Sicherheits- und Koordinierungskreis

Begrifflichkeiten und Aufgaben

Einheitlicher Ansprechpartner (E.A.) – Ansprechpartner für den Veranstalter in der Planungsphase, koordiniert den Genehmigungsprozess auf Seiten der Behörden und sorgt für die Einbindung der entsprechenden Fachbehörden (z.B. Ordnungsbehörde) und Träger öffentlicher Belange (z.B. Verkehrsbetriebe). Er kann, muss aber nicht zwangsweise die Erlaubnisbehörde sein.

Sicherheitskreis – Arbeitsgremium des Veranstalters sowie seiner wesentlichen Dienstleister auf der Veranstaltung. Dieser kann dauerhaft, turnusmäßig oder anlassbezogen einberufen werden und entscheidet unterhalb einer Schwelle, ab der behördliche Beteiligung oder ein behördliches Eingreifen erforderlich werden. Zu den Aufgaben zählen, neben anderen, regelmäßig folgende:

• operative Führung aller Maßnahmen seitens des Veranstalters ab Veranstaltungsbeginn
• Koordination von internen und externen Maßnahmen
• abgestimmte Pressearbeit
• Information der Besucher und Mitwirkenden
• Information der Sicherheits- und Fachbehörden
• Informationsaustausch (und auch Abgleich der Informationen) vor Beginn der Veranstaltung.

Innerhalb dieses Gremiums müssen ständige Erreichbarkeiten festgelegt werden.

Koordinierungskreis – Entscheidungsstelle in der Durchführungsphase der Veranstaltung nach der erfolgten Freigabe durch die Genehmigungsbehörde(n). Die Verantwortung und Leitung liegt beim Veranstalter. Relevante Behörden sind als Berater anwesend. Die Zusammensetzung und Tagungshäufigkeit variieren - letztere zwischen ein- bis mehrmals täglich und dauerhaft entsprechend der Anforderungen und der Betriebsart. Die Mitglieder dieses Kreises sollten für einen effektiven Informationsfluss eine größtmögliche persönliche Übereinstimmung mit den in der Planungsphase beteiligten Vertreten der Behörden/Institutionen haben, sofern die Institution an der Vorbereitung beteiligt war. Andernfalls ist ein entsprechender Informationsaustausch zu gewährleisten.

Krisenstab – Einrichtung der unteren Katastrophenschutzbehörde nach Katastrophenschutzgesetz im Katastrophenfall; Übernahme der Verantwortung und Leitung durch die zuständige Ordnung- und Sicherheitsbehörde vertreten durch den jeweiligen (Ober)Bürgermeister oder Landrat. Der Krisenstab wird durch den Koordinierungskreis unterstützt. Im Großschadensfall (unterhalb der Schwelle zur Katastrophe) leitet die „Örtliche Einsatzleitung“ (ÖEL) unter Leitung des Örtlichen Einsatzleiters den Einsatz und wird ebenfalls vom Koordinierungskreis unterstützt. Mögliche Örtliche Einsatzleiter sind durch die untere Katastrophenschutzbehörde vorbenannt.

Ausprägung der interorganisationalen Zusammenarbeit

Ideenphase

Um die Machbarkeit der angedachten Veranstaltung abzuklären ist es empfehlenswert, dass die Genehmigungsbehörde/Brandschutzdienststelle die Polizei frühestmöglich einbindet. Hierfür sollte seitens des Veranstalters bei den zuständigen Genehmigungsbehörden oder ggf. beim Einheitlichen Ansprechpartner eine möglichst konkrete Skizze der Veranstaltungsidee vorgelegt werden, aus der mindestens die Art und die geplante Größe der Veranstaltung hervorgehen muss.

