Bitte beachten Sie: Diese archivierte Version des BaSiGo-Wikis wird nicht mehr aktualisiert. Das BaSiGo-Wiki wurde im Rahmen des BMBF-Forschungsprojektes 'Bausteine für die Sicherheit von Großveranstaltungen' (BaSiGo) entwickelt und stellt den Stand zum Projektende im Juni 2015 dar.
Umsetzung managen
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Das Managen des Umsetzungsprozesses besteht vor allem in der Koordinierung der beteiligten Dienstleister sowie eigener Kräfte. Hierzu können neben Vor-Ort-Terminen, Telefonaten, Besprechungen usw. auch interorganisational genutzte Software-Plattformen[1] zur Vereinfachung und Beschleunigung der Abstimmungsvorgänge eingesetzt werden. Vorteile ergeben sich hier vor allem in der Unterweisung und Motivation eigenen sowie fremden Personals. Arbeitsaufträge können nachvollziehbar erteilt werden und sind durch ihren Eingang in das Software-System automatisch gerichtsfest dokumentiert. Bearbeitungsfortschritte und Rückfragen werden in Echtzeit zentral sichtbar und helfen dabei ein effizientes Zeitmanagement sowie eine Fehlerkultur der gezielten Förderung zu etablieren. Zum Management der Umsetzungsprozesse gehören neben Aufgaben des Personalmanagements auch die Etablierung einer Markenidentität der Veranstaltung sowie das Qualitäts- und Finanzmanagement nebst der Obligation eines Versicherungsschutzes. Wie eingangs erwähnt, ist vor allem die reibungslose Kooperation der beteiligten Organisationen eine notwendige Voraussetzung für eine effiziente Ausgestaltung von Abstimmungsvorgängen und mithin für den raschen Fortschritt der Umsetzung. Entlang der genannten Schritte sollen folgend die für den Prozess des Umsetzungsmanagements probaten Kommunikationsobligationen und –Möglichkeiten dargestellt werden.
| Wer | Mit Wem | Was | Wie | Mit welchem Effekt |
|---|---|---|---|---|
| Veranstalter | Dienstleister Eigenes Personal Ordnungsdienst Brandsicherheitswache Sanitätsdienst |
Organisatorische Belange, Koordination, (Lage-)Informationen | Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine, Soft- und Hardwarelösungen Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Funk, Durchsagen, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste |
geteilte, aktuelle Lageinformation, Gewährleistung des Fortschritts der Umsetzung, effiziente Koordination von Arbeitskräften |
| Veranstalter | Besucher | Identitätsmanagement, Sicherheitsinformationen | Maßnahmen Events & Aktionen, Merchandising, Befragungen, Studien Medien Print, TV, Radio, Social Media, Blogs, Foren, E-Mail, Apps, Banner, Flyer |
informierte Besucher mit erhöhter Selbstkompetenz, Vorbereitung eines geregelten Veranstaltungsablaufs |
Personal managen
- Steuerung eigener Kräfte sowie Abstimmung mit Dienstleistern:
- genaue Aufgaben- und Rollenplanung für Sicherheits- und Ordnerdienst, Sanitätsdienst, Brandsicherheitswache, Lotsen, Auf- und Abbauteams, technisches Personal vornehmen
- Einsatze von Softwarelösungen zum Veranstaltungs- bzw. Projektmanagement mit Messaging-Schnittstellen, Logbuchfunktion und Rückfallebenen → Unterstützung bei der gerichtsfesten Dokumentation eigenen Handelns
- Gebot eindeutiger und verständlicher Formulierungen
- wichtigste Medien: F2F-Kommunikation, Telefon, Funk, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste
Unterweisen
- adäquate Vorbereitung des Personals auf jeweilige Aufgaben durch verbindliche Verwendung einheitlicher, eindeutiger und klarer Begrifflichkeiten
- Verwendung eines permanenten Feedback-Kanals für Rückfragen
- „Fehlerkultur“: falsches Verhalten nicht sanktionieren, sondern Eigenständigkeit und Selbstlernkompetenzen gezielt fördern
Motivieren
- nachhaltige Festigung sicherheitsbewussten Verhaltens durch:
- angenehmes Arbeitsklima
- o. g. Fehlerkultur sowie dezidiertes Fehlermanagment:
- gemeinsame Besprechung von Fehlverhalten oder –Entwicklungen
- Einsammeln von Verbesserungsvorschlägen aus der Belegschaft
