Veranstalter

Hinführung zum Thema

„Der Veranstalter ist verantwortlich für die Sicherheit der Veranstaltung“. Was einfach klingt, ist in der Praxis häufig nicht so eindeutig geregelt. Während innerhalb des Geltungsbereiches der MusterVersammlungsstättenverordnung (MVStättV) (vgl. [3]) zumindest ein Teil der Verantwortlichkeiten des Veranstalters bzw. des Betreibers einer Versammlungsstätte definiert sind, muss darüber hinaus explizit herausgearbeitet werden, wer im Rahmen von Veranstaltungen welche Verantwortung trägt. Dies ist insbesondere wichtig bei der vermeintlich eindeutigen Position des Veranstalters, der zwar häufig als „der Verantwortliche“ genannt wird, der bei genauerem Hinsehen aber bestimmte Verantwortlichkeiten weder trägt noch tragen kann. Auch ist nicht immer klar, wer im Rahmen bestimmter Konstellationen „der Veranstalter“ ist. Es ist daher im Rahmen der Sicherheitsplanung von Veranstaltungen von besonderer Bedeutung, dass die Rolle des Veranstalters eindeutig mit ihren jeweiligen Pflichten und Rechten festgelegt und gegen die anderen beteiligten Akteure abgegrenzt ist – dies betrifft sowohl den inhaltlichen Teil der Verantwortung („Für was ist der Veranstalter verantwortlich“), als auch den zeitlichen („von wann bis wann“ ist der Veranstalter verantwortlich) sowie einen räumlichen Faktor („für welchen Bereich / für welche Fläche“ ist der Veranstalter verantwortlich).

Einleitung

Ein Veranstalter ist eine natürliche oder juristische Person, die eine Veranstaltung eigenverantwortlich durchführt (vgl. [6], S. 87ff).

Grundsätzlich gilt: Veranstalter ist, wer

das wirtschaftliche Risiko für die Veranstaltung trägt, und/oder
die Letztentscheidungsbefugnis hat, und/oder
wesentliche Entscheidungen treffen kann, und/oder
nach außen als Veranstalter auftritt.

Veranstalter können sowohl kommerzielle als auch nichtkommerzielle Interessen verfolgen, sie können professionell und hauptberuflich arbeiten oder nebenberuflich auf „Hobbybasis“. Die Größe einer Veranstaltung ist dabei keine Anhaltspunkt in Bezug auf die Professionalität oder auf eine hauptberufliche Arbeit des „Veranstalters“. Der Veranstalter kann eine Privatperson sein, ein Verein, ein Wirtschaftsunternehmen oder auch eine Behörde.

Häufig zu findende Konstellationen sind

Tour- / und Konzertveranstaltung : hauptberuflicher Veranstalter
Festival kommerziell : hauptberuflicher Veranstalter
Festival kommerziell : nebenberuflicher Veranstalter / Verein
Bürgerfest / Kirmes / Jubiläumsfest: Kommune als Veranstalter mit / ohne Fachabteilung
Sommerfest / Tag der offenen Tür etc.: Wirtschaftsunternehmen mit / ohne Fachabteilung
Ländertage (NRW Tag / HessenTag etc.): ausführende Kommune und jeweilige Staatskanzlei
Veranstaltung in Versammlungsstätte: Betreiber = Veranstalter
Veranstaltung in Versammlungsstätte: externer Veranstalter (hauptberuflich, Verein, Wirtschaftsunternehmen etc...)

