Sicherheitsbausteine/Notfallplanung/Szenarienplanung/Umgang mit Wetter/Wetterbedingte Störungen

Veranstaltungsphasenübergreifend

Wetterbedingte Störungen (Wind, Starkregen, Sturm, Gewitter, Hagelschlag, Hitze etc.) sind insbesondere bei Outdoor-Veranstaltungen als zentrale und wahrscheinlichste Gefährdungen im Zuge der Planung und Durchführung zu berücksichtigen. Die Wetterlage kann den geplanten Veranstaltungsablauf in erheblichem Maße beeinflussen.

Auswirkungen können sich beispielsweise hinsichtlich der folgenden Aspekte ergeben: Die Anzahl der Besucher auf dem Veranstaltungsgelände ist bei gutem Wetter tendenziell größer als bei schlechtem Wetter (z.B. Regen, Kälte); insbesondere bei Veranstaltungen mit freiem Eintritt entscheiden potentielle Besucher erst kurzfristig, ob sie an der Veranstaltung teilnehmen. Die Bodenbeschaffenheit hängt wesentlich von der Wettersituation ab (Sandverwirbelungen bei extremer Hitze vs. Schlamm und unwegsames Gelände bei Starkregen sowie schlecht befahrbare (Rettungs-)Wege, Parkplätze etc.). Die Gefahr von Waldbränden steigt bei längeren Hitzeperioden. Die Anfälligkeit fliegender Bauten angesichts der Wetterlage (Sturm, Blitzschlag etc.) ist zu berücksichtigen.

Die Wetterlage kann die gesundheitliche Verfassung der Veranstaltungsbesucher beeinflussen (z.B. Erkältungen bei Regen, Unterkühlungen bei Kälte, Kreislaufprobleme bei extremer Hitze); dieser Aspekt ist in Abhängigkeit vom erwarteten Alter der Besucher sowie in Anbetracht des erwarteten Alkohol- und Drogenkonsums der Teilnehmer (Alkohol und Drogen) zu bewerten. Die Wetterlage kann das Verhalten der Besucher bzw. die Bewegung von Personenströmen und das Auftreten höherer Personendichten beeinflussen, wenn Besucher z.B. bei Regen vermehrt Unterstellmöglichkeiten (Überführungen, Unter-führungen, Vordächer, Zelte, U-Bahnstationen etc.) aufsuchen, kann es vor/in diesen Bereichen zu Stauungen, Drucksituationen, erhöhten Personendichten, Pfropfenbildungen etc. kommen. Bereits im Vorfeld sind idealerweise entsprechende Liegenschaften zur Nutzung einzuplanen.

Unwetterbedingte Störungen sollten im Sicherheitskonzept veranstaltungsspezifisch beschrieben und mit entsprechenden Maßnahmen hinterlegt werden.

Planungsphase/Umsetzungsphase

Störungsabhängige Maßnahmen

Abstimmung von Durchsagen für diverse Wetterszenarien: Bei welchen Wettermeldungen erfolgen welche Durchsagen und wer kommuniziert diese in welcher Sprache?

Regen/ Sturm/ Unwetter

TÜV-Überprüfung Fliegender Bauten im Zuge der Abnahme des Veranstaltungsgeländes auf ihre Windfestigkeit und Absicherung vor der Gefahr durch Blitzeinschläge. Bühnen müssen technisch abgenommen werden und bestimmten Windverhältnissen standhalten können. Entsprechender bauliche Voraussetzungen sind im Sicherheitskonzept zu definieren.

Vorplanung sicherer Unterkünfte für die Besucher (z.B. Turnhallen, vom Zustand her geeignete Scheunen) gegen Wind, Regen und Blitzeinschlag ist notwendig; im Zuge dessen sollten auch entsprechende Transportmöglichkeiten und der Zugang zu den Unterkünften vorgeplant werden (z.B. Lagerung der Schlüssel für die Unterkunftsräume). Essen, (warme) Getränke, Decken, medizinischer Versorgung etc. sind in den gewählten Unterkünften zu gewährleisten.

Geländegängige Fahrzeuge sind vorzuhalten (z.B. bei Aufweichen des Bodens), desgleichen regenfeste Parkplätze. Im Fall von Unwetterlagen ist anzudenken, den Besuchern befestigte Ausweichparkplätze zur Verfügung zu stellen. Befestigungsmöglichkeiten für Wege, Not- und Rettungswege sind vorzuplanen (z.B. Stahlplatten, Gummimatten).