Planungsphase / Umsetzungsphase

Veranstalter

• zeigt die Veranstaltung bei der Genehmigungsbehörde / Erlaubnisbehörde an

Genehmigungsbehörde / Erlaubnisbehörde (idealerweise als Einheitlicher Ansprechpartner)

• kontaktiert falls nötig alle relevanten Behörden und Träger öffentlicher Belange sowie sonstige Akteure , bindet diese im Rahmen eines Anhörungsverfahrens in die Bearbeitung der Veranstaltungsanzeige ein und fordert in diesem Zug deren fachliche Stellungnahmen inkl. Auflagenvorschläge an
• erstellt einen Genehmigungs-/Erlaubnisbescheid, gegebenenfalls mit Auflagen und/oder Nebenbestimmungen
• gibt die Veranstaltung nach erfolgter Abnahme am Veranstaltungstag frei. Bei der Abnahme sollten alle relevanten Behörden und Dienstleister anwesend sein.

Im Rahmen der Planungen sind (durch den Einheitlichen Ansprechpartner) folgende Stellen zu beteiligen:

• Veranstalter (Veranstaltungsplanung, Erstellung und Fortschreibung des Sicherheitskonzepts)
• Betreiber der Versammlungsstätte (soweit zutreffend)
• Einheitlicher Ansprechpartner (Federführung bei der Zusammenführung verschiedener einzuholender Genehmigungen, Beratung, Prüfung, Formulierung von Auflagen)
• Brandschutzdienststelle (Beratung, Prüfung, Formulierung von Auflagen)
• Feuerwehr (Beratung, Einsatzplanung)
• Untere Katastrophenschutzbehörde (i. d. R. Landratsamt, Kreisverwaltungsbehörde) Einbindung der KatS-Belange
• Polizei, Bundespolizei gem. Zuständigkeit (Beratung, Prüfung, Formulierung von Auflagen)
• Verkehrsbetriebe (Beratung, Organisation der Veranstaltungsverkehre)
• Sanitätsdienst (Beratung, Erstellung des Sanitätsdienstkonzeptes)
• Träger des öffentlichen Rettungsdienstes (Beratung, Entscheidung über Rettungsdiensterhöhung, Prüfung Sanitätsdienstkonzept)
• Weitere Fachbehörden [z.B. Umwelt, Gesundheit, ...] (Beratung, Prüfung, Formulierung von Auflagen)

Durchführungsphase

Der Koordinierungskreis trifft sich im Regelfall ein bis zweimal am Tag sowie im Ereignisfall, dauerhaft bei speziellen Lagen und während kritischer Phasen. Die Mitglieder dieses Kreises sollten eine größtmögliche persönliche Übereinstimmung mit den an der Planungsphase beteiligten (Behörden)Vertretern haben, die finale Zusammensetzung des Koordinierungskreises sollte jedoch nach dem Prinzip „so viele wie nötig, so wenig wie möglich“ erfolgen: Nur qualifizierte und entscheidungsbefugte Personen, die konstruktiv an Problemstellungen mitarbeiten können, sollen in diesem Kreis vertreten sein. Es kann daher notwendig sein, dass Mitglieder des Sicherheitskreises nicht automatisch Mitglieder des Koordinierungskreises sind. In dieser Gruppe sollten Verantwortliche bzw. Vertreter (mit Handlungsvollmacht) der folgenden Organisationen mitarbeiten. Die originären Zuständigkeiten bleiben erhalten. Über ihre eigentlichen Aufgaben hinaus wird ihre Rolle in diesem Kreis in Klammern aufgeführt:

• Veranstalter (Federführung)
• Ordnungsdienst (Beratung)
• Betreiber der Versammlungsstätte (Beratung)
• Einheitlicher Ansprechpartner (Beratung)
• Ordnungs-/Sicherheitsbehörde
• Genehmigungsbehörde (Prüfung und Abnahme)
• Brandschutzdienststelle (Prüfung und Abnahme, Beratung)
• Feuerwehr (Beratung)
• Katastrophenschutzbehörde
• Polizei, Bundespolizei gem. Zuständigkeit (Prüfung und Abnahme, Beratung)
• Verkehrsbetriebe (Beratung)
• Sanitätsdienst (Beratung)
• Träger des öffentlichen Rettungsdienstes (Beratung)
• Weitere Fachbehörden [z.B. Umwelt, Gesundheit, Jugend] (Prüfung und Abnahme, Beratung)

Die Behörden und organisationen mit Sicherheitsaufgaben(i. d. R. Polizei, Feuerwehr, Rettungsdienst) können, wenn es die Lage erfordert, die Führung des Koordinierungskreises übernehmen. Sie handeln dann auf ihrer jeweils zutreffenden Gesetzesgrundlage (Feuerwehr-, Rettungsdienst-, Polizei- oder Katastrophenschutzgesetz) .

