Veranstaltungsgenehmigung beantragen

Im Falle der Beantragung einer Veranstaltungsgenehmigung kommt es darauf an, ob es sich um eine Großveranstaltung handelt oder nicht. Wird die Veranstaltung als Großveranstaltung eingestuft wird vom beantragenden Veranstalter auch ein Sicherheitskonzept verlangt. Darüber hinaus empfiehlt es sich sowohl ein Kommunikations- als auch bei Bedarf ein Verkehrskonzept zu schreiben, die helfen sich auf zentrale und z.T. veranstaltungskritische Aufgaben angemessen vorzubereiten. Alle Konzepte müssen klar und eindeutig Verantwortlichkeiten klären, Auskunft über alternative Prozesse, Strukturen und verwendet Techniken geben sowie z.B. Krisen- und Katastrophenszenarien planerisch berücksichtigen. Für Planung, Konzipierung und Kooperation mit den entsprechenden Behörden stehen den Beteiligten verschiedene Kommunikations- und Informationstechniken zur Verfügung, die in der folgenden Tabelle exemplarisch aufgeführt sind:

Wer	Mit Wem	Was	Wie	Mit welchem Effekt
Veranstalter	Genehmigungsbehörde	Abstimmung, Koordination, Planung, Risikoeinschätzung	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine, Datenaustausch Medien Face-To-Face-Kommunikation, Telefon, Software-Plattformen	Konkretisierung und Konsolidierung des Veranstaltungskonzeptes
Genehmigungsbehörde	Veranstalter Behördenpartner (z.B. BOS)	Kommentierung des Genehmigungsantrags und Sicherheitskonzepts	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine, Datenaustausch Medien Face-To-Face-Kommunikation, Telefon, E-Mail, Software-Plattformen	Konkretisierung und Konsolidierung des Veranstaltungskonzeptes
Behördenpartner	Genehmigungsbehörde	Kommentierung des Sicherheitskonzepts	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine, Datenaustausch Medien Face-To-Face-Kommunikation, Telefon, E-Mail, Software-Plattformen	Konkretisierung und Konsolidierung des Veranstaltungskonzeptes

Antrag erstellen

• unter Rücksprache mit der Genehmigungsbehörde erstellt der Veranstalter einen Antrag auf Genehmigung einer Veranstaltung

Sicherheits- und Verkehrs- und Kommunikationskonzept erstellen

• der Veranstalter erstellt zusätzlich ein Sicherheits-, Verkehrs- und Kommunikationskonzept für seine Veranstaltung
  • das Sicherheitskonzept enthält alle relevanten Informationen für die sichere Durchführung der Veranstaltung wie z.B.:
  • Verantwortlichkeiten
  • Veranstaltungsbeschreibung
  • Gefährdungsanalyse
  • Infrastruktur auf dem Gelände
  • Wege und Flächen
  • Organisation
  • Umgang mit Veranstaltungsabsagen
  • Szenarien
  • Sicherheitsdurchsagen
  • das Verkehrskonzept ist in der Regel ebenfalls Teil des Sicherheitskonzeptes und macht u.a. Angaben zu den durch die An- und Abreise zur Veranstaltung erwarteten Belastungen für die verschiedenen Verkehrsarten sowie zur Parkraumgestaltung.
  • das Kommunikationskonzept enthält Informationen und Daten zu kommunikativen Belangen rund um die Veranstaltung und macht Aussagen z.B. zu
  • Kommunikationsverständnis
  • Kommunikationsmaßnahmen
  • Verantwortlichen Personen
  • eingesetzte Medien für die interne (organisationsintern und überorganisational) und externe Kommunikation (Gäste, Anwohner und weitere Öffentlichkeit)
  • eine Begründung für die Verwendung dieser Medien
  • technische und personelle Rückfallebenen
  • vorbereitete Sicherheitsdurchsagen entsprechend der Szenarien aus dem Sicherheitskonzept, Funkkanäle, etc.)
  • etc.
• die Erstellung der Konzepte sollte sowohl unter Berücksichtigung der lokalen Gegebenheiten als auch unter Mithilfe seiner Dienstleister sowie der BOS und der Genehmigungsbehörde erfolgen

Antrag einreichen

• nach Absprache mit den Behörden reicht der Veranstalter den Antrag auf Genehmigung einer Veranstaltung ein

Sicherheits-, Verkehrs- und Kommunikationskonzept einreichen

• entsprechend der vorgesehenen Fristen reicht der Veranstalter die Konzepte bei der genehmigenden Behörde ein

Antrag nachbessern

• nach Prüfung durch die Genehmigungsbehörde und ihre Partner teilt diese dem Beantragen ggf. notwendige Überarbeitungen mit

Sicherheits- und Verkehrskonzept nachbessern

• der Veranstalter hat die monierten Stellen nachzubessern und neu einzureichen
• der Überprüfungs-Nachbearbeitungs-Prozess kann sich so lange wiederholen bis keine Beanstandungen mehr gemacht werden und die Genehmigung erteilt wird