Veranstaltungskonzept

Veranstaltungsbeschreibung

Eine Veranstaltungsbeschreibung ist die Grundlage eines Genehmigungsverfahrens und eines Sicherheitskonzeptes. Erfahrungsgemäß besteht hierbei die Schwierigkeit, dass Veranstaltungsbeschreibungen, die als Grundlage für die Beantragung einer Veranstaltung erstellt werden, zu einem Zeitpunkt geschrieben werden, zu dem noch nicht alle relevanten Daten über die Veranstaltung vorliegen – dennoch ist es wichtig, bereits zum Zeitpunkt der Beantragung möglichst viele relevante Informationen zusammenzutragen und diese dann später im Rahmen der Erstellung des Sicherheitskonzeptes zu ergänzen.

Machbarkeitsstudie

Gerade bei erstmaligen Veranstaltungen oder bei einem neuen Veranstaltungsgelände kann es notwendig sein, die Machbarkeit des Unterfangens vor Beginn der eigentlichen Planung umfangreich zu prüfen. Eine Machbarkeitsstudie ist eine Bezeichnung aus dem Projektmanagement, die die Überprüfung der Umsetzung von Projekten bezeichnet, insbesondere wenn Risiken nicht eingeschätzt werden können oder die Erreichbarkeit des Projektes in Frage gestellt wird. Ziel der Machbarkeitsstudie kann zum einen die grundsätzliche Machbarkeit sein („Ist das Gelände überhaupt geeignet“), aber auch das Erlangen eines ersten Überblicks über notwendige Mittel, Ressourcen, Zeitabläufe etc. Hierzu gehören zum Beispiel:

• Aufwand für die organisatorische Umsetzung,
• wirtschaftliche Machbarkeit,
• technische Machbarkeit,
• Ressourcen und Verfügbarkeit (z. B. Mensch, Maschinen, Flächen, Material und Zeit),
• zeitliche Umsetzung,
• rechtliche Umsetzung.

Ziel der Machbarkeitsstudie ist der Machbarkeitsnachweis.

Meist ist es wichtig, im Vorfeld der Studie Kriterien und Prioritäten festzulegen, da sich ansonsten aufgrund der Vielzahl der möglichen Faktoren eine Gewichtung von Vor- und Nachteilen nur noch schwer realisieren lässt.

Umweltschutz

Das Thema Umweltschutz und Nachhaltigkeit hat in den letzten Jahren auch bei Veranstaltungen zunehmend an Bedeutung gewonnen. Neben den originären Zielen des Umwelt- & Naturschutzes geht es hier auch um die Sicherheit der Veranstaltung. Ansammlungen von Müll zum Beipsiel sind nicht nur problematisch in Bezug auf die Wahrnehmung des Umfeldes, sondern sind auch Ausgangspunkt direkter Gefährdungen z.B. durch Verunreinigungen und Infektionsgefahr, Brandgefahren aber auch durch die Erhöhung von Stolper- oder Rutschgefahren.

Einweisen von Akteuren

Im Rahmen der Durchführung der Veranstaltung ist es von besonderer Bedeutung, dass alle Beteiligten sich auf einem gleichen Wissensstand in Bezug auf das Sicherheitskonzept befinden. Neben der Kenntnis der abgestimmten Prozedere und des abgestimmten Planungsstand gilt dies auch für das Veranstaltungsgelände und die beteiligten Personen. Es ist daher notwendig, zu Beginn der Durchführungsphase Einweisungen von Akteuren in das Sicherheitskonzept zu unternehmen – hierzu gehören neben den allgemein arbeitsschutzrechtlich geforderten Unterweisungen insbesondere die Einweisung in das Sicherheitskonzept und die örtlichen Gegebenheiten. Einweisungen in das Sicherheitskonzept werden dabei innerhalb der Organisationen unternommen und im Rahmen der interorganisationalen Zusammenarbeit – sie dienen insbesondere folgenden Zielen:

• Erlangung von Ortskunde (insbesondere wichtig für ortsfremde Kräfte)
• Vertrautmachen mit den Aufbauten, dem Geländedesign und der Flächenplanung (u.U. Feststellen von Abweichungen zum Sicherheitskonzept)
• Wiederholung & letzte Abstimmung von Prozederen
• Darstellungen von Abweichungen
• Bekanntmachen der wesentlichen handelnden Personen

Die Organisationen sind für die Steuerung von Informationen innerhalb Ihrer Organisation verantwortlich.

Bei mehrtägigen Veranstaltungen kann es erforderlich sein, die Einweisung zu wiederholen.