Durch die interorganisationale Zusammenarbeit sollen die Schaffung eines gemeinsamen Lagebildes, die Beurteilung entsprechender Informationen sowie die Festlegung zu treffender Maßnahmen erleichtert werden. Zu den konkreten Aufgaben des Koordinierungskreises zählen, neben anderen, regelmäßig folgende:

• Informationsaustausch (und auch Abgleich der Informationen, z. B. bzgl. der Erreichbarkeiten) vor Beginn der Veranstaltung. Dies geschieht in einer sogenannten „Kalten Lage“ (der „IST-Zustand“ der Veranstaltung), die der Veranstalter durchführt und die auch dem Kennenlernen der jeweiligen Entscheidungsträger und dem Treffen von Absprachen für den Ernstfall dient.

Während der laufenden Veranstaltung kann es sinnvoll und/oder notwendig sein, weitere (regelmäßige) Lagebesprechungen anzusetzen. Bei längeren Veranstaltungen sollte zumindest täglich eine Besprechung durchgeführt werden.

• operative Führung aller Maßnahmen im Falle eines abstimmungsbedürftigen Veranstaltungsereignisses unter Beachtung der Zuständigkeiten der polizeilichen und nichtpolizeilichen Gefahrenabwehr
• Koordination von internen und externen Maßnahmen seitens des Veranstalters im Falle eines abstimmungsbedürftigen Veranstaltungsereignisses bis zur Übernahme durch die jeweilig zuständige Einsatzleitung von Feuerwehr, Rettungsdienst oder Polizei, d.h. es werden bei einer Abweichung vom Regelbetrieb vor Eintritt eines Krisenfalles mit oder ohne Schadensfall bis zum Eintreffen der jeweilig zuständigen Einsatzleitung von Feuerwehr, Rettungsdienst oder Polizei Entscheidungen getroffen und die resultierenden, lagebezogenen Maßnahmen eingeleitet und kontrolliert. Nach Etablierung der jeweiligen Einsatzleitung werden vom Koordinierungskreis die von der jeweiligen Einsatzleitung angeordneten Maßnahmen zur Umsetzung vor Ort weitergeben und deren Vollzug zurückgemeldet. Der Koordinierungskreis unterstützt und berät die Einsatzleitung.
• Information der Besucher, Mitwirkenden und Medien

Nachbereitungsphase

Aufgaben sind die Auswertung und Dokumentation des Veranstaltungsablaufs und die Erarbeitung von Lösungsvorschlägen für zukünftige Veranstaltungen. Die einzelnen Akteure führen intern eine eigenständige Nachbereitung durch und spiegeln organisationsübergreifend relevante Ergebnisse zu den anderen Akteuren. In einer gemeinsamen Abschlussbesprechung schildern die beteiligten Akteure die durchgeführten Tätigkeiten und weisen dabei auf positive Aspekte und Mängel ihrer jeweiligen Tätigkeitsfelder unter dem Gesichtspunkt der interorganisationalen Zusammenarbeit hin. An der Nachbesprechung sollten teilnehmen:

• Einheitlicher Ansprechpartner (Federführung)
• Veranstalter
• Brandschutzdienststelle
• Feuerwehr
• Polizei, Bundespolizei gem. Zuständigkeit
• Weitere Fachbehörden [z.B. Umwelt, Gesundheit, …]
• Betreiber der Versammlungsstätte
• Verkehrsbetriebe
• Sanitätsdienst
• Ordnungsdienst
• Träger des öffentlichen Rettungsdienstes
• Katastrophenschutzbehörde

Wichtige Aspekte für alle Phasen

Für alle Phasen muss mit einer maximalen personellen Kontinuität geplant werden. Die einzelnen Rollen müssen klar definiert werden, dazu gehören auch definierte Aufgaben- sowie Entscheidungs- und Verantwortungsbereiche. Für diese müssen die Vertreter der jeweiligen Akteure mit Entscheidungs- und Handlungsvollmachten ausgestattet sein. Ist die Kommune Veranstalter oder hat die Veranstaltung eine hohe politische Priorität, so muss eine klare Trennung zwischen Genehmigungs- und Veranstaltungsverantwortlichkeiten gewährleistet sein. Die Maßnahmen der einzelnen Phasen müssen regelmäßig geübt werden.

