Sicherheitsbausteine/Interorganisationale Zusammenarbeit/Sicherheits- und Koordinierungskreis

Begrifflichkeiten / Aufgabe

Koordinierende Stelle / Federführende Stelle – Ansprechpartner für den Veranstalter in der Planungsphase, koordiniert den Genehmigungsprozess auf Seiten der Behörden und sorgt für die Einbindung der entsprechenden Fachbehörden (z.B. Ordnungsbehörde) und Träger öffentlicher Belange (z.B. Verkehrsbetriebe). Sie kann, muss aber nicht zwangsweise die Erlaubnisbehörde sein.

Koordinierungskreis (Planung) – Zusammenschluss von Vertretern der am Genehmigungsprozess beteiligten Behörden, um gemeinsam mit dem Veranstalter die Durchführung der Veranstaltung zu erreichen. Der Kreis wird von der Koordinierende Stelle / Federführende Stelle zusammengesetzt und für die jeweilige Veranstaltung benannt sowie eingeladen. Der Koordinierungskreis ist bis zur Freigabe der Veranstaltung für die Publikumsnutzung in der Durchführungsphase zuständig. Durch die notwendigen Mitglieder des Kreises erfolgt eine Kontrolle der Auflagen vor Ort. Die Genehmigungsbehörde / Erlaubnisbehörde trägt die Verantwortung für die getroffenen Entscheidungen.

Koordinierungskreis (Durchführung) – Entscheidungsstelle in der Durchführungsphase der Veranstaltung nach der Freigabe durch Genehmigungsbehörde. Die Verantwortung und Leitung liegt beim Veranstalter. Relevante Behörden sind als Berater anwesend. Die Zusammensetzung und Tagungshäufigkeit variiert zwischen ein- bis mehrmals täglich und dauerhaft entsprechend der Anforderungen und der Betriebsart. Die Mitglieder dieses Kreises sollten für einen effektiven Informationsfluss eine größtmögliche persönliche Übereinstimmung mit dem Koordinierungskreis (Planung) haben, sofern die Institution in beiden Kreisen vertreten ist. Andernfalls ist ein entsprechender Informationsaustausch zu gewährleisten.

Krisenstab – Umwandlung der Koordinierungskreises im Krisen- / Schadensfall auf der Veranstaltung; Übernahme der Verantwortung und Leitung durch die zuständige Ordnung- und Sicherheitsbehörde.

Darstellung der Int. Org. Zusammenarbeit im Phasenmodell

Ideenphase

Um die Machbarkeit der angedachten Veranstaltung abzuklären, ist es empfehlenswert, dass der Veranstalter die Genehmigungsbehörde, Brandschutzdienststelle und Polizei frühestmöglich einbindet. Hierfür sollte eine möglichst konkrete Skizze der Veranstaltungsidee vorgelegt werden, aus der mindestens die Art und die geplante Größe der Veranstaltung hervorgehen muss.

Planungsphase / Umsetzungsphase

Veranstalter

• zeigt die Veranstaltung bei der Genehmigungsbehörde / Erlaubnisbehörde an

Genehmigungsbehörde / Erlaubnisbehörde

• kontaktiert falls nötig alle relevanten Behörden und Trägeröffentlicher Belange sowie sonstige Akteure für die Bildung eines Koordinierungskreises
• erstellt einen Genehmigungs-/Erlaubnisbescheid, gegebenenfalls mit Auflagen
• gibt die Veranstaltung nach erfolgter Abnahme am Veranstaltungstag frei. Bei der Abnahme sollten alle relevanten Behörden und Dienstleister dabei sein.