Darüber hinaus ist nahezu jede andere Konstellation möglich

Weder in Deutschland noch in anderen Ländern existieren Anforderungen an „den Veranstalter“ in Bezug auf Qualifikation und Ausbildung. Zwar existieren in Deutschland die Ausbildungsberufe „Veranstaltungskaufmann / -kauffrau“ und Veranstaltungstechniker /-in , die den Aspekt der Sicherheitsplanung außerhalb der gesetzlichen Grundlagen jedoch nicht behandeln. Dies bedeutet in der Konsequenz, dass grundsätzlich jede Person, jedes Unternehmen oder jede Organisation als Veranstalter auftreten kann, ohne hierfür über fachbezogene Grundlagen oder Nachweise zu verfügen. Ebenfalls existieren keine Anforderungen an Rechtsformen oder andere gesetzliche Grundlagen. (vgl. [6], S. 88) Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es „den Veranstalter“ als standardisiertes Konzept mit klar definierten Rollen, Ausbildungsprofilen, Einsatzanforderungen etc. nicht gibt – genauso wenig, wie aber „der Veranstalter“ die einzige Rolle ist, die in dieser Funktion auszufüllen ist. Der Veranstalter ist auch Unternehmer und / oder Arbeitgeber im Sinne der Arbeitsschutzgesetze und der Unfallverhütungsvorschriften, er ist Vertragspartner, Vorstandsmitglied usw.. D.h., dass der Veranstalter nicht nur unterschiedliche Schutzziele abzudecken hat, sondern auch verschiedenen rechtlichen Sphären angehört. (vgl. [6], S. 94) Die unterschiedlichen Rollen und Rechtsformen wirken sich auf die Projekt- bzw. Aufbauorganisation aus – jedoch sind auch hier vielfältige Modelle möglich, so dass auch hier keine standardisierte Anforderung an „den Veranstalter“ zu erkennen ist.

Verkehrssicherungspflicht

Das Konzept der Verkehrssicherungspflichten beruht auf der Erwägung, dass „jeder, der auf einem ihm gehörenden oder seiner Verfügung unterstehenden Grund und Boden einen Verkehr für Menschen eröffnet oder unterhält, für die Verkehrssicherung zu sorgen [hat], und jeder, der eine Gefahrenlage schafft oder bestehen lässt , Vorkehrungen zu treffen [hat], welche zur Abwehr der daraus Dritten drohenden Gefahren notwendig und zumutbar sind. (vgl. [1]) Verkehrssicherungspflichtig ist wer

eine Gefahrenquelle schafft oder unterhält,
oder eine Sache beherrscht, die für Dritte gefährlich werden kann,
oder wer gefährliche Sachen dem allgemeinen Verkehr aussetzt oder in Verkehr bringt.

Der Veranstalter hat also unabhängig von seiner Rechtsform, von seinem professionellen Status oder seinem geschäftlichen Ansinnen die Pflicht zur Verkehrssicherung. Wie weit diese Pflicht geht, ist häufig umstritten. Streitpunkte ergeben sich insbesondere aus den folgenden Fragen

Wie weit müssen Sicherungsmaßnahmen gehen?
Wo beginnt / endet die Verkehrssicherungspflicht des Veranstalters (räumlich)
Wann beginnt / endet die Verkehrssicherungspflicht des Veranstalters (zeitlich)

Die Klärung dieser Fragen ist insbesondere dann relevant, wenn sich Auswirkungen einer Veranstaltungen zeitlich und / oder räumlich über die eigentliche Veranstaltung hinaus ergeben. Dies können die Betrachter eines Feuerwerks sein, die sich nicht auf der eigentlichen Veranstaltungsfläche aufhalten (d.h., keine Besucher der Veranstaltung sind) oder aber die Feiernden, die sich auch nach Ende der eigentlichen Veranstaltung (z.B. nach dem Ende eines Umzugs) auf der ehemaligen Veranstaltungsfläche aufhalten. Diese Fragen sind eindeutig im Sicherheitskonzept zu beantworten, geht es hier ja nicht nur um finanzielle Auswirkungen, sondern insbesondere um die Fragen von Haftung und Verantwortung Der Veranstalter kann die Verkehrssicherungspflicht an Dritte abgeben, muss sich aber davon überzeugen, dass der beauftragte Dienstleister bzw. Erfüllungsgehilfe, die Fähigkeit, Eignung und Zuverlässigkeit dazu besitzt, die zur Erfüllung der übernommenen Aufgaben erforderlich ist. Auch dies muss im Sicherheitskonzept eindeutig beschrieben werden.

