen, die konstruktiv an Problemstellungen mitarbeiten können, sollen in diesem Kreis vertreten sein. Es kann daher notwendig sein, dass Mitglieder des Sicherheitskreises nicht automatisch Mitglieder des Koordinierungskreises sind. In dieser Gruppe sollten Verantwortliche bzw. Vertreter (mit Handlungsvollmacht) der folgenden Organisationen mitarbeiten. Die originären Zuständigkeiten bleiben erhalten. Über ihre eigentlichen Aufgaben hinaus wird ihre Rolle in diesem Kreis in Klammern aufgeführt:

• Veranstalter (Federführung)
• Ordnungsdienst (Beratung)
• Betreiber der Versammlungsstätte (Beratung)
• Koordinierende Stelle / Federführende Stelle (Prüfung und Abnahme, Beratung)
• Ordnungs-/Sicherheitsbehörde
• Genehmigungsbehörde
• Brandschutzdienststelle (Prüfung und Abnahme, Beratung)
• Feuerwehr (Beratung)
• Katastrophenschutzbehörde
• Polizeibehörde/Dienststelle [Bundespolizei] (Prüfung und Abnahme, Beratung)
• Verkehrsbetriebe (Beratung)
• Sanitätsdienst (Beratung)
• Träger des öffentlichen Rettungsdienstes (Beratung)
• Weitere Fachbehörden [z.B. Umwelt, Gesundheit, Jugend] (Prüfung und Abnahme, Beratung)

Die Sicherheitsbehörden (i. d. R. Polizei, Feuerwehr, Rettungsdienst, Ordnungsamt) können, wenn es die Lage erfordert, die Führung des Koordinierungskreises übernehmen. Sie handeln dann auf ihrer jeweils zutreffenden Gesetzesgrundlage (Feuerwehr-, Rettungsdienst-, Polizeiaufgaben- oder Katastrophenschutzgesetz) .

Durch die interorganisationale Zusammenarbeit sollen die Schaffung eines gemeinsamen Lagebildes und die Beratung in Bezug auf die Auswertung zur Verfügung stehender Informationen sowie auf zu treffenden Maßnahmen erleichtert werden. Zu den konkreten Aufgaben des Koordinierungskreises zählen, neben anderen, regelmäßig folgende:

• Informationsaustausch (und auch Abgleich der Informationen, z. B. bzgl. der Erreichbarkeiten) vor Beginn der Veranstaltung. Dies geschieht in einer sogenannten „Kalten Lage“ (der „IST-Zustand“ der Veranstaltung), die der Veranstalter durchführt und die auch dem Kennenlernen der jeweiligen Entscheidungsträger und dem Treffen von Absprachen für den Ernstfall dient.

Während der laufenden Veranstaltung kann es sinnvoll und/oder notwendig sein, weitere (regelmäßige) Lagebesprechungen anzusetzen. Bei längeren Veranstaltungen sollte zumindest täglich eine Besprechung durchgeführt werden.

• operative Führung aller Maßnahmen im Falle eines abstimmungsbedürftigen Veranstaltungsereignisses unter Beachtung der Zuständigkeiten der polizeilichen und nichtpolizeilichen Gefahrenabwehr
• Koordination von internen und externen Maßnahmen seitens des Veranstalters im Falle eines abstimmungsbedürftigen Veranstaltungsereignisses bis zur Übernahme durch die jeweilig zuständige Einsatzleitung von Feuerwehr, Rettungsdienst oder Polizei, d.h. es werden bei einer Abweichung vom Regelbetrieb vor Eintritt eines Krisenfalles mit oder ohne Schadensfall bis zum Eintreffen der jeweilig zuständigen Einsatzleitung von Feuerwehr, Rettungsdienst oder Polizei Entscheidungen getroffen und die resultierenden, lagebezogenen Maßnahmen eingeleitet und kontrolliert. Nach Etablierung der jeweiligen Einsatzleitung werden vom Koordinierungskreis die von der jeweiligen Einsatzleitung angeordneten Maßnahmen zur Umsetzung vor Ort weitergeben und deren Vollzug zurückgemeldet. Der Koordinierungskreis unterstützt und berät die Einsatzleitung.
• Information der Besucher und Mitwirkenden