Koordinierungskreis (Planung) begleitet die gesamte Planungsphase In diesem Kreis sollten Verantwortliche bzw. Vertreter (mit Entscheidungsbefugnis) folgender Akteure mitarbeiten:

• Veranstalter (Veranstaltungsplanung, Erstellung und Fortschreibung des Sicherheitskonzepts)
• Betreiber der Versammlungsstätte ()
• Koordinierende Stelle / Federführende Stelle (Federführung bei der Zusammenführung verschiedener einzuholender Genehmigungen, Beratung, Prüfung, Formulierung von Auflagen)
• Brandschutzdienststelle (Beratung, Prüfung, Formulierung von Auflagen)
• Feuerwehr (Beratung, Einsatzplanung, Einbindung der KatS-Einheiten)
• Polizeibehörde/Dienststelle [Bundespolizei] (Beratung, Prüfung, Formulierung von Auflagen)
• Verkehrsbetriebe (Beratung, Organisation der Veranstaltungsverkehre)
• Sanitätsdienst (Beratung, Erstellung des Sanitätsdienstkonzeptes)
• Träger des öffentlichen Rettungsdienstes (Beratung)
• Weitere Fachbehörden [z.B. Umwelt, Gesundheit, …] (Beratung, Prüfung, Formulierung von Auflagen)
• ...

Durchführungsphase

Koordinierungskreis (Durchführung) (trifft sich im Regelfall ein bis zweimal am Tag, im Ereignisfall, dauerhaft bei speziellen Lagen und während kritischer Phasen). Die Mitglieder dieses Kreises sollten eine größtmögliche persönliche Übereinstimmung mit dem Koordinierungskreis (Planung) haben. In dieser Gruppe sollten Verantwortliche bzw. Vertreter (mit Handlungsvollmacht) folgender Akteure mitarbeiten. Die originären Zuständigkeiten bleiben erhalten. Durch die interorganisationale Zusammenarbeit sollen folgende Ziele erreicht werden: Schaffung eines gemeinsamen Lagebildes, Beratung in Bezug auf die Auswertung zur Verfügung stehender Informationen sowie Beratung in Bezug auf zu treffenden Maßnahmen. Über ihre eigentlichen Aufgaben hinaus wird ihre Rolle in diesem Kreis in Klammern aufgeführt:

• Veranstalter (Federführung)
• Betreiber der Versammlungsstätte (Beratung)
• Koordinierende Stelle / Federführende Stelle (Prüfung und Abnahme, Beratung)
• Ordnungs-/Sicherheitsbehörde
• Genehmigungsbehörde
• Brandschutzdienststelle (Prüfung und Abnahme, Beratung)
• Feuerwehr (Beratung)
• Katastrophenschutzbehörde
• Polizeibehörde/Dienststelle [Bundespolizei] (Prüfung und Abnahme, Beratung)
• Verkehrsbetriebe (Beratung)
• Sanitätsdienst (Beratung)
• Träger des öffentlichen Rettungsdienstes (Beratung)
• Weitere Fachbehörden [z.B. Umwelt, Gesundheit, Jugend] (Prüfung und Abnahme, Beratung)
• Ordnungsdienst (Beratung)

Nachbereitungsphase

Aufgaben sind die Auswertung und Dokumentation der Veranstaltungsablaufs und Erarbeitung von Lösungsvorschlägen für zukünftige Veranstaltungen. Die einzelnen Akteure führen intern eine eigenständige Auswertung durch und spiegeln das Ergebnis zu den anderen Akteuren. In einer gemeinsamen Abschlussbesprechung schildern die beteiligten Akteure die durchgeführten Tätigkeiten und weisen dabei auf positive Aspekte und Mängel ihrer jeweiligen Tätigkeitsfelder hin. An der Nachbesprechung sollten teilnehmen:

• Koordinierende Stelle / Federführende Stelle (Federführung)
• Veranstalter
• Brandschutzdienststelle
• Feuerwehr
• Polizeibehörde/Dienststelle [Bundespolizei]
• Weitere Fachbehörden [z.B. Umwelt, Gesundheit, …]
• Betreiber der Versammlungsstätte
• Verkehrsbetriebe
• Sanitätsdienst
• Ordnungsdienst
• Träger des öffentlichen Rettungsdienstes
• Katastrophenschutzbehörde

Wichtige Aspekte für alle Phasen

• Maximale personelle Kontinuität
• Beteiligung von Personen mit Handlungsvollmacht
• Klare Rollen- und Aufgabenzuweisung
• Definierte Entscheidungs- und Verantwortungsbereiche
• Ist die Kommune Veranstalter oder hat die Veranstaltung eine hohe politische Priorität, sollte eine klare Trennung zwischen Genehmigungs- und Veranstaltungsverantwortlichkeiten gewährleistet sein.
• Maßnahmen der einzelnen Phasen sollten regelmäßig geübt werden
• ...