Der Veranstalter in der Muster-Versammlungsstättenverordnung und in den Unfallverhütungsvorschriften

Innerhalb des Geltungsbereiches der Muster-Versammlungsstättenverordnung (MVStättV) (vgl. [3]) ist der Verantwortungsbereich des Veranstalters definiert - auch wenn sich ein Großteil der Pflichten zuerst an den Betreibers einer Versammlungsstätte richtet - der Betreiber ist Adressat der sicherheitstechnischen und organisatorischen Pflichten. „Betreiber ist wer rechtlich befugt und tatsächlich imstande ist, bestimmenden Einfluss auf den Betrieb einer Anlage auszuüben.“ (vgl. [2] S. 525). Dabei kann es mehrere Betreiber geben, z.B. den Betreiber Gebäude- (technik), den Pächter oder den Betreiber Veranstaltungsbetrieb.

§ 38 MVStättVO

(1) Der Betreiber ist für die Sicherheit der Veranstaltung und die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich.
(2) Während des Betriebes von Versammlungsstätten muss der Betreiber oder ein von ihm beauftragter Veranstaltungsleiter ständig anwesend sein. (3) Der Betreiber muss die Zusammenarbeit von Ordnungsdienst, Brandsicherheitswache und Sanitätswache mit der Polizei, der Feuerwehr und dem Rettungsdienst gewährleisten.
(4) Der Betreiber ist zur Einstellung des Betriebes verpflichtet, wenn für die Sicherheit der Versammlungsstätte notwendige Anlagen, Einrichtungen oder Vorrichtungen nicht betriebsfähig sind oder wenn Betriebsvorschriften nicht eingehalten werden können.
(5) 1Der Betreiber kann die Verpflichtungen nach den Absätzen 1 bis 4 durch schriftliche Vereinbarung auf den Veranstalter übertragen, wenn dieser oder dessen beauftragter Veranstaltungsleiter mit der Versammlungsstätte und deren Einrichtungen vertraut ist. 2Die Verantwortung des Betreibers bleibt unberührt.

Weitere Pflichten für den Betreiber ergeben sich aus

§ 41 MVStättVO

(1) Bei Veranstaltungen mit erhöhten Brandgefahren hat der Betreiber eine Brandsicherheitswache
einzurichten. (...)
(3) Veranstaltungen mit voraussichtlich mehr als 5 000 Besuchern sind der für den Sanitäts- und Rettungsdienst zuständigen Behörde rechtzeitig anzuzeigen.

§ 42 MVStättVO

(1) 1 Der Betreiber oder ein von ihm Beauftragter hat im Einvernehmen mit der Brandschutzdienststelle eine Brandschutzordnung und gegebenenfalls ein Räumungskonzept aufzustellen (…)

§ 43 MVStättVO

(1) Erfordert es die Art der Veranstaltung, hat der Betreiber ein Sicherheitskonzept aufzustellen und einen Ordnungsdienst einzurichten(...).

Der Betreiber kann seine Pflichten gemäß § 38 Musterversammlungsstättenverordnung auf den Veranstalter übertragen, Die Übertragung muss schriftlich erfolgen. Die übertragenen Pflichten müssen detailliert aufgeführt werden.