Nachbereitungsphase

Aufgaben sind die Auswertung und Dokumentation der Veranstaltungsablaufs und Erarbeitung von Lösungsvorschlägen für zukünftige Veranstaltungen. Die einzelnen Akteure führen intern eine eigenständige Auswertung durch und spiegeln das Ergebnis zu den anderen Akteuren. In einer gemeinsamen Abschlussbesprechung schildern die beteiligten Akteure die durchgeführten Tätigkeiten und weisen dabei auf positive Aspekte und Mängel ihrer jeweiligen Tätigkeitsfelder hin. An der Nachbesprechung sollten teilnehmen:

• Koordinierende Stelle / Federführende Stelle (Federführung)
• Veranstalter
• Brandschutzdienststelle
• Feuerwehr
• Polizeibehörde/Dienststelle [Bundespolizei]
• Weitere Fachbehörden [z.B. Umwelt, Gesundheit, …]
• Betreiber der Versammlungsstätte
• Verkehrsbetriebe
• Sanitätsdienst
• Ordnungsdienst
• Träger des öffentlichen Rettungsdienstes
• Katastrophenschutzbehörde

Wichtige Aspekte für alle Phasen

Für alle Phasen muss mit einer maximalen personelle Kontinuität geplant werden. Die einzelnen Rollen müssen klar definiert werden, dazu gehören auch definierte Aufgaben- sowie Entscheidungs- und Verantwortungsbereiche. Für diese muss die jeweilige Person mit Handlungsvollmachten ausgestattet sein. Ist die Kommune Veranstalter oder hat die Veranstaltung eine hohe politische Priorität, so muss eine klare Trennung zwischen Genehmigungs- und Veranstaltungsverantwortlichkeiten gewährleistet sein. Die Maßnahmen der einzelnen Phasen müssen regelmäßig geübt werden.

Empfehlungen für die Zusammenarbeit

während der Planungs- und Umsetzungsphase

Regelungen zum Informationsmanagement zur Planung und Umsetzung müssen festlegt werden. Die Zusammenarbeit im Koordinierungskreis sollte anhand der Szenarien aus dem Sicherheitskonzept geübt, bzw. besprochen werden. Zusätzlich zu schon erfolgten Absprachen ist auch während der Durchführungsphase festzulegen, wer der jeweilige Entscheidungsträger ist.

Eine Orientierung kann anhand folgender Liste geschehen:

• Standardszenarien:
• Wetter
  • Bedrohungen von außen (Anschlagsdrohung etc.)
  • Zuschauerverhalten (Überklettern von Absperrungen etc.)
  • Sanitäts- und rettungsdienstliche Ereignisse
  • Technische Störungen
  • Brandgefahren
  • Störungen der Infrastruktur innerhalb/außerhalb der Veranstaltung inklusive Verkehrswege
  • Veranstaltungsabbruch allgemein
  • Spezifische Gefährdungen, die sich aus den örtlichen Gegebenheiten oder dem Veranstaltungsablauf ergeben.
• Besondere Gefährdungsfaktoren nach Veranstaltungstyp:
  • Besondere politische Lage
  • Gegenveranstaltungen
  • Besucherstruktur
    • Altersgruppen
    • Familien
    • National/International
    • Besondere Personengruppen
  • Gewaltpotential (Pyrotechnik, Vandalismus)

Es sollten beispielhafte Ereignisse während der Durchführungsphase festgelegt werden, die in jedem Fall zur Einberufung führen.

während der Durchführungsphase

Jeder Beteiligte muss die Möglichkeit haben, den Koordinierungskreis einzuberufen. Die Erreichbarkeit der einzelnen Mitglieder sollte über zwei voneinander unabhängige Wege (z.B. Festnetztelefon und Funkgerät) dauerhaft sichergestellt sein. Das Zusammentreffen der Mitglieder des Sicherheitskreises sollte innerhalb einer möglichst kurzen, im Vorfeld abgestimmten Zeit gewährleistet sein. In regelmäßigen Abständen sollen alle Teilnehmer des Koordinierungskreises auf einen einheitlichen Wissensstand gebracht werden, hier bieten sich Besprechungen analog der Lagebesprechungen der BOS an. Der Kommunikationsplan der Veranstaltung soll vor Veranstaltungsbeginn überprüft werden. Ein fest benannter, gut erreichbarer und wetterunabhängiger Treffpunkt / Räumlichkeit mit Kommunikationsausstattung soll sichergestellt werden. Dieser soll so gewählt werden, dass ein möglichst guter Überblick über die Veranstaltung erreicht werden kann.