Empfehlungen für die Zusammenarbeit während der Planungs- und Umsetzungsphase

• Regelung zum Informationsmanagement zur Planung und Umsetzung festlegen.
• Zusammenarbeit im Koordinierungskreis sollte anhand der Szenarien aus dem Sicherheitskonzept geübt, bzw. besprochen werden.
• Festlegung wann während der Durchführungsphase, wer der jeweilige Entscheidungsträger ist. Eine Orientierung kann anhand folgender Liste geschehen:
  • Standardszenarien:
    • Wetter
    • Bedrohungen von außen (Anschlagsdrohung etc.)
    • Zuschauerverhalten (Überklettern von Absperrungen etc.)
    • Sanitäts- und rettungsdienstliche Ereignisse
    • Technische Störungen
    • Brandgefahren
    • Störungen der Infrastruktur innerhalb/außerhalb der Veranstaltung inklusive Verkehrswege
    • Veranstaltungsabbruch allgemein
    • Spezifische Gefährdungen, die sich aus den örtlichen Gegebenheiten oder dem Veranstaltungsablauf ergeben.
  • Besondere Gefährdungsfaktoren nach Veranstaltungstyp:
    • Besondere politische Lage
    • Gegenveranstaltungen
    • Besucherstruktur
      • Altersgruppen
      • Familien
      • National/International
      • Besondere Personengruppen
    • Gewaltpotential (Pyrotechnik, Vandalismus)
• Es sollten beispielhafte Ereignisse während der Durchführungsphase festgelegt werden, die in jedem Fall zur Einberufung führen.
• ...

Empfehlungen für die Zusammenarbeit während der Durchführungsphase

• Jeder Beteiligte muss die Möglichkeit haben, den Koordinierungskreises einzuberufen.
• Erreichbarkeit der Mitglieder des Kreises sollte über zwei voneinander unabhängige Wege (z.B. Festnetztelefon und Funkgerät) dauerhaft sichergestellt sein.
• Das Zusammentreffen der Mitglieder der Koordinierungsgruppe des Veranstalters sollte innerhalb einer möglichst kurzen, im Vorfeld abgestimmten gewährleistet sein
• Durchführung von regelmäßigen „Kalten Lagen“ zur Sicherstellung eines einheitlichen Wissensstandes
• Vorhandensein eines Kommunikationsplans sowie Überprüfung der Erreichbarkeiten vor Veranstaltungsbeginn
• Fest benannten, gut erreichbarer und wetterunabhängiger Treffpunkt/Räumlichkeit mit Kommunikationsausstattung und der bevorzugt mit der Möglichkeit eine Übersicht über die Veranstaltung zu erreichen

Empfehlungen für die Zusammenarbeit im Übergang von Normal zum koordinierungsbedürftigen Ereignis / Krisenfall / Schadenfall

Um den Übergang zu formalisieren bietet sich folgendes Ampelsystem zur Bewertung der Schwere der Gefahrenlage an:

• Betriebsart Regelbetrieb (Ampelphase: grün)
• Betriebsart Abstimmungsbedürftiges Veranstaltungsereignis im Regelbetrieb (Ampelphase: gelb)
• Betriebsart Krisenfall / Schadenfall (Ampelphase: rot)
• Die in den einzelnen Phasen beteiligten Gremien können folgendermaßen zusammengefasst werden

