Abbruch der Veranstaltung

Stand: 13.04.2015 Bearbeiter: Sabine Funk, Simon Runkel (IBIT GmbH)

Ein Veranstaltungsabbruch stellt ein Szenario im Rahmen der Notfallplanung für Veranstaltungen dar. Der Abbruch der Veranstaltung ist dabei in enger Verzahnung mit den Konsequenz-Szenarien Räumung / Teilräumung und den Ursachen-Szenarien z.B. Unwetter oder Überfüllung zu betrachten. Das Szenario „Veranstaltungsabbruch“ ist daher immer Ergebnis eines vorhergehenden Szenarios (Unwetter) und mündet häufig in den Szenarien Räumung / Teilräumung.

Einleitung

Trotz der Vielzahl der Gründe für Veranstaltungsabbrüche lässt sich die Anzahl der Zwecke, denen die Abbrüche dienen, begrenzen. Veranstaltungsabbrüche dienen in der Regel der

• Erkundung einer Lage (Der Fortgang der Veranstaltung ist grundsätzlich möglich)
• Beendigung der Veranstaltung (Die Veranstaltung wird beendet, die Abreise ohne weitere flankierende Maßnahmen wie im Normalbetrieb abgewickelt)
• Räumung des Veranstaltungsortes (flankierende Maßnahmen zur Räumung werden eingeleitet, Abreiseprozedere werden nicht fortgeführt, ggfs. bleiben Kfz auf ihren Parkplätzen. Personen werden umgehend in sichere Bereiche verbracht)
• Einleitung von Rettungsmaßnahmen (möglicherweise Teilräumung von Bereichen etc., Zuführung weiterer Kräfte muss organisiert werden).

Planung

Der Abbruch einer Veranstaltung muss immer als Teil der Notfallplanung auf interorganisationaler Ebene vorgeplant werden. Allerdings ist ein Abbruch bei weitem nicht immer leicht herbeizuführen. Anders als beim Szenario "Räumung“, dem immer eine Entwicklung oder ein Ereignis vorausgeht, das eine Gefahrenlage darstellt und die Weiterführung der Veranstaltung unmöglich macht, kann der Veranstaltungsabbruch auch andere Gründe habe (Nicht-/Zu-Spät Erscheinen des Künstlers, Ausfall der Ver-/ Entsorgung etc.). Das Szenario "Veranstaltungsabbruch" kann daher veranstaltungsbedingt sehr komplexe Kommunikationsstrukturen aufweisen, die einer zeitnahen Abarbeitung möglicherweise entgegenstehen. So ist die Liste der Beteiligten an einer professionellen Musik- oder auch Sportveranstaltung lang und oftmals entsprechend hierarchisch organisiert. Gerade bei Showproduktionen emergiert so ein zusätzliches Problem in der Abwicklung eines Szenarios bzw. eines abgestimmten Notfallmanagements: unabhängig davon, wie gut die Planung der Beteiligten ist, wird die Umsetzung der Maßnahmen oftmals von Dritten beeinflusst.

Die Konsequenzen eines Veranstaltungsabbruchs sind nicht zu unterschätzen und ein Abbruch gründlich abzuwägen. Neben den wirtschaftlichen Folgen und den Folgen für die Reputation der Veranstaltung sind auch neu entstehende Gefährdungen für das Publikum und alle Mitarbeiter bereits während der Szenarienentwicklung sehr sensibel zu überprüfen. Dies gilt umso mehr, als dass Gründe für einen Veranstaltungsabbruch nicht immer erkenn- und / oder nachvollziehbar für die Besucher sind.

