Umsetzung managen

Mit der Realisierung des Veranstaltungskonzeptes geht das Event in die „heiße Phase“ über. Es gilt nun, die während der Konzeptentwicklung in Absprache mit Behörden, BOS und Dienstleistern getroffenen Entscheidungen adäquat in die Tat umzusetzen. Hierzu ist auch weiterhin ein reger Austausch erforderlich, etwa in Form von gemeinsamen Vor-Ort-Terminen, Telefonaten, Besprechungen usw. Auch in dieser Phase können interorganisational genutzte Software-Plattformen die Abstimmungsprozesse enorm vereinfachen und beschleunigen: Im Zuge der Geländebebauung besteht so beispielsweise die Möglichkeit, die einzelnen Bebauungsschritte mit entsprechenden Endgeräten (Smartphones, Tablets, etc.) zu dokumentieren und direkt ins System einzuspeisen. Sofern im Vorfeld verbindliche Dokumentationsrichtlinien vereinbart wurden, können Fortschritt und Ausführung der Umsetzung des Veranstaltungskonzeptes leichter verfolgt werden. Durch die auf diese Weise reduzierte Notwendigkeit von Vor-Ort-Terminen seitens der unterstützenden Behörden können konsekutive Arbeitsschritte schneller eingeleitet und die Umsetzung insgesamt beschleunigt werden. Die einzelnen Schritte der Konzeptrealisierung umfassen maßgeblich die Erschließung des Veranstaltungsgeländes sowie den Aufbau der für die Durchführung erforderlichen Infrastruktur. Dazu gehört auch die Organisation von Angebotsarten und Verkaufsstellen der Veranstaltungstickets. Für einen raschen Fortschritt dieser Prozesse ist vor allem eine enge Kooperation der Beteiligten aller Organisationen im o.g. Sinn erforderlich. Des Weiteren ist das in die Konzeptentwicklung eingegangene Programm zu finalisieren und im Zuge der nun einzuleitenden Marketingmaßnahmen zu veröffentlichen. Entlang dieser Schritte sollen folgend die für den Prozess der Konzeptrealisierung probaten Kommunikationsobligationen und –Möglichkeiten dargestellt werden.

Wer	Mit Wem	Was	Wie	Mit welchem Effekt
Veranstalter	Behörden BOS (Polizei Feuerwehr Rettungsdienst...)	Abstimmung, Beratung, Planung	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	geteilte Informationen über Fortschritt und Ausführung der Umsetzungsarbeiten
Veranstalter	Dienstleister Eigenes Personal	Organisatorische Belange, Abstimmung, Koordination,	Maßnahmen Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine Medien F2F-Kommunikation, Telefon, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste	Koordination der Umsetzung des Veranstaltungskonzeptes

Personal managen

• Steuerung eigener Kräfte sowie Abstimmung mit Dienstleistern:
  • genaue Aufgaben- und Rollenplanung für Sicherheits- und Ordnerdienst, Sanitätsdienst, Brandsicherheitswache, Lotsen, Auf- und Abbauteams, technisches Personal vornehmen
• Einsatze von Softwarelösungen zum Veranstaltungs- bzw. Projektmanagement mit Messaging-Schnittstellen, Logbuchfunktion und Rückfallebenen → Unterstützung bei der gerichtsfesten Dokumentation eigenen Handelns
• Gebot eindeutiger und verständlicher Formulierungen
• wichtigste Medien: F2F-Kommunikation, Telefon, Funk, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste

Unterweisen

• adäquate Vorbereitung des Personals auf jeweilige Aufgaben durch verbindliche Verwendung einheitlicher, eindeutiger und klarer Begrifflichkeiten
• Verwendung eines permanenten Feedback-Kanals für Rückfragen
• „Fehlerkultur“: falsches Verhalten nicht sanktionieren, sondern Eigenständigkeit und Selbstlernkompetenzen gezielt fördern

Motivieren

• nachhaltige Festigung sicherheitsbewussten Verhaltens durch:
  • angenehmes Arbeitsklima
  • o. g. Fehlerkultur sowie dezidiertes Fehlermanagment:
    • gemeinsame Besprechung von Fehlverhalten oder –Entwicklungen
    • Einsammeln von Verbesserungsvorschlägen aus der Belegschaft
    • Rückinformation an Personal über die daraus resultierenden Veränderungen
  • Anreize schaffen für besonders vorbildliches Verhalten

Markenidentität managen

• Image von Veranstalter und Veranstaltung als Faktor für Veranstaltungssicherheit: Gilt Festival/Kirmes/Sportevent als sicher?
• wichtigste Medien: Social Media, TV, Radio, Print

Networken

• Kontakte mit lokalen und überregionalen Medien, zur Sensibilisierung der Besucher gegenüber Sicherheitsthemen → Veranstaltungsinformationen immer auch Sicherheitsinformationen
• Profilierung als sicherheitsbewusster Veranstalter bzw. sicherheitsbewusste Veranstaltung auch gegenüber einer breiteren Öffentlichkeit
• Kontakt mit Stakeholdern, Unternehmen und Kommunen zur Organisation von Budgets, Incentives und sonstigen Hilfestellungen zur Förderung von Sicherheits-PR auf dem und um das Veranstaltungsgelände
• Notfallkontakte, Warnungen und Orientierungshilfen auf Plakaten, Bannern und in den sozialen Medien

Marke entwickeln

• Nachhaltige Positionierung der Veranstaltungsmarke: Sicherheit als Mehrwert
• Lokale Präsentation mithilfe von Zertifikaten etc. nachvollzieh- und nachprüfbar machen

Qualität managen

• Evaluation vollzogener Maßnahmen durch:
  • Enge Verzahnung der kommunikativen Schnittstellen von eigenem Personal und (Sicherheits-)Dienstleistern
  • Einbindung eigenen Personals → s. „Entwickeln“
• wichtigste Medien: Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste, Funk, Telefon, Social Media, Apps, Foren

Anpassung veranlassen

• Anpassung von Funktion und Kapazität technischer Kommunikationsinfrastruktur (als Rückgrat der Personal- und Besucherkommunikation) für Besucher und verantwortliche Akteure

Interorganisational kooperieren

• in das Qualitätsmanagement sind mittels Stakeholder-Kommunikation auch Unterstützungskräfte (BOS, Ämter) als wesentliches Sicherheits- und Qualitätsmerkmal einer Veranstaltung mit einzubeziehen
• zuverlässige Bedienung etablierter Kommunikationsketten und Abstimmung gemeinsamen Handelns
• Interorganisationale Kooperation ist für Personal auf Gelände gleichzeitig auch gemeinsamer Einsatz mit Kräften anderer Akteure und daher auch eine Form der koordinierten Problembewältigung

Finanzen managen

• zusätzliche Finanzierungsmöglichkeiten suchen und eintreiben
• fortwährenden Kontakt zu Stakeholdern wie Banken halten
• enge Zusammenarbeit mit eigener Buchhaltung
• regelmäßiger Austausch mit Dienstleistern
• wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste

Interorganisational kooperieren

• Schaffung idealer Bedingungen für Abstimmung des gemeinsamen Handelns aller beteiligten Akteure und Institutionen über Bedarf an und die Verfügbarkeit von Ressourcen (Material, Raum, Zeit, Ausführungsinstanzen )sowie allgemeine Informationen zum Fortschritt der Umsetzung
• Etablierung von Kommunikationsroutinen (Gefestigte Kenntnisse in der Benutzung der Kommunikationsinfrastruktur, geklärte Zuständigkeiten)