im Übergang zum koordinierungsbedürftigen Ereignis / Krisenfall / Schadenfall

Nach dem Eintreffen der Einsatzkräfte unterstützt der Koordinierungskreis diese bei der Umsetzung der notwendigen Maßnahmen, soweit dies erforderlich ist. Der Koordinierungskreis ist dabei die Schnittstelle zwischen den externen Einsatzkräften und dem Veranstalter und wird über die Lageentwicklung fortlaufend informiert. Der Veranstalter fungiert als (Fach-) Berater der zuständigen Behörde und unterstützt bei der Bewältigung der entsprechenden Lage. Die veranstaltungsbezogenen Kreise bleiben bestehen. Es greifen die im Sicherheitskonzept beschriebenen Szenarien beziehungsweise die Gefahrenabwehrpläne der zuständigen Behörden werden umgesetzt. In Abhängigkeit des Ereignisses werden Einsatzstäbe / Örtliche Einsatzleitungen (Polizei, Feuerwehr, Rettungsdienst) neben dem Krisenstab des Landkreises gemäß Landeskatastrophenschutzgesetz eingerichtet. Diese Führungsstrukturen müssen aufruffähig hinterlegt sein. Die Aufgabe des Krisenstabes als kommunales Gremium der Gefahrenabwehr ist es, den Einsatzleiter bei der Beurteilung und Abarbeitung der Lage zu unterstützen und zu beraten.

Die Abarbeitung des Krisenfalls erfolgt gemäß den Gefahrenabwehrplänen des Kreises / der Kommune. Die zuständige Behörde ist weisungsbefugt, der Veranstalter bleibt jedoch weiterhin entscheidungsbefugt und für die Veranstaltung verantwortlich. Er fungiert als (Fach-) Berater der zuständigen Behörden und ist verpflichtet diese bei der Bewältigung der entsprechenden Lage zu unterstützen. Eine Abstimmung mit der jeweiligen Einsatzleitung der Gefahrenabwehr ist notwendig, um die veranstaltungsbezogenen Maßnahmen durchführen zu können. Die Verantwortung für die Umsetzung der Maßnahmen, inklusive der Rückführung der Veranstaltung in den Regelbetrieb oder den Veranstaltungsabbruch, liegen weiterhin beim Veranstalter.

Zwischen dem Krisenstab der Gefahrenabwehr, den Örtlichen Einsatzleitungen und dem Koordinierungskreis sollten Verbindungsbeamte ausgetauscht werden. Die Arbeitsfähigkeit der entsprechenden Gremien ist daher sicherzustellen und ausreichend qualifiziertes Personal einzuplanen.

Wird durch den Hauptverwaltungsbeamten der Katastrophenzustand (bzw. die Großschadenlage) festgestellt, ändert sich hinsichtlich der Beteiligung des Krisenstabes sowie des Koordinierungskreises grundlegend nichts. Jedoch kann der Veranstalter neben dem jeweils gültigen Feuerwehrgesetz auch auf Grundlage des Katastrophenschutzgesetzes zur personellen und materiellen Unterstützung der Gefahrenabwehr zwangsverpflichtet werden.

Struktur von Sicherheitskreis, Koordinierungskreis und Krisenstab

Im Rahmen der Durchführungsphase kann es lageabhängig notwendig werden, dass die einzelnen Gremien parallel oder in einer anderen Betriebsart arbeiten.

Um den Übergang zu formalisieren, bietet sich folgendes Ampelsystem zur Bewertung der Schwere der Gefahrenlage an:

• Betriebsart Regelbetrieb (Ampelphase: grün)
• Betriebsart Abstimmungsbedürftiges Veranstaltungsereignis im Regelbetrieb (Ampelphase: gelb)
• Betriebsart Krisenfall / Schadenfall (Ampelphase: rot)

Darstellung der Zusammenarbeit

Anders als in Unternehmen und Institutionen lassen sich Kooperationsstrukturen aus dem Veranstaltungskontext nicht hinreichend durch Organigramme darstellen, nicht zuletzt aufgrund fehlender Weisungsbefugnisse der Akteure untereinander.

Die grafische Darstellung im Vorfeld abgestimmter Zuständigkeiten und Kommunikationswege ist aber dennoch empfehlenswert, um einen vereinfachten Überblick für alle Akteure zu ermöglichen.