Es sind sehr präzise Parameter zu bestimmen die einen Abbruch rechtfertigen (Auslösekriterien). Zu den Auslösekriterien können beispielsweise gehören:

• die Gesundheit der Besucher gefährdende Ereignisse, die immer auch zu einer (Teil-) Räumung des Veranstaltungsgeländes führen (Unwetter / Brand / Bombendrohung etc)
• Zusammenbruch der Ver- oder insbesondere Entsorgung auf dem Gelände (Dies kann bei mehrtägigen Veranstaltungen durchaus zu einem relevanten Faktor werden)
• Relevante Verspätung des Künstlers (immer dann relevant, wenn erteilte Genehmigungen ein definiertes Ende der Veranstaltung vorgeben)
• Ausfall einer relevanten Infrastruktur (z.B. Nichtbespielbarkeit der Bühne, Ausfall des Videosignals beim Public Viewing)
• Externe Ereignisse, die unmittelbar nichts mit der Veranstaltung zu tun haben, deren Konsequenzen sich aber auf die Veranstaltung auswirken
• Ein schwerwiegendes Ereignis auf dem Veranstaltungsgelände ohne direkte Auswirkungen auf die Gesamtheit der Besucher

Gerade aufgrund dieser Vielfältigkeit muss mit einem Abbruchszenario immer auch ein Szenario „Stand by für Räumung“ einhergehen. Der Abbruch muss nicht zwangsläufig zu einer Räumung führen, die beteiligten Organisationen und Mitarbeiter aber darauf unbedingt vorbereitet sein. Auch wenn der Abbruch selbst keinen Anlass für eine akute Räumung bietet, kann es nötig werden, das Prozedere aktiv einzuleiten (z.B. wenn sich die Besucher weigern, das Veranstaltungsgelände zu verlassen).

Noch wichtiger ist jedoch, dass bereits im Rahmen der Planung Einvernehmen darüber erzielt wird, dass ein Veranstaltungsabbruch nicht immer die richtige Maßnahme ist, sondern, dass es trotz eines relevanten Ereignisses besser sein kann Veranstaltung weiterlaufen zu lassen. Diese Abwägungen müssen zwar immer im Rahmen einer Gefährdungsanalyse der konkreten Situation vor Ort getroffen werden, es muss jedoch bereits im Rahmen der Planung darüber Einvernehmen herrschen werden, dass diese Diskussionen zu führen sind.

Durchführung

Kommt es zu einem Ereignis, das zum Abbruch der Veranstaltung führen kann, sind regelmäßig folgende Schritte notwendig:

• Prüfen der Informationsquelle, Lagebeurteilung: ist das Ereignis endgültig? Kann z.B. beim Ausfall einer Struktur Ersatz beschafft werden? Wenn ja, in welchem Zeitraum?
• Prüfen der Handlungsalternativen (Fortführung – Unterbrechung – Abbruch)
• Prüfen der Konsequenzen des Abbruchs (abhängig vom Zeitpunkt, der aktuellen Befüllung, Stimmung etc.)
• Benennung der relevant zu Beteiligten und Einbeziehung in die Prüfung der Konsequenzen
• Verteilung der Aufgaben, Information aller Beteiligten
• Einnahme von Stand-By Positionen (analog Räumung)
• Vorbereitung einer konkreten Erklärung auf allen Kanälen (direkte Ansprache Publikum, Information evtl. Anreisender, Medieninformation)

Der Abbruch einer Veranstaltung kann unmittelbar und für das gesamte Veranstaltungsgelände erfolgen, ist aber auch sukzessive möglich. Zu entscheiden ist, ob der Abbruch durch eine aktive Räumung begleitet wird oder ob das Schließen der Stände und Attraktionen als ausreichender Anreiz betrachtet wird, das Gelände zu verlassen.

Literatur

• [1] Swedish Civil Contingecies Agency (2011) The Event Safety Guide. Verfügbar unter [1] [10.04.2015]
• [2] The Event Industry Forum (2014) Purple Guide to Health, Safety and Welfare at Music and other Events. Verfügbar unter [2] [10.04.2015]
• [3] The Event Safety Alliance (2013): The Event Safety Guide. Verfügbar unter [3] [10.04.2015]