Abreise managen

Neben Informierung der abreisenden Besucher und den Abstimmungsprozessen mit BOS und ÖP(N)V obliegt dem Veranstalter in der Abreisephase auch die Koordination mit eigenen Kräften sowie Dienstleistern. Zentral ist in dieser Phase vor allem die Steuerung der Aktivitäten von Ordnungs-/Sicherheitsdienst sowie ggf. Lotsen. Als Mitarbeiter mit direktem Besucherkontakt können sie die Abreisephase maßgeblich beeinflussen und sind entsprechend zu instruieren. Entscheidend für eine effiziente Lenkung des Abreiseverkehrs ist der stete Informationsaustausch und die Abstimmung des Vorgehens mit den beteiligten BOS. In der Abreisephase sind also nicht nur interne, sondern auch externe Kommunikationsobligationen zu beachten.

Wer	Mit Wem	Was	Wie	Mit welchem Effekt
Veranstalter	BOS (Polizei Feuerwehr Rettungsdienst...)	Abstimmung, Koordination, Planung, (Lage-)Informationen, Risikoeinschätzung	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine, Soft- und Hardwarelösungen Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Funk, Durchsagen, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	geteilte, aktuelle Lageinformation, Gewährleistung der Veranstaltungssicherheit
Veranstalter	Dienstleister Eigenes Personal Ordnungsdienst Brandsicherheitswache Sanitätsdienst	Organisatorische Belange, Informationen zur Veranstaltungsordnung, Koordination, (Lage-)Informationen	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine, Soft- und Hardwarelösungen Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Funk, Durchsagen, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	geteilte, aktuelle Lageinformation, Gewährleistung des Veranstaltungsablaufs, effiziente Koordination von Arbeitskräften
Veranstalter	ÖP(N)V	Regelung des Personen(nah)verkehrs, Einführung zusätzlicher Verkehrsmittel, Änderung der Ankunfts- und Abfahrzeiten, Abfahrtswege, Ansprechpartner, Kommunikationsmaßnahmen	Maßnahmen Besprechungen, Soft- und Hardwarelösungen Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste, Funk, E-Mail	möglichst reibungsloser Abreiseverkehr, Bereitstellung ausreichender Kapazitäten
Veranstalter	Besucher	aktuelle Verkehrsinformationen, Behinderungen und Probleme im Abreiseverkehr, Parksituation, Aktuelle Wetter- und Veranstaltungsinformationen	Maßnahmen Soft- und Hardwarelösungen Medien Radio, Telefon, SMS, E-Mail, Veranstaltung-Apps, (integrierte) Messenger-Dienste, Social Media	Lösung problematischer Situationen im Abreiseverkehr, adäquate Verkehrsführung, Bereitstellung zusätzlicher Kapazitäten im ÖP(N)V, aktuelle Verkehrslageinformation für die Veranstaltungsverantwortlichen

Abreiseverkehre managen

• Customer-Relationship-Management (CRM), Corporate Identity und Merchandising als Instrumente für die Lenkung des Abreiseverkehrs:
  • Platzierung von Wegeskizzen und Orientierungspunkten auf Plakaten, Bannern, Tickets und in den sozialen Medien
  • Integration einer Karten- und Navigations-Komponente in die Veranstaltungs-App
  • Aufwertung bestehenden Kartenmaterials (Google Maps etc.) mit veranstaltungsspezifischen POIs
• Anwendung von (Zusatz-)Beschilderung, Handzeichen und verbalen Kommunikationsstrategien zur Regulation des Verkehrs, ggf. Orientierung an Maßgaben der Polizei
• Zusatzbeschilderung mit Informationen zu Art, Dauer und Ausweichmöglichkeiten der veranstaltungsbedingten Verkehrsänderungen
• Die Anweisungen sollten stets freundlich, einfach, klar und verständlich sein
• Zu gewährleisten sind kompetente Informationen zu temporären Straßensperrungen oder Einbahnstraßenregelungen für Veranstaltungsbesucher und Passanten rund um das Veranstaltungsgelände
• Errichten von Straßen- und Zuwegesperrungen mit entsprechender Beschilderung sowie ggf. Einsatz von Personal zu Kontroll- und Überwachungszwecken
• Kompetente Auskunft auf Fragen (nach dem Weg etc.) → entsprechende Personalplanung Voraussetzung
• wiederholte Ausgabe aktueller Informationen über alle verfügbaren Medien
• Kombination mit konkreten Verhaltensanweisungen (zu notwendigen Umwegen, Änderungen bei Ein- und Ausgängen etc.)

Warteschlangen managen

Nach der Veranstaltung sind Warteschlangen am Auslass ein für die Stimmung der Besucher kritischer Punkt auf dem Weg Heimweg, den es möglichst zu vermeiden oder zumindest so angenehm und kurz wie möglich zu gestalten gilt. In kommunikativer Hinsicht bieten sich folgende Maßnahmen für eine Begleitung (notwendiger) Wartezeiten an:

• stilistisch zur Veranstaltung passende Hintergrundmusik
• Schilder oder Anzeigen mit der ungefähren Restwartezeit (bei entsprechender Länge der Schlange)
• Verkürzung der gefühlten Wartezeit durch Involvierung der Wartenden in kurze Spiele, die Verteilung kleiner Incentives etc.
• Installation von Monitoren mit Veranstaltungs- und Sicherheitsinformationen im Sichtbereich der Wartenden
• wichtigste Medien: Durchsagetechnik, Monitore, Social Media, Apps