In der ergänzenden Informationsschrift BGI 810 zur Unfallverhütungsvorschrift BGV C1 (jetzt: DGUV Vorschrift 17 (vgl. [5]) werden Betreiber und Veranstalter wie folgt definiert:

(1) Der Betreiber betreibt die Veranstaltungsstätte und hat die Verkehrssicherungspflicht zu erfüllen. Der (...) Veranstalter trägt für die jeweilige Veranstaltung die Verantwortung. Ein Veranstalter ist die für alle organisatorischen, technischen und wirtschaftlichen Abläufe einer Veranstaltung juristisch haftende Person oder Körperschaft. Diese Veranstaltung kann er selbst durchführen, bzw. teilweise oder vollständig als Auftraggeber durch für die entsprechende Dienstleistung qualifizierte Auftragnehmer durchführen lassen. Unabhängig von der Vergabe von Leistungen verbleiben unübertragbar beim Veranstalter die Organisationspflichten, insbesondere die Auswahl- und Überwachungspflichten.

Pflichten des Veranstalters

Betrachtet man die in der Musterversammlungsstättenverordnung für den Betreiber benannten Pflichten, so lassen sich diese auch auf den Veranstalter im Allgemeinen übertragen. In Anwendung der Pflichten des Betreibers auf den Veranstalter ergibt sich hier also folgendes Bild: Der Veranstalter ist verantwortlich für

die Sicherheit der Veranstaltung,
die Einhaltung der Vorschriften,
die Stellung eines verantwortlich Anwesenden Veranstaltungsleiter,
die Zusammenarbeit der beteiligten Behörden und Organisationen,
ggfs. die Absage, die Unterbrechung oder den Abbruch der Veranstaltung,
ggfs. Einrichten einer Brandsicherheitswache,
ggfs. Einrichten eines Sanitätsdienstes in Abstimmung mit dem öffentlichen Rettungsdienst,
ggfs. Erstellung eines Sicherheitskonzeptes.

Unabhängig hiervon gelten die aus den Arbeitsschutzgesetzen und den Unfallverhütungsvorschriften (vgl. [4]) geltenden Pflichten für den Veranstalter als Unternehmer und / oder Arbeitgeber. Zu diesen Pflichten gehören unter anderem

Einhaltung der geltenden Vorschriften
Zur-Verfügungstellung eines sicheren Arbeitsumfeldes
Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung für die Beschäftigten
Unterweisung der Beschäftigten
Stellung Persönliche Schutzausrüstung

usw. Für den Veranstalter ergeben sich damit folgende allgemeine Pflichten bzw. Verantwortlichkeiten:

Organisationsverantwortung: Schaffung von geeigneten Strukturen, um die Veranstaltung sicher durchführen zu können. Hierzu gehört auch die Bereitstellung ausreichender Ressourcen (finanziell, materiell, personell)
Fachverantwortung: Kenntnis und Umsetzung der relevanten Gesetze und Verordnungen in allen Verantwortlichkeitsbereichen, ggfs. Beauftragung von Fachpersonal
Auswahlverantwortung: Auswahl von geeignetem Personal, Dienstleistern, Materialien usw.
Aufsichtsverantwortung: Kontrolle der ordnungsgemäßen Umsetzung der Pflichten der Beauftragten

Abgrenzung

In der Praxis sind die Pflichten, Aufgaben und Rechte des Veranstalters oftmals nicht trennscharf definiert. Dies ist insbesondere dann problematisch, wenn im Rahmen einer Veranstaltungsfläche unterschiedliche Akteure als Veranstalter auftreten (z.B. der Veranstalter eines Programmteils innerhalb einer Veranstaltungsfläche), wenn die Gesamtfläche zwischen mehreren Veranstaltern aufgeteilt ist oder wenn der Veranstalter einen Teil der Aufgaben abgegeben hat (z.B. an eine „ausführende Agentur“). In solchen Konstellationen, in denen es mehr als einen klar definierten Veranstalter gibt, ist es Aufgabe des Sicherheitskonzeptes, Rechte und Pflichten, Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Grenzen zu definieren in Bezug auf:

Umfang der Verantwortung (zeitlich): von wann bis wann ist der Veranstalter für die Veranstaltungsfläche verantwortlich? Dies ist insbesondere dann relevant, wenn nach Ende der eigentlichen Veranstaltung trotzdem zahlreiche Menschen im ehemaligen Veranstaltungsgebiet bleiben und auch ohne eine tatsächliche Veranstaltung feiern
Umfang der Verantwortung (räumlich): für welchen Bereich ist der Veranstalter verantwortlich? Dies ist insbesondere dann relevant, wenn sich die Auswirkungen der Veranstaltung auf Flächen außerhalb des eigentlichen Veranstaltungsgeländes erstrecken (z.B. Einlassbereiche vor dem Veranstaltungsgelände, Brücken, von denen man aus das Veranstaltungsgelände einsehen kann etc.)
fachliche Verantwortung: für welche Situationen – insbesondere im Notfall – ist der Veranstalter verantwortlich? Welche Entscheidungen muss oder kann er treffen, welche fallen in den Bereich der polizeilichen oder der nicht-polizeilichen Gefahrenabwehr?
inhaltliche Verantwortung: Welche Pflichten trägt der Veranstalter selbst, welche hat er delegiert (z.B. auf Dienstleister?). Dieser Punkt wird insbesondere dann relevant, wenn es mehrere Veranstalter im Rahmen einer Veranstaltungsfläche gibt (z.B. Veranstalter, die eigene Programmteile oder Flächenteile in eigener Verantwortung „bespielen“).

Hier ist auch insbesondere auf die Einhaltung einer strikten und eindeutigen Terminologie hinzuweisen, Ausführungen wie „die Agentur veranstaltet“ oder „der Ausrichter führt durch“ sorgen ggf. für Unklarheiten in Bezug auf die Verantwortlichen und müssen im Rahmen eines Sicherheitskonzeptes eindeutig geklärt werden. Auch der Veranstalter selbst muss im Rahmen seiner Auftragsvergabe und der Vertragsgestaltung sicherstellen, dass alle beteiligten und beauftragten Akteure sich über ihre jeweiligen Rollen und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten im Klaren sind. Auch bei der Anwesenheit mehrere Veranstalter im Rahmen einer Gesamtveranstaltung bzw- auf einer Veranstaltungsfläche ist immer eindeutig zu klären, wer für welche Bereiche, in welchem Zeitraum und für welche Sachverhalte die Verantwortung trägt.

Aufbauorganisation

Es ist nicht möglich, eine verbindliche „Aufbauorganisation für Veranstalter“ festzulegen – zu unterschiedlich sind die Beispiele in der Realität. Von der „One-Man-Show“, der alles an externe Dienstleister delegiert bis hin zum großen Unternehmen, in dem alle Positionen mit erfahrenen Festangestellten besetzt werden, ist in der aktuellen Veranstaltungswelt nahezu jede Konstellation denkbar. Zusammenfassend lassen sich daher nur Anforderungen an die Aufbauorganisation des Veranstalters darstellen:

es muss jederzeit ein Ansprechpartner für die Sicherheitsbehörden zur Verfügung stehen,
alle Tätigkeiten, für deren Ausführung eine bestimmte fachliche Qualifikation nötig ist, müssen entsprechend besetzt sein, ggf. muss ein Vertreter benannt sein.
es muss eine der Größe und der Komplexität des Veranstaltungsgeländes angemessene Personal- und Organisationsstruktur vorhanden sein (z.B. mit Abschnittsleitern, Bereichsleitern etc.),
die Abarbeitung des Normalbetriebs muss auch im Falle eines Schadens gewährleistet sein – Verantwortungsträger dürfen keine Doppelfunktionen haben, die sie in der einen Aufgabe binden so dass sie für die andere Aufgabe nicht mehr zur Verfügung stehen.

Der Veranstalter im Sicherheitskonzept: Praktische Beispiele

Die folgenden Beispiele können Anhaltspunkte sein, wie die Position des Veranstalters im Sicherheitskonzept beschrieben werden kann. Sie stellen weder einen Standard noch eine Verpflichtung dar.