	Koordinierungsgruppe		Krisenstab
Mitglieder	Veranstalter, Subunternehmer / wesentliche Dienstleister	Veranstalter, Subunternehmer/ wesentliche Dienstleister, Polizei, Feuerwehr, Kommunale Ämter	Ordnungsamt, Polizei, Feuerwehr/ Rettungsdienst, weitere kommunale Ämter (Gemeinde, ggf. Landkreis)
Federführung	Veranstalter	Veranstalter	Zuständige Behörde
(Fach-) Berater		Polizei, Feuerwehr, Kommunale Ämter	Veranstalter + Dienstleister (insb. Sanitäts- und Ordnungsdienst)
Einberufung durch	Veranstalter	Veranstalter oder zuständige Behörden	Zuständige Behörde
Arbeitsfähigkeit	Ständig	Einberufung/Erweiterung ad hoc	X + 1 Stunde
Betriebsart	Regelbetrieb (a)	Abstimmungsbedürftiges Veranstaltungsereignis im Regelbetrieb (b)	Krisenfall (c)

• Beschreibung des Regelbetriebs (Ampelphase: grün)

Die Koordinierungsgruppe ist das zentrale Entscheidungsgremium in der der Veranstalter die Federführung hat. Dieses Gremium kümmert sich um in Abhängigkeit des Bedarfs um Belange der Veranstaltung und unterstützt somit einen reibungslosen Veranstaltungsablauf.

• Beschreibung des Abstimmungsbedürftiges Veranstaltungsereignis im Regelbetrieb (Ampelphase: gelb)

Die Koordinierungsgruppe ist das zentrale Entscheidungsgremium, in der der Veranstalter die Federführung hat. Die Koordinierungsgruppe kann anlassbezogen, d.h. wenn die Art der Veranstaltung dies erfordert oder ein entsprechendes Ereignis (bspw. besondere Witterungsbedingungen, hoher Befüllungsgrad der Veranstaltung) eingetreten ist, um Behördenvertreter (als Berater) erweitert werden. Der geplante Ablauf der Veranstaltung wird durch das Ereignis nicht signifikant beeinflusst. Die (erweiterte) Koordinierungsgruppe kann das Ereignis eigenständig bearbeiten und führt in Absprache mit allen Beteiligten notwendige/lageabhängige Erstmaßnahmen durch. Die Koordinierungsgruppe ist Schnittstelle zwischen den externen Einsatzkräften und dem Veranstalter und über die Lageentwicklung fortlaufend informiert. Die Koordinierungsgruppe unterstützt die Einsatzkräfte bei der Umsetzung notwendiger Maßnahmen.

• Beschreibung der Betriebsart Krisenfall / Schadenfall (Ampelphase: rot)
  • Krisenfall inklusive Eintritt eines Schadensereignisses (z.B. Unfall, Bombenexplosion)
  • Krisenfall ausgelöst durch ein Schadensereignis (z.B. drohendes Unwetter, Bombendrohung)

Das Entscheidungsgremium ist der Krisenstab. Die Federführung liegt bei der zuständigen Behörde. Die zuständige Behörde (in der Regel die polizeiliche und nichtpolizeiliche Gefahrenabwehr) schreitet zur Sicherstellung von Sicherheit und Ordnung ein – entsprechend den gültigen gesetzlichen Grundlagen (Feuerwehr-, Polizei-, Rettungsdienst- und Katastrophenschutzgesetze). Die federführende Behörde ist weisungsbefugt. Der Veranstalter fungiert als Berater der zuständigen Behörde und ist verpflichtet diese bei der Bewältigung der entsprechenden Lage zu unterstützen. Der geplante Ablauf der Veranstaltung wird durch das Ereignis signifikant beeinflusst, beziehungsweise die Maßnahmen der Behörden haben einen erheblichen Umfang. Der Veranstalter fungiert als Berater der zuständigen Behörde und unterstützt bei der Bewältigung der entsprechenden Lage. Die veranstaltungsbezogenen Gremien bleiben bestehen.

Es greifen die im Sicherheitskonzept beschriebenen Szenarien beziehungsweise die Gefahrenabwehrpläne der zuständigen Behörden werden umgesetzt. In Abhängigkeit des Ereignisses werden Einsatzstäbe/Einsatzleitungen (Polizei, Feuerwehr, Rettungsdienst) neben dem Krisenstab eingerichtet. Diese sollten aufruffähig hinterlegt sein. Zwischen dem Krisenstab und den Einsatzstäben kann es zu personellen Überschneidungen kommen. Die Arbeitsfähigkeit der entsprechenden Gremien ist sicherzustellen.