Empfehlungen für die Zusammenarbeit

während der Planungs- und Umsetzungsphase

Regelungen zum Informationsmanagement zur Planung und Umsetzung müssen festlegt werden. Die Zusammenarbeit im Koordinierungskreis sollte anhand der Szenarien aus dem Sicherheitskonzept geübt, bzw. besprochen werden. Zusätzlich zu schon erfolgten Absprachen ist auch während der Durchführungsphase festzulegen, wer der jeweilige Entscheidungsträger ist.

Eine Orientierung kann anhand folgender Liste geschehen:

• Standardszenarien:
  • Wetter
  • Zuschauerverhalten (Überklettern von Absperrungen etc.)
  • Sanitäts- und rettungsdienstliche Ereignisse
  • Technische Störungen
  • Brandgefahren
  • Störungen der Infrastruktur innerhalb/außerhalb der Veranstaltung inklusive Verkehrswege
  • Veranstaltungsabbruch allgemein
  • Spezifische Gefährdungen, die sich aus den örtlichen Gegebenheiten oder dem Veranstaltungsablauf ergeben.
• Besondere Gefährdungsfaktoren nach Veranstaltungstyp:
  • Besondere Lagen (Gegenveranstaltungen, Parallelveranstaltungen etc.)
  • Besucherstruktur
    • Altersgruppen
    • Familien
    • National/International
    • Besondere Personengruppen
  • Gewaltpotential (Pyrotechnik, Vandalismus)

Es müssen im Sicherheitskonzept beispielhafte Ereignisse während der Durchführungsphase festgelegt werden, die in jedem Fall zur Einberufung des Koordinierungskreises führen.

während der Durchführungsphase

Jeder Beteiligte muss die Möglichkeit haben, den Koordinierungskreis einzuberufen. Die Erreichbarkeit der einzelnen Mitglieder sollte über zwei voneinander unabhängige Wege (z.B. Festnetztelefon und Funkgerät) dauerhaft sichergestellt sein. Das Zusammentreffen der Mitglieder des Koordinierungskreises sollte innerhalb einer möglichst kurzen, der Örtlichkeit angepassten und im Vorfeld abgestimmten Zeit gewährleistet sein. In regelmäßigen Abständen sollen alle Teilnehmer des Koordinierungskreises auf einen einheitlichen Wissensstand gebracht werden, hier bieten sich Besprechungen analog der Lagebesprechungen der BOS an. Die Kommunikationsliste der Veranstaltung soll vor Veranstaltungsbeginn auf Richtigkeit (Zahlendreher u. ä.) überprüft werden. Ein fest benannter, gut erreichbarer und wetterunabhängiger Treffpunkt / Räumlichkeit mit Kommunikationsausstattung (Koordinierungsstelle - „KooSt“) soll sichergestellt werden. Dieser soll so gewählt werden, dass ein möglichst guter Überblick über die Veranstaltung erreicht werden kann.

im Übergang zum koordinierungsbedürftigen Ereignis / Krisenfall / Schadenfall

Nach dem Eintreffen der Einsatzkräfte unterstützt der Koordinierungskreis diese bei der Umsetzung der notwendigen Maßnahmen, soweit dies erforderlich ist. Der Koordinierungskreis ist dabei die Schnittstelle zwischen den externen Einsatzkräften und dem Veranstalter und wird über die Lageentwicklung fortlaufend informiert. Der Veranstalter fungiert als (Fach-) Berater der zuständigen Behörde und unterstützt bei der Bewältigung der entsprechenden Lage. Die veranstaltungsbezogenen Kreise bleiben bestehen. Es greifen die im Sicherheitskonzept beschriebenen Szenarien beziehungsweise die Gefahrenabwehrpläne der zuständigen Behörden werden umgesetzt. In Abhängigkeit des Ereignisses werden Einsatzstäbe / Örtliche Einsatzleitungen (Polizei, Feuerwehr, Rettungsdienst) neben dem Krisenstab des Landkreises gemäß Landeskatastrophenschutzgesetz eingerichtet. Diese Führungsstrukturen müssen aufruffähig hinterlegt sein. Die Aufgabe des Krisenstabes als kommunales Gremium der Gefahrenabwehr ist es, den Einsatzleiter bei der Beurteilung und Abarbeitung der Lage zu unterstützen und zu beraten.

Die Abarbeitung des Krisenfalls erfolgt gemäß den Gefahrenabwehrplänen des Kreises / der Kommune. Die zuständige Behörde ist weisungsbefugt, der Veranstalter bleibt jedoch weiterhin entscheidungsbefugt und für die Veranstaltung verantwortlich. Eine Abstimmung mit der jeweiligen Einsatzleitung der Gefahrenabwehr ist notwendig, um die veranstaltungsbezogenen Maßnahmen durchführen zu können. Die Verantwortung für die Umsetzung der Maßnahmen, inklusive der lageabhängig ggf. möglichen Rückführung der Veranstaltung in den Regelbetrieb oder den Veranstaltungsabbruch, liegen weiterhin beim Veranstalter.

Zwischen dem Krisenstab der Gefahrenabwehr, den Örtlichen Einsatzleitungen und dem Koordinierungskreis sollten Verbindungsbeamte/-kräfte ausgetauscht werden. Die Arbeitsfähigkeit der entsprechenden Gremien ist daher sicherzustellen und ausreichend qualifiziertes Personal einzuplanen.

Wird durch den Hauptverwaltungsbeamten der Katastrophenfall (bzw. die Großschadenlage) festgestellt, ändert sich hinsichtlich der Beteiligung des Krisenstabes sowie des Koordinierungskreises grundlegend nichts. Jedoch kann der Veranstalter neben dem jeweils gültigen Feuerwehrgesetz auch auf Grundlage des Katastrophenschutzgesetzes zur personellen und materiellen Unterstützung der Gefahrenabwehr zwangsverpflichtet werden.

Darstellung der Zusammenarbeit

Anders als in Unternehmen und Institutionen lassen sich Kooperationsstrukturen aus dem Veranstaltungskontext aufgrund ihrer Komplexität regelmäßig nicht hinreichend durch Organigramme darstellen.

Die grafische Darstellung zumindest zentraler im Vorfeld abgestimmter Zuständigkeiten und Kommunikationswege ist aber dennoch empfehlenswert, um einen entsprechenden Überblick und Zugriff für alle Akteure zu ermöglichen.

Struktur von Sicherheitskreis, Koordinierungskreis und Krisenstab

	Sicherheitskreis	Koordinierungskreis	Krisenstab (vorgeplant)
Mitglieder	Veranstalter, Dienstleister	Veranstalter, Dienstleister, Polizei, Feuerwehr, Kommune	Polizei, Feuerwehr, Kommune Ggf. Fachberater der Veranstaltung
Federführung	Veranstalter	Veranstalter	Zuständige Behörde
Einberufung durch	Veranstalter	Alle Mitglieder des Koordinierungskreises zu jeder Zeit möglich	Zuständige Behörde
Arbeitsfähigkeit	durchgehend	Einberufung ad hoc, ggf. dauerhafte Einrichtung	X + 1 Std.
Betriebsart	Regelbetrieb	Abstimmungsbedürftiges Ereignis im Regelbetrieb	Krisenfall

Im Rahmen der Durchführungsphase kann es lageabhängig notwendig werden, dass die einzelnen Gremien parallel oder in einer anderen Betriebsart arbeiten.

Um den Übergang zu formalisieren, bietet sich folgendes Ampelsystem zur Bewertung der Schwere der Gefahrenlage an:

• Betriebsart Regelbetrieb (Ampelphase grün)
• Betriebsart Abstimmungsbedürftiges Veranstaltungsereignis im Regelbetrieb (Ampelphase gelb)
• Betriebsart Krisenfall / Schadenfall (Ampelphase rot)

Abbildung: ©Branddirektion München

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