Sicherheitsbausteine/Kommunikationskonzept

Stand: final

Bearbeiter: Gebhard Rusch (US-IfM)

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Das Kommunikationskonzept ist fester Bestandteil des Sicherheitskonzeptes einer Veranstaltung. Es verankert die Belange der Sicherheitskommunikation in der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, indem es die Präventions- und Interventionskonzepte der Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben aufgreift und die sicherheitskommunikativen Leistungen und Vorkehrungen des Veranstalters vor, während und im Abschluss der Veranstaltung sowie für den Regel- und Krisen- bzw. Schadensbetrieb darstellt, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klärt, Kommunikationsmittel und –Wege klar benennt, und dadurch die allseitige Verfügbarkeit aktueller und relevanter Informationen zum Betriebszustand des Gesamtsystems und zum Management von Risiken oder Gefahren sicherstellt.

Es enthält Angaben zum Grundverständnis und zu Prinzipien des Kommunikationsgeschehens. Das verlangt für eine erfolgreiche kommunikative Zusammenarbeit innerhalb von Teams und über Organisationsgrenzen hinweg, dass anlässlich von Vorbesprechungsterminen für die beteiligten Mitarbeiter in allgemein verständlicher Weise geklärt wird, worauf es bei den kommunikativen Grundaufgaben wie dem Informieren, Berichten, Hinweisen, Anweisungen geben, Warnen und Alarmieren ankommt und wie sie erfolgreich bewältigt werden können (siehe Sicherheitskommunikation).

Kommunikationsaufgaben können verantwortlich nur wahrgenommen werden, wenn das eigene Kommunikationsverständnis den Aufgaben entsprechend angemessen komplex ist. Schon deshalb können technische Modelle von Kommunikation (etwa i.S.v. Bedeutungsübertragung oder Übertragung zwischen Sender und Empfänger) für die zwischenmenschliche Verständigung nicht mehr als zeitgemäß gelten.

Die für das Funktionieren der Veranstaltungsorganisation notwendigen Kommunikationsbeziehungen und die Zuverlässigkeit der wechselseitigen Information können nur durch aufmerksame Beobachtung und Kontrolle, gewissenhafte Ausführung von Arbeitsaufträgen, verständliche Berichterstattung, Einhaltung der Berichtswege, Befolgung von Anweisungen und Wahrnehmung der Führungsverantwortung durch nachvollziehbare Entscheidungen und klare Anweisungen gesichert werden. Deshalb ist es notwendig, dass die Beteiligten die Voraussetzungen, Bedingungen und Konsequenzen des Kommunizierens und des Medieneinsatzes kennen und für ihr eigenes Kommunikationshandeln beachten.

Das Kommunikationskonzept stellt weiterhin fest, welche Zielgruppen und Kooperationspartner intern und extern mit welchen Inhalten und mittels welcher Medien im Regelbetrieb und im Krisenbetrieb anzusprechen sind, wer zu dieser Ansprache berechtigt bzw. damit beauftragt und wer verantwortlich ist. Schließlich enthält es Angaben dazu, wie die kommunikativen Leistungen evaluiert werden, d.h. wie z.B. die Verständlichkeit von Informationen (Wahrnehmbarkeit und inhaltliche Erfassung) bei den Zielgruppen gesichert werden kann.

Deshalb muss stets auch die Medialität der anzubietenden Informationen auf Zielgruppen, Bedingungen der Informationsproduktion und -Rezeption, Inhalte und Kommunikationsziele abgestimmt werden. Lageinformationen sollten dementsprechend sowohl in textueller als auch graphischer Form (Kartendarstellung, Icons, taktische Zeichen, etc.) präsentiert werden. Insbesondere können Lageinformationen aus Nutzungsdaten mobiler Geräte und Social Media gewonnen werden.

Die Erstellung eines Kommunikationskonzeptes orientiert sich grundsätzlich an den kommunikativen Erfordernissen (im Regel- und Krisenbetrieb) in den verschiedenen Veranstaltungsphasen, im Schwerpunkt also in der Durchführungsphase (Anreise, Event, Abreise). Dazu bietet der folgende Leitfaden Unterstützung an. Detailliert sind die Anforderungen, Bedingungen und Möglichkeiten im Baustein Sicherheitskommunikation dargestellt, der zur eigenen Orientierung und als Planungsgrundlage dienen kann.