Bei Bedarf sollte die Durchführung von akteursübergreifenden Streifen angedacht werden (z.B. Ordnungsamt/ Bauamt/ Veranstalter), um die Wetterfestigkeit fliegender Bauten etc. zu überprüfen und ggf. Sicherungsmaßnahmen zu veranlassen

Trockenheit/ Hitze

Zur Unterbindung von Sandverwirbelungen bei trockenem Boden und Windböen sollte die Befeuchtung des Bodens mit Wasser und/ oder die Verdichtung mit Stahlplatten etc. vorgeplant werden. Die Bodenabdeckungen müssen so verlegt sein, dass keine Stolpergefahr besteht. Zur Minderung der Gefahr vermehrter Kreislaufprobleme bei Hitzewellen, insbesondere in Kombination mit Alkoholkonsum, sollte angedacht werden, Standbetreiber zu verpflichten, mindestens ein günstiges alkoholfreies Getränk anzubieten und/ oder an die Teilnehmer kostenlos Wasser zu verteilen bzw. entsprechende Trinkwasserstellen einzurichten. Das Publikum sollte nach vorheriger Ankündigung (zur Vermeidung von Kreislaufproblematiken) und mit deren Einverständnis durch entsprechende Sprühvorrichtungen mit Wasser abgekühlt werden. Denjenigen Besuchern, die ihr Einverständnis verweigern, muss seitens des Veranstalters Trinkwasser zur Verfügung gestellt werden. Dabei müssen sowohl Sprüh- als auch Trinkwasser der Trinkwasserverordnung entsprechen. Das Publikum ist mittels Maßnahmen der Teilnehmerkommunikation vor der Gefahr von Sonnenbränden zu warnen. Schattenspendende Bereiche sind auf dem Veranstaltungsgelände einzurichten. Die medizinische Versorgung hinsichtlich von gesundheitlichen Gefährdungen, die sich angesichts extremer Temperaturen ergeben können (z.B. Dehydrierung, Sonnenbrände), ist sicherzustellen.

Störungsunabhängige Maßnahmen

Es sollten Vorkehrungen für eine kontinuierliche Beobachtung und Bewertung der Wetterlage (Vorhaltung eines stets aktuellen amtlichen Wetterberichts) getroffen werden. Hinsichtlich der Teilnehmerkommunikation sind zur Information, Warnung sowie Kommunikation von Verhaltensregeln und -hinweisen bei wetterbedingten Störungen vor allem folgende Maßnahmen vorzusehen:

• Einsatz von Lautsprecherkraftwagen, insbesondere auch auf Campingplätzen, um Besucher z.B. bei drohendem Unwetter dazu aufzufordern, lieber in ihren Autos anstatt in windempfindlichen Zelten zu übernachten,
• Nutzung eines ggf. vorhandenen Veranstaltungsradios,
• Rundfunkdurchsagen,
• Nutzung von Social Media (z.B. Veranstaltungs-App),
• Durchführung von szenarienspezifischen Durchsagen über Beschallungsanlagen, ggf. in diversen Sprachen,

Als weitere vorbereitende Maßnahmen kommen insbesondere die Folgenden in Betracht:

• Vorplanung der Räumung und Evakuierung des Veranstaltungsgeländes (Festlegen wetterfester Örtlichkeiten bzw. Evakuierungsräumlichkeiten mit entsprechender Infrastruktur etc.),
• Festlegen einer entscheidungsberechtigten Person für einen möglichen Veranstaltungs(teil)abbruch (Konfliktlösungsmechanismen),
• Festlegen von Entscheidungskriterien für einen wetterbedingten Veranstaltungsabbruch (z.B. Abbruch in Anbetracht einer bestimmten Windstärke),
• Nutzung von „Mobilen Wachen“ seitens der Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben zur besseren Erkennbarkeit der Präsenz.

Durchführungsphase

Grundlagen

Die Entscheidungsfindung zur Maßnahmenfestsetzung bei wetterbedingten Störungen sollte im Rahmen eines vordefinierten Abstimmungsprozesses zwischen Veranstalter, Polizei, Genehmigungsbehörde etc. erfolgen. Kommt dieses Gremium zu keinem Entschluss muss der Veranstalter diese Entscheidung herbeiführen und / oder treffen. Getroffene Entscheidungen, Entscheidungsgrundlagen etc. sollten im Sinne der Nachbereitung nachvollziehbar dokumentiert werden. Grundsätzlich sind die entsprechenden szenarienorientierten Notfallpläne des Sicherheitskonzepts umzusetzen.