Beispiel 1	XXX ist verantwortlich für die Gewährleistung der Sicherheit der Veranstaltung. Dies betrifft bauliche, technische wie auch organisatorische Bedingungen und Maßnahmen. Im Rahmen der Organisationsverantwortung wird die Veranstaltung so geplant und umgesetzt, dass eine Gefährdung für Leben und Gesundheit aller Beteiligten und Dritter vermieden wird. Dies wird insbesondere realisiert durch bauliche & geländeplanerische Maßnahmen (Planerstellung, Freihaltung von Flächen etc.) Maßnahmen der Information & der Kommunikation (Kommunikationspläne, Ansprechpartner etc.) organisatorische Maßnahmen (Einsatz von geeignetem Personal, Festlegen von Abläufen und Prozederen) Im Rahmen der Fachverantwortung trägt XXX dafür Sorge, dass sämtliche relevante Gesetze und Verordnungen eingehalten werden. Dies gilt analog für die beauftragten Aussteller und Dienstleister, die im Rahmen ihrer Beauftragung hierzu verpflichtet werden. Im Rahmen der Auswahlverantwortung ist XXX für die Auswahl geeigneter Personen und Institutionen verantwortlich, die in ihrem Auftrag bei der Durchführung der Veranstaltung mitwirken. Zur Realisierung der Aufsichtsverantwortung werden die beteiligten Personen unterwiesen und mit allen relevanten Informationen für ihre Arbeit ausgestattet.
Beispiel 2	Der Veranstalter wird vertreten durch die Agentur XXX (im Folgenden „Veranstalter“ genannt). Der Veranstalter muss unter Einhaltung der ihm vom Betreiber übertragenen Pflichten die Veranstaltung so planen und umsetzen, dass eine Gefährdung für Leben und Gesundheit aller Beteiligten und Dritter ausgeschlossen ist. Der Veranstalter ist für die Einhaltung der für die Versammlungsstätte geltenden Vorschriften und der Erfüllung der ihm vom Betreiber übertragenen Pflichten verantwortlich. Der Veranstalter ist für das Verhalten aller Personen verantwortlich, die in seinem Auftrag bei der Organisation der Veranstaltung mitwirken.

Literatur

[1] Henkel, Jörg (2011): Zur Verantwortlichkeit und Haftung des Betreibers/Veranstalters bei Großveranstaltungen.
[2] Löhr, V. u. G. Gröger (2015): Bau und Betrieb von Versammlungsstätten. Kommentar zur Muster-Versammlungsstättenverordnung (MVStättV 2014) einschließlich der darauf beruhenden landesrechtlichen Verordnungen und Verwaltungsvorschriften, 4., überarbeitete und erweiterte Auflage 2015. Verlag Recht und Wirtschaft GmbH: Frankfurt am Main.
[3] Musterverordnung über den Bau und Betrieb von Versammlungsstätten (Muster-Versammlungsstättenverordnung – MVStättVO). Fassung Juni 2005 (zuletzt geändert durch Beschluss der Fachkommission Bauaufsicht vom Juli 2014).
[4] Verwaltungs-Berufgenossenschaft (VBG) (2013): Sicherheit bei Veranstaltungen und Produktionen. Leitfaden für Theater, Film, Hörfunk, Fernsehen, Konzerte, Shows, Events, Messen und Ausstellungen. ( = VBG-Fachwissen). Version 5.1/2013-09. Verfügbar unter [1] [02.12.2014]
[5] DGUV Vorschrift 17 - Veranstaltungs- und Produktionsstätten für szenische Darstellung. Verfügbar unter [2][02.12.2014]
[6]Waetke, T. (2012): Rechtshandbuch der Veranstaltungspraxis. 4. Auflage. Eventfaq: Karlsruhe.

Autor: Sabine Funk, IBIT GmbH