Leitfaden zur Erstellung eines Kommunikationskonzeptes
0. Welches Verständnis, welcher Begriff von Kommunikation liegt den folgende Ausführungen zugrunde und welche Prinzipien werden für das Kommunizieren vereinbart? Kommunikationsbegriff, Grundbegriffe, Kommunikationsregeln, etc.
1. Welche sicherheitsrelevanten Kommunikationsmaßnahmen werden vor Beginn der Veranstaltung (z.B. im Rahmen von Werbung und Marketing, Personaleinweisung vor Ort, etc.) durchgeführt? Sicherheitshinweise auf Websites, Tickets, Pressemeldungen, Instruktion und informationale Ausstattung von Ordnungspersonal (z.B. Info-Mappe, Einsatzkarten), etc.
2. Durch welche sicherheitskommunikativen Maßnahmen wird die Anreise von Besuchern unterstützt? Routingempfehlungen, Verkehrsmittelempfehlungen, Beschilderung an Autobahn-Ausfahrten, Verkehrsknotenpunkten, Ausweichempfehlungen, Beschilderung zu bzw. auf Parkplätzen etc.
3. Welche Kommunikationsmaßnahmen sind für Einlass- und Wartebereiche geplant? Durchsagen, Unterhaltungsangebote (Audio/Video), Sicherheitshinweise (Audio/Video), Anweisungen für Ordnungspersonal, etc.
4. Wie erfolgt die kontinuierliche Kommunikation mit den Besuchern und auf welche Weise werden Besucher mit der Veranstaltungsordnung vertraut gemacht? Aushänge, Flyer, Websites, Apps, Veranstaltungszeitung, Veranstaltungsradio, wechselnde Hinweise auf die wichtigsten Inhalte, auszugsweise Wiedergabe auf Screens, Umsetzung als Videoclip, Anerkenntnis durch Unterschrift bei Buchung/Ticketkauf bestätigt, etc.
5. Genügen die Hinweis- und die Notfallbeschilderung den Anforderungen? Bekannheit der Zeichen u. Symbole, Sichtbarkeit u. Prägnanz im Kontext gewahrt (auch bei Nacht), Lückenlosigkeit von Fluchtwegbeschilderung, etc.
6. Wie erfolgt die Interne Kommunikation der Veranstaltungsleitung und ihrer Mitarbeiter (Ordnungsdienste, Sanitätsdienst, Brandsicherheitswache, etc.)? Betriebsfunk (Kanäle, Sprechkreise, Kanalbelegungen), Telefon- bzw. Rufverzeichnisse (Aushang, Flyer, Intranet, App, persönliche Info-Mappe, Einsatzkarten), Meldepläne, Alarmierungspläne, Meetings (Lagebesprechungen), laufender Informationsaustausch (IT-Plattform), etc.
7. Wie erfolgt die Kommunikation mit den beteiligten BOS? Behördenfunk, Betriebsfunk (Kanäle, Sprechkreise, Kanalbelegungen), Telefon- bzw. Rufverzeichnisse (Aushang, Flyer, Intranet, Apps, persönliche Info-Mappe, Einsatzkarten), Meetings (Lagebesprechungen), etc.
8. Wie erfolgt die Kommunikation in dem bzw. mit dem Koordinierungskreis? Zusammentreten, Mitglieder (Einsatzzeiten, Vertretungen), Erreichbarkeiten, Medien für den laufenden Informationsaustausch (IT-Plattform) etc.
9. Welche kommunikativen Maßnahmen sind für Krisen- und Schadenslagen vorgesehen und wie sollen diese konkret durchgeführt werden (z.B. Warnungen, Alarmierungen)? Simultane Erreichbarkeit aller Besucher bzw. selektiv wählbarer Bereiche des Veranstaltungsareals, Kommunikation bei Veranstaltungsstörungen, -Unterbrechungen, Evakuierung, Entfluchtungskommunikation, vgl. Notfall-Szenarien in Sicherheitskonzept, Warnungen, Alarmierungen, etc.
10. Wie werden die Beendigung der Veranstaltung und die Abreise der Besucher kommunikativ begleitet? Empfehlungen zu Abreisezeiten, Routingempfehlungen, Verkehrsmittelempfehlungen, Beschilderung zu Autobahn-Auffahrten, Beschilderung an Verkehrsknotenpunkten, Ausweichempfehlungen, Beschilderung zu bzw. auf Parkplätzen etc., Internet, Apps, Radio, etc.

Der Umfang des Kommunikationskonzeptes als Bestandteil des Sicherheitskonzeptes kann und sollte nicht auf eine bestimmte Seitenzahl festgelegt werden. Vielmehr richtet sich der Umfang veranstaltungsspezifisch nach den vom Veranstalter im Phasenverlauf geplanten und folglich darzustellenden Maßnahmen und Instrumenten für die interne und externe Kommunikation im Regel- und Krisenbetrieb. Die Praxis wird schnell zeigen, welche Angaben dazu mindestens erforderlich sind und welchen Umfang Kommunikationskonzepte folglich benötigen.

Die folgende Darstellung der Kommunikationsbeziehungen auf Großveranstaltungen kann die Erstellung von Meldeketten etc. erleichtern:

Kommunikationsbeziehungen von Veranstalter und BOS (zur Erstellung von MELDEKETTEN, für WARNUNG und ALARMIERUNG)