Veranstaltungskonzept

Veranstaltungsbeschreibung

Eine Veranstaltungsbeschreibung ist die Grundlage eines Genehmigungsverfahrens und eines Sicherheitskonzeptes. Erfahrungsgemäß besteht hierbei die Schwierigkeit, dass Veranstaltungsbeschreibungen, die als Grundlage für die Beantragung einer Veranstaltung erstellt werden, zu einem Zeitpunkt geschrieben werden, zu dem noch nicht alle relevanten Daten über die Veranstaltung vorliegen – dennoch ist es wichtig, bereits zum Zeitpunkt der Beantragung möglichst viele relevante Informationen zusammenzutragen und diese dann später im Rahmen der Erstellung des Sicherheitskonzeptes zu ergänzen.

Machbarkeitsstudie

Gerade bei erstmaligen Veranstaltungen oder bei einem neuen Veranstaltungsgelände kann es notwendig sein, die Machbarkeit des Unterfangens vor Beginn der eigentlichen Planung umfangreich zu prüfen. Eine Machbarkeitsstudie ist eine Bezeichnung aus dem Projektmanagement, die die Überprüfung der Umsetzung von Projekten bezeichnet, insbesondere wenn Risiken nicht eingeschätzt werden können oder die Erreichbarkeit des Projektes in Frage gestellt wird. Ziel der Machbarkeitsstudie kann zum einen die grundsätzliche Machbarkeit sein („Ist das Gelände überhaupt geeignet“), aber auch das Erlangen eines ersten Überblicks über notwendige Mittel, Ressourcen, Zeitabläufe etc. Hierzu gehören zum Beispiel:

• Aufwand für die organisatorische Umsetzung,
• wirtschaftliche Machbarkeit,
• technische Machbarkeit,
• Ressourcen und Verfügbarkeit (z. B. Mensch, Maschinen, Flächen, Material und Zeit),
• zeitliche Umsetzung,
• rechtliche Umsetzung.

Ziel der Machbarkeitsstudie ist der Machbarkeitsnachweis.

Meist ist es wichtig, im Vorfeld der Studie Kriterien und Prioritäten festzulegen, da sich ansonsten aufgrund der Vielzahl der möglichen Faktoren eine Gewichtung von Vor- und Nachteilen nur noch schwer realisieren lässt.

Notfallplanung

Notfallplanung ist ein wichtiger Teil modernen Sicherheitsmanagements für Veranstaltungen, zu dem die Betrachtung sicherer Normalbetriebszustände genauso wie die von Notfällen gehört. Die Notfallplanung beschreibt dabei die Abarbeitung eines konkreten Schaden- oder Störfalles und der daraus resultierenden Konsequenzen, während die Aufrechterhaltung bzw. Wiederherstellung des Normalbetriebs im Rahmen der Kontinuitätsplanung abgedeckt wird. Die Notfallplanung hat dabei zahlreiche Schnittstellen zu anderen Planungsaufgaben, insbesondere zum Crowd Management, zur Notfallkommunikation oder zum Krisenmanagement. Die allgemeine Notfallplanung für Veranstaltungen muss zahlreiche Maßnahmen zur Gefahrenabwehr abdecken. Hierzu gehören z.B. die Vorsorge für medizinische Notfälle, allgemeine Brandbekämpfungsmaßnahmen, das Zur-Verfügung-Stellen von Rettungswegkapazitäten oder auch Räumungskonzepte. Die spezifische Notfallplanung richtet sich nach den besonderen Inhalten und Gefährdungen einer Veranstaltung, die im Rahmen einer Gefährdungsanalyse speziell für die konkrete Veranstaltung ermittelt werden müssen. Unter einem Notfallplan im Sinne der Veranstaltungssicherheit versteht man daher einen überorganisationalen Plan, der notwendige Schritte, Dokumente und Ressourcen, die Zusammenarbeit der beteiligten Akteure und die zeitlichen Abläufe für den eventuellen Eintritt einer Notsituation definiert, um Schaden noch zu verhindern oder dessen Auswirkungen zu minimieren.

Betriebliches Kontinuitätsmanagement (BCM)

Der Eintritt eines Stör- oder Schadenfalles stellt für Unternehmen eine umfassende Belastung dar. Dies ist für Veranstaltungen und Veranstalter nicht anders als für andere Industriebereiche. Im Gegensatz aber zu anderen Industrien, in denen das Kontinuitätsmanagement ein regelmäßiger Teil des allgemeinen Managementprozesses ist, reduziert sich die Betrachtung von Ereignissen im Rahmen der Sicherheitsplanung für Veranstaltungen häufig auf die Bewältigung von Notfällen, die im Rahmen der Risikoanalyse als mögliches Szenario akzeptiert wurden. Das Betriebliches Kontinuitätsmanagement (BCM) beschäftigt sich jedoch auch mit den sogenannten „worst cases“ – als Mittel zur Erkennung von Anfälligkeiten und Schwachstellen. Darüber hinaus beschäftigt sich die Kontinuitätsplanung insbesondere mit der Frage des Geschäfts (=Veranstaltungs-)fortbestandes trotz eines eingetretenen Schadens sowie der Rückkehr zur Normalität.

Umweltschutz

Erläuterungstext/Motivation für Umweltschutz

Lageplan

Erläuterungstext/Motivation für Lageplan

Logistik

Erläuterungstext/Motivation für Logistik

Einweisen von Akteuren

Erläuterungstext/Motivation für Einweisen von Akteuren