Prozessgestaltung

1. Informationserhebung zur Lagebilderstellung

Zur Erhebung von Informationen über die Entwicklung der Wetterlage sollte eine kontinuierliche Beobachtung der Wettersituation gewährleistet sein (Wettermonitoring). Als Informationsquellen dienen die Wetterdienste (z.B. automatisierte Unwetterwarnungen über E-Mail/sms-Service) oder entsprechende Internet-Angebote zur gebietsbezogenen Vorhersage der Wetterentwicklung (z.B. Deutscher Wetterdienst).

2. Beurteilung der Lage

Akteursübergreifende Bewertung relevanter Informationen zur (drohenden) Wetterlage im Rahmen einer akteursübergreifenden Lagebesprechung bzw. innerhalb der gewählten Gremienstrukturen (Sicherheitskreis, Koordinierungskreis, Krisenstab) zur Einschätzung der der Gefahrenlage und Prüfung möglicher Maßnahmen.

3. Entschlussfassung

Wenn aufgrund der zu erwartenden wetterbedingten Störung eine Gefährdung für die Veranstaltungsteilnehmer oder Einrichtungen (Bühnen, Zelte etc.) zu erwarten ist und die Veranstaltung nicht wie geplant weiter ablaufen kann, sind in Abhängigkeit vom avisierten Ausmaß der Gefährdung weitere Maßnahmen zu treffen; hierzu zählen insbesondere:

• Vorhalten entsprechend vorbereiteter Wetterwarnungen
• Einlassstopp,
• Öffnung von Fluchttoren,
• Sperrmaßnahmen (z.B. von Verkehrswegen, welche die Fluchtwege kreuzen oder für die Anfahrt von Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben und Fachdiensten relevant sind oder U-Bahnhöfen),
• Unterbrechung der laufenden Veranstaltung,
• (Teil-)Abbruch der laufenden Veranstaltung,
• Räumung des Veranstaltungsgeländes/Evakuierung der Besucher.

Die jeweils beschlossenen Maßnahmen sollten zeitnah an die Medien kommuniziert werden, um ggf. anlassbezogen eine weitere Anreise zur Veranstaltung zu reduzieren. Die getroffenen Entschlüsse sind zu dokumentieren

4. Maßnahmenumsetzung

Die zur Umsetzung der getroffenen Entscheidungen vorgesehenen Kräfte (Security, Bühnenmanager, Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben) sind über die zu treffenden Maßnahmen zu informieren. Betreiber, Schausteller etc. sind ebenfalls über die von Ihnen ggf. zu treffenden Maßnahmen zu informieren (z.B. Sicherung Fliegender Bauten vor den Auswirkungen eines Sturms). Adressierung (Durchsagen an den Bühnen bzw. über die Beschallungsanlage) entsprechender Informationen an die Besucher im Rahmen der Teilnehmerkommunikation. Maßnahmen zur Information der Veranstaltungsbesucher (Teilnehmerkommunikation) sind bis zur Beseitigung der Störung aufrechtzuerhalten.

Nachbereitungsphase

Die Nachbereitung dient im hier relevanten Kontext vor allem dazu, das akteursübergreifende Management wetterbedingter Störungen zu überprüfen sowie die getroffenen Entscheidungen und umgesetzten Maßnahmen angesichts wetterbedingter Störungen hinsichtlich der Abwehr entsprechender Gefahren für die Veranstaltungsteilnehmer sowie Einrichtungen auf dem Veranstaltungsgelände zu analysieren und auszuwerten. Ferner sollen mögliche Schwachstellen im Sicherheitskonzept identifiziert und Optimierungsansätze entwickelt werden.

Als weitere mögliche Themenfelder ergeben sich z.B. mögliche Probleme hinsichtlich der Einhaltung erteilter Auflagen in Bezug auf die „Wetterfestigkeit“ der Veranstaltung, Effizienz und Effektivität hinsichtlich der Entscheidungsfindung und der Umsetzung beschlossener Maßnahmen. Die Nachbereitungsergebnisse sind zu dokumentieren und dienen als Grundlage für zukünftige Veranstaltungen (Anpassung des Sicherheitskonzepts, Erteilung/ Anpassung von Auflagen etc.)