Planungsphase

Die Planungsphase ist im wesentlichen durch intensive Kommunikation zwischen Veranstalter, Genehmingungsbehörden und Dienstleistern des Veranstalters geprägt, und zwar sowohl mit Blick auf die interne Kommunikation der jeweiligen Unternehmen bzw. Organisationen, als auch hinsichtlich der überorganisationalen Zusammenarbeit. Wie die Erfahrung zeigt, ist es dabei für den Veranstalter als Antragsteller äußerst hilfreich, wenn er für die Antragstellung und im Verlauf der Antragsbearbeitung auf Behördenseite einen zentralen Ansprechpartner hat (i.S. eines Koordinierungskreises), der ihm zudem nicht nur die Antragsformulare übermitteln, sondern auch das Verfahren transparent machen und ihn durch die Bearbeitungsphase hindurch bis zur Genehmigung begleiten kann. Im Genehmingugnsverfahren sind durch die verschiedenen Zuständigkeiten auf Behördenseite sehr viele Personen beteiligt, die sich bereits behördenintern koordinieren und abstimmen müssen. Auf Seiten des Veranstalters ist die Zahl der bei großen Veranstaltungen beteiligten Partner (z.B. Künstler, Caterer, Infrastrukturanbieter) noch sehr viel größer. Es stellt sich also die Frage, wie die hier nur angedeuteten Herausforderungen an die Verständigung bewältigt werden können. Um den Planungsprozess erfolgreich durchzuführen, muss also zunächst dieser Prozess für die Beteiligten selbst transparent und in seinem Fortschreiten (Stand) einsehbar sein, ihre Rollen und jeweiligen Mitwirkungsmöglichkeiten müssen bekannt und für die konkreten Personen leistbar sein, Dokumente müssen für den jeweils autorisierten Personenkreis zugänglich, Bearbeitungsdauern und Fristen sollten vereinbart, die Modalitäten der Verständigung geklärt sein (Anprechpartner, Schriftverkehre, Meetings, Verteiler etc.). Die große Zahl von Beteiligten Personen und Organisationen sowie die Komplexität der Sachverhalte und der zu berücksichtigenden gesetzlichen, vertraglichen und Verordnungslage verlangt nach einer überorganisational zugänglichen Management-Plattform.

Inhalt Veranstaltungsgenehmigung beantragen
Anrag prüfen (Ags, Koordinierungskreis)
Veranstaltungskonzept konkretisieren
Planungsphase 1 Veranstaltungsgenehmigung beantragen 1.1 Antrag erstellen 1.2 Sicherheits- und Verkehrskonzept erstellen 1.3 Antrag einreichen 1.4 Sicherheits- und Verkehrskonzept einreichen 1.5 Antrag nachbessern 1.6 Sicherheits- und Verkehrskonzept nachbessern 2 Anrag prüfen (Ags, Koordinierungskreis) 2.1 BOS beteiligen (interorganisational kooperieren) 2.2 Sicherheits- und Verkehrskonzept prüfen 2.3 Auflagen prüfen 2.4 Bescheid erstellen (Aussicht auf Genehmigung) 3 Veranstaltungskonzept konkretisieren 3.1 Sponsoren suchen / Finanzierung planen 3.2 Konzept festlegen 3.3 Programm/Attraktionen festlegen (wird für das Veranstaltungskonzept zur Genehmigung benötigt) 3.4 Veranstaltungsort festlegen (auch für den Antrag notwendig) 3.5 Erste Infrastrukturen und Dienstleistungen vorplanen