Sicherheitsbausteine/Interorganisationale Zusammenarbeit/Informationsmanagement

Der Begriff des Informationsmanagements stammt ursprünglich aus der Wirtschaftswissenschaft. Er wird als „ein Teilbereich der Unternehmensführung [definiert], der die Aufgabe hat, den im Hinblick auf die Unternehmensziele bestmöglichen Einsatz der Ressource Information zu gewährleisten“; konkret stehen die „Planung, Steuerung und Kontrolle“ von Information im Mittelpunkt.

Insofern bietet es sich an, das Konzept auf die Veranstaltungsbranche zu übertragen. Hier ist zunächst zwischen interner und externer Information zu unterscheiden. So können sich Informationen ausschließlich auf die Abläufe innerhalb des Koordinierungskreises einer Veranstaltung beziehen oder aber ein Veranstaltungsgelände betreffen, so dass diese für Besucher relevant sein können. „Die zentrale Fragestellung […] ist die nach dem Gleichgewicht zwischen Informationsangebot und –bedarf.“ In diesem Kontext ist der Führungsstil der verantwortlichen Akteure von besonderer Bedeutung. Sie haben die Aufgabe, Informationen als intern, bis hin zur Vertraulichkeit, oder extern zugänglich zu kategorisieren.) Informationsmanagement ist im Veranstaltungskontext phasenübergreifend relevant:

Die Planungs-/Umsetzungsphase dient der Informationssammlung und -bewertung sowie der Schlussfolgerung und Validitätsprüfung, also der Prüfung der Zuverlässigkeit und Herkunft von Informationen. Sämtliche Informationen sollten bei der zentralen Servicestelle beziehungsweise den Genehmigungsbehörden gebündelt und von dort an die betreffenden Akteure geleitet werden. Informationen über geplante Veranstaltungen können insbesondere

• vom Veranstalter,
• gegebenenfalls über zentral geführte Veranstaltungskalender der Kommunen oder der Innenministerien sowie
• aus den Medien (Zeitungen, Plakate, Internet etc.)

gewonnen werden.

Den Umgang mit Informationen betreffend empfiehlt sich in dieser Phase folgendes Vorgehen:

• Veranstalter sollten die übrigen Akteure rechtzeitig über Neuerungen im Vergleich zu den Vorjahren informieren (beispielsweise im Rahmen von Informationsveranstaltungen); hierzu zählen beispielsweise die folgenden Punkte:
  • Verlagerung von Buden/Ständen
  • Umbauten auf dem Gelände
  • Schaffung neuer Aktionsflächen
  • Neue Beteiligte (beispielsweise Ordnungsdienst, Schausteller)
• Relevante Informationswege sollten im Vorfeld unter den Akteuren abgestimmt und definiert werden.
• Gemeinsame Einsatzbesprechungen sollten zwischen den relevanten Akteuren im Vorfeld abgestimmt werden (Turnus, Teilnehmer, Örtlichkeit, Protokollwesen etc.); die jeweils entsandten Vertreter sollten über Entscheidungsbefugnis verfügen.
• Der Einsatz der zu nutzenden Kommunikationstechnologie sollte vorgeplant werden.
• Dabei ist insbesondere die Kompatibilität von Funkgeräten der eingesetzten Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben sicherzustellen; falls die Kompatibilität der Funkgeräte technisch nicht herstellbar ist, sollte der Austausch von Funkgeräten unter den Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben angedacht werden.
• Die Verfügbarkeit und Erreichbarkeit von Ansprechpartnern auf dem Veranstaltungsgelände sollte im Vorfeld sichergestellt werden; hierzu zählt beispielsweise auch, die Erreichbarkeit von (großen) Schaustellerbetrieben zu gewährleisten.
• Der Einsatz von Verbindungsbeamten, die unter den beteiligten Akteuren ausgetauscht werden können, sollte vorbereitet werden. Über die Verbindungsbeamten wird der Informationsfluss zwischen den jeweiligen Akteuren sichergestellt und lassen sich gemeinsam durchzuführende Maßnahmen koordinieren.
• Zwischen den beteiligten Akteuren sollten jeweils aktuelle Kommunikationspläne zur optimalen Vernetzung bereits im Vorfeld der Veranstaltung ausgetauscht werden

