Veranstaltungskonzept konkretisieren

Der Veranstalter hat im Rahmen der Konkretisierung des Veranstaltungskonzeptes diverse kommunikative Aufgaben wahrzunehmen. Hierzu zählen neben der Suche von Finanzierungsmöglichkeiten in Absprache mit potenziellen Geldgebern das Festlegen des Programmes bzw. der Attraktionen in Abstimmung mit Künstlern und Schaustellern. Auch die Bestimmung des Veranstaltungsortes gemeinsam mit den zuständigen Behörden sowie die Vorplanung von Zahl, Art und Positionierung der Gelände-Infrastrukturen in Kooperation mit den Dienstleistern sind essenzielle Schritte zur Konkretisierung und Konsolidierung des Veranstaltungskonzeptes. Die kommunikativen Prozesse in diesem Kontext bestehen somit überwiegend aus Abstimmungs- und Verhandlungsvorgängen, die am effizientesten via F2F-Kommunikation, Telefon, E-Mail sowie Schriftverkehr abgewickelt werden können. Insbesondere Software-Plattformen können für die Planungskommunikation allerdings eine große Bereicherung sein. Alle Beteiligten haben so auf den aktuellen Stand der Planungen Zugriff und können ihn nach Erforderlichkeit bearbeiten. Änderungen sind unmittelbar sichtbar und kommentier- sowie ggf. wiederum editierbar. Die oben skizzierten Aufgaben des Veranstalters in der Planungsphase sollen im weiteren Verlauf für eine strukturierte Darstellung der jeweiligen Kommunikationsobligationen und -Möglichkeiten als Orientierungspunkte dienen.

Wer	Mit Wem	Was	Wie	Mit welchem Effekt
Veranstalter	Behörden BOS (Polizei Feuerwehr Rettungsdienst...)	Abstimmung, Koordination, Planung, Risikoeinschätzung	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	Konkretisierung und Konsolidierung des Veranstaltungskonzeptes
Veranstalter	Sponsoren Dienstleister Eigenes Personal	Einwerbung von Sponsorengeldern, Organisatorische Belange, Informationen zur Veranstaltungsordnung, Koordination,	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	Konkretisierung und Konsolidierung des Veranstaltungskonzeptes, Sicherung der Finanzierung

Sponsoren suchen / Finanzierung planen

• Kontakte zu Sponsoren und Banken suchen und konsolidieren
• Finanzplan entwickeln
  • Budget sichern
  • enge Zusammenarbeit mit eigener Buchhaltung etablieren
  • Kostenvoranschläge von Dienstleistern einholen
  • Gagen und Mieten anfragen
  • Kostenplan entwickeln
• wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste

Programm / Attraktionen festlegen

• Künstler/Fahrgeschäfte/sonstige Attraktionen buchen
• Programm entwickeln
• wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation

Veranstaltungsort festlegen

• geeignete Lokalitäten suchen
• Eignung vor Ort überprüfen, potenziell neuralgische Punkte identifizieren und Kompensationsmöglichkeiten prüfen
• behördliche Genehmigung einholen: die für eine erleichtertes Genehmigungsverfahren empfohlenen Software-Plattformen können und sollten auch für behördliche Dialoge zur Abstimmung von Lokalität, Zeit und anderen Fragen genutzt werden
• Nutzung anfragen und buchen
• wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen

Erste Infrastrukturen und Dienstleistungen vorplanen

• Bedarfsermittlung von Versorgungsinfrastruktur gemeinsam mit Experten
• Dialog mit Dienstleistern, Schaustellern etc. zur Planung von Geländeaufteilung und Positionierung
• Identifikation potenziell neuralgischer Punkte in Abhängigkeit von Veranstaltungszeit- und Dauer, zu erwartendem Wetter, Besucheraufkommen und -Zusammensetzung etc.
• wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen

Konzept festlegen

• kompetentes Personal für Fragen von Besuchern vorhalten
• ausreichende Beschilderung aller sicherheitsrelevanten Einrichtungen (Notausgänge, Sanitäts-. Feuerwehr-, Polizeistationen usw.)
• Beleuchtung der Beschilderung