- Rückinformation an Personal über die daraus resultierenden Veränderungen
- Anreize schaffen für besonders vorbildliches Verhalten
Markenidentität managen
- Image von Veranstalter und Veranstaltung als Faktor für Veranstaltungssicherheit: Gilt Festival/Kirmes/Sportevent als sicher?[2]
- wichtigste Medien: Social Media, TV, Radio, Print
Networken
- Kontakte mit lokalen und überregionalen Medien, zur Sensibilisierung der Besucher gegenüber Sicherheitsthemen → Veranstaltungsinformationen immer auch Sicherheitsinformationen
- Profilierung als sicherheitsbewusster Veranstalter bzw. sicherheitsbewusste Veranstaltung auch gegenüber einer breiteren Öffentlichkeit
- Kontakt mit Stakeholdern, Unternehmen und Kommunen zur Organisation von Budgets, Incentives und sonstigen Hilfestellungen zur Förderung von Sicherheits-PR auf dem und um das Veranstaltungsgelände
- Notfallkontakte, Warnungen und Orientierungshilfen auf Plakaten, Bannern und in den sozialen Medien
Marke entwickeln
- Nachhaltige Positionierung der Veranstaltungsmarke: Sicherheit als Mehrwert
- Lokale Präsentation mithilfe von Zertifikaten etc. nachvollzieh- und nachprüfbar machen
Qualität managen
- Evaluation vollzogener Maßnahmen durch:
- Enge Verzahnung der kommunikativen Schnittstellen von eigenem Personal und (Sicherheits-)Dienstleistern
- Einbindung eigenen Personals → s. „Entwickeln“
- wichtigste Medien: Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste, Funk, Telefon, Social Media, Apps, Foren
Anpassung veranlassen
- Anpassung von Funktion und Kapazität technischer Kommunikationsinfrastruktur (als Rückgrat der Personal- und Besucherkommunikation) für Besucher und verantwortliche Akteure
Interorganisational kooperieren
- in das Qualitätsmanagement sind mittels Stakeholder-Kommunikation auch Unterstützungskräfte (BOS, Ämter) als wesentliches Sicherheits- und Qualitätsmerkmal einer Veranstaltung mit einzubeziehen
- zuverlässige Bedienung etablierter Kommunikationsketten und Abstimmung gemeinsamen Handelns
- Interorganisationale Kooperation ist für Personal auf Gelände gleichzeitig auch gemeinsamer Einsatz mit Kräften anderer Akteure und daher auch eine Form der koordinierten Problembewältigung
Finanzen managen
- zusätzliche Finanzierungsmöglichkeiten suchen und eintreiben
- fortwährenden Kontakt zu Stakeholdern wie Banken halten
- enge Zusammenarbeit mit eigener Buchhaltung[3]
- regelmäßiger Austausch mit Dienstleistern
- wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste
Interorganisational kooperieren
- Schaffung idealer Bedingungen für Abstimmung des gemeinsamen Handelns aller beteiligten Akteure und Institutionen über Bedarf an und die Verfügbarkeit von Ressourcen (Material, Raum, Zeit, Ausführungsinstanzen )sowie allgemeine Informationen zum Fortschritt der Umsetzung
- Etablierung von Kommunikationsroutinen (Gefestigte Kenntnisse in der Benutzung der Kommunikationsinfrastruktur, geklärte Zuständigkeiten)
Versicherung abschließen
- Höhe und Umfang des Versicherungsschutzes gemeinsam mit zuständigen Behörden und entlang gesetzlicher Bestimmungen abklären[4]
Einzelnachweise
- ↑ vgl. http://www.uni-siegen.de/fb5/wirtschaftsinformatik/paper/2013/crisisprevention2013_sicherheitsarena.pdf
- ↑ für allgemeine Hinweise zur Markenidentität und Marketingstrategie siehe z. B. Sokkar, S.: Eventmarketing - theoretischer Teil, in: Dannhäuser, R., Hrsg., Eventkommunikation. Stuttgart: Deutscher Sparkassen Verlag 2008, S. 15-42.; Schaumlöffel, M.: Marken erleben: Signalisation, Emotion, Interaktion und Information im Eventmarketing, ebd., S. 75-112 und Klein, C.: Eventmanagement in der Praxis. Bonn: interna 2008.
- ↑ für weiterführende Informationen zum veranstaltungsbezogenen Rechnungswesen siehe z. B. Klein, C.: Eventmanagement in der Praxis. Bonn: interna 2008.
- ↑ siehe hierfür z. B. Klein, C.: Eventmanagement in der Praxis. Bonn: interna 2008.
Autor: Toni Eichler (Universität Siegen)