Neben dem in der Planungsphase entwickelten Vorgehen sind bezüglich des Informationsmanagements während der Durchführung einer Veranstaltung folgende Aspekte zu beachten:

Zum gegenseitigen Informationsaustausch sollten zwischen den relevanten Akteuren (Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben, Veranstalter etc.) gemeinsame Besprechungen während der Veranstaltung durchgeführt werden, diese sollten grundsätzlich stattfinden:

• unmittelbar bevor die Veranstaltung beginnt;
• am Ende eines jeden Veranstaltungstages (z.B. Abgleich der jeweiligen Erkenntnisstände, Abstimmung evtl. Presseerklärungen/-mitteilungen) sowie
• zu Beginn eines jeden Einsatztages mit dem besonderen Fokus auf der Auswertung des vergangenen Tages sowie der Planung des anstehenden Tages (z.B. Besuch von schutzbedürftigen Personen, risikorelevante Programmpunkte).

Über die turnusmäßig vorgeplanten Besprechungen hinaus sollten anlassbezogene Besprechungen durchgeführt werden (vor allem bei besonderen Lagen). Die jeweiligen Besprechungen sollten nach festgelegten Regeln durchgeführt werden:

• Die Teilnehmeranzahl sollte angemessen begrenzt werden. Die entsandten Vertreter müssen für ihre Organisationen über Entscheidungsbefugnisse verfügen.
• Die Besprechungen sollten stringent durchgeführt werden, d.h. sie sollten sich inhaltlich auf den Austausch wesentlicher Kerninformationen beschränken.
• Zu jeder gemeinsamen Besprechung ist ein Besprechungsprotokoll anzufertigen und den Teilnehmern zuzuleiten.

Jenseits der oben genannten Besprechungsrunden sollten sich die relevanten Akteure regelmäßig und kontinuierlich (auch persönlich) gegenseitig beziehungsweise bilateral untereinander austauschen und informieren.

Zum gegenseitigen Austausch von Informationen kann auf entsprechende technische Kommunikationsmittel zurückgegriffen werden (zum Beispiel Austausch von Notfallhandys zwischen dem Veranstalter und den Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben).

Zum gegenseitigen Austausch von Informationen können während der Veranstaltung Verbindungsbeamte bei den benachbarten Organisationen eingesetzt werden; zudem kann auf entsprechende Gremienstrukturen (Sicherheitskreis, Koordinierungskreis, Krisenstab) zurückgegriffen werden.

Informationsmanagement ist auch in der Nachbereitung einer Veranstaltung relevant.

• Alle Akteure sollten sich zeitnah in einer Nachbereitung zum gemeinsamen Informationsaustausch zusammenfinden.
• Die Ergebnisse der akteursinternen Nachbereitungen sollten im Nachgang allen Akteuren verfügbar gemacht werden.

Im Rahmen des BaSiGo-Projekts wird der Umgang mit Informationen in diversen Themenbereichen explizit oder implizit behandelt. In den folgenden Kapiteln finden sich Verweise beziehungsweise weitere konkrete Anwendungsgebiete:

• interorganisationale Zusammenarbeit
  • Koordinierungs- und Sicherheitskreis (beispielsweise Besetzung, Informationsfluss und Lagebild)
  • Evaluation/Nachbereitung (Dokumentation, Problemerkennung)
  • Darstellung von Kooperationsstrukturen (Kommunikationswege)
• Sicherheitskommunikation (in nahezu allen Unterkapiteln)
• Entscheidungsmanagement (beispielsweise in gemeinsame Leitstellen und Grundlagen